Rheinische Post - Wesel/Dinslaken
Gemeinsam für mehr Digitalisierung
Die Gemeinde Schermbeck berät, ob sie einem Verbund aus Kreisen, Städten und Gemeinden beitritt. Was es mit dieser interkommunalen Kooperation auf sich hat und welche Vorteile sich so ergeben.
SCHERMBECK Im Rahmen seiner nächsten Sitzung befasst sich der Haupt- und Finanzausschuss von Schermbeck am 23. Februar mit einer von der Gemeindeverwaltung befürworteten Kooperation zum Prozessmanagement. Sie soll helfen, bestimmte Vorgaben zu erfüllen.
Denn im Zuge der Digitalisierung der kommunalen Verwaltungen müssen nach den Vorgaben des Onlinezugangsgesetzes (OZG) bis zum 31. Dezember 2022 insgesamt 575 Behördenleistungen online zur Verfügung stehen. „Wie die jeweilig zuständige Behörde mit den digitalen Dateneingaben aus den Portalen im Sinne einer durchgängigen Vorgangsbearbeitung umgeht, ist durch das OZG nicht geregelt“, stellt Verwaltungsarbeiter Robert Rademacher fest. Folglich könnten zahlreiche Medienbrüche auftreten, die einen deutlichen Mehraufwand in den betroffenen Abteilungen und Aufgabengebieten auslösen könnten. Dieser Mehraufwand könne nur durch die Digitalisierung interner Prozesse in einen Mehrwert für Bürger und die interne Sachbearbeitung umgewandelt werden.
Um möglichst ressourcensparend zu arbeiten, strebt die Gemeinde Schermbeck an, das gesamte Prozessmanagement auf den interkommunalen Raum auszuweiten. Dabei blickt die Gemeindeverwaltung auf das Projekt Interkommunales Prozessmanagement, das unter der Federführung der Stadt Willich mit verschiedenen Kommunen aus dem Verbandsgebiet des Kommunalen Rechenzentrums Niederrhein (KRZN) aufgebaut wurde. Ziel dieses Projektes ist es, gemeinsam mit den interessierten Kommunen und der Münsteraner Firma Picture Gmbh ein Prozessnetzwerk aufzubauen, in dem man sich untereinander vernetzen, austauschen und verschiedene Prozessstrukturen gemeinsam besprechen kann. „Hierduch sollen“, sagt Rademacher, „Synenergieeffekte und Optimierungspotenziale für die gemeinsame Zusammenarbeit im Verbandsgebiet gehoben werden.“
Dem Kooperationsverbund gehören bereits an: die Kreise Wesel und Kleve, die Städte Xanten, Geldern,
Hamminkeln, Tönisvorst, Willich und Niederkrüchten und die Gemeinden Hünxe und Grefrath. Die Städte Bottrop und Krefeld diskutieren derzeit ebenfalls über eine Aufnahme in den Verbund. Konkretes Ziel der dauerhaft angelegten Kooperation soll einerseits das arbeitsteilige Vorgehen zur Bündelung personeller Ressourcen über kommunale Grenzen hinaus sein und andererseits die interne personelle Entlastung bei der Erfassung, Modellierung und Optimierung von Querschnittsprozessen sein.
Das Projekt der interkommunalen Zusammenarbeit setzt sich aus mehreren zentralen Bausteinen zusammen. Es geht dabei um einen arbeitsteiligen Aufbau einer interkommunalen und exklusiven Prozessbibliothek für die Projektteilnehmer. Dabei werden alle Prozesse in den einzelnen Kommunen erfasst, individuelle und interne Prozessregister aufgebaut und Prozesssteckbriefe in einer interkommunalen Gesamtbibliothek gesammelt. Regelmäßig sollen Workshops stattfinden zur Bearbeitung von Prozessquerschnitten. Der Arbeitsaufwand pro Kommune beläuft sich auf zwei bis drei Prozessmodellierungen pro Quartal. Im Gegenzug erhält jede Kommune 20 bis 30 Modelle, die andere Kommunen erstellt haben. Zusätzlich wird die Finanzierung der Workshoptage, der professionellen Betreuung und der Qualitätssicherung der Prozessmodelle gemeinsam von allen Kommunen getragen.
Als geschätzte Kosten entstehen rund 12.315 Euro brutto jährlich für die Beschaffung und Nutzung der Software. Diese beinhaltet die Software mit zwei Anwenderlizenzen sowie Beratungs- und Schulungsangebote der Picture Gmbh.
Nach Rücksprache der Projektleitung von der Stadt Willich mit der Bezirksregierung Düsseldorf besteht die Möglichkeit, Fördergelder in Höhe von circa 30.000 Euro für jede teilnehmende Kommune zu beantragen. Dieser Betrag wird einmal ausgezahlt und soll die Personalkosten der teilnehmenden Kommunen in dem Projekt fördern.
Das Projekt ist zunächst auf einen Zeitraum von 48 Monaten festgelegt. Um die Fördergelder für die Personalkosten zu erlangen, müssen die einzelnen Kommunen einen Arbeitsnachweis im Rahmen des Projektes bei der Bezirksregierung Düsseldorf vorlegen.