Ohne sie geht nichts
Helga König arbeitet als Sekretärin im Pastoralbüro der Katholischen Kirchengemeinde Eller. Sie und ihre zwei Kolleginnen sind häufig die ersten Ansprechpartnerinnen der Gemeinde.
Heute klingelt das Telefon ohne Unterlass. Kaum hat Helga König den Hörer aufgelegt, so ruft auch schon das nächste Gemeindemitglied an. Diesmal geht es um die Bestellung eines Auszuges aus dem Taufbuch. „Die Anruferin wird bald heiraten und benötigt für die Eheschließung ihre Taufbescheinigung“, erklärt die 49-Jährige, die sich nach dem Telefongespräch eilig Notizen macht.
Für Helga König sind Arbeitstage wie dieser Routine. Bereits seit 2010 arbeitet die gelernte Bürokauffrau und Buchhalterin als eine von insgesamt drei Sekretärinnen im Pfarrbüro der katholischen Kirchengemeinde St. Gertrud und St. Augustinus in Eller. Und während eine ihrer Kolleginnen im stillen Büro – einem Arbeitsraum ohne direkten Publikumsverkehr – konzentriert an der Fertigstellung des Gemeindebriefes arbeiten kann, sitzt König heute gleich dort, wo es mitunter hektisch wird: im Empfangsbüro des roten Backsteingebäudes im Herzen des Stadtteils. „Hier kommt man direkt in Berührung mit den Gemeindemitgliedern, hier ist persönlicher Kontakt gefragt“, sagt sie.
Denn häufig, so ihre Beobachtung, kommen Menschen lieber gleich persönlich vorbei, als zum Hörer zu greifen. Unmittelbarer sei dann eine Beratung möglich. Und gerade in einer Gemeinde sei diese vertrauliche Beziehung zu den Gemeindemitgliedern unerlässlich, sagt König, die als Sekretärin des Pastoralbüros auch so etwas wie das Portal zur Gemeinde darstellt.
Das war es auch, was sie so an der Stelle als Sekretärin des Pfarrbüros Eller, ihrer Heimatgemeinde, reizte. Zuvor arbeitete sie in gleicher Position in der Katholischen Hochschulgemeinde. „Eine Tätigkeit, die mir ebenfalls sehr großen Spaß gemacht hat“, sagt König. Und dennoch: Die Möglichkeit, unmittelbar in der eigenen Gemeinde mitarbeiten zu dürfen, sei für sie ein großes Glück. „Mit dieser Stelle habe ich tatsächlich meinen Traumjob gefunden“, sagt König, die vor sieben Jahren über eine Stellenausschreibung auf die damals vakante Position aufmerksam wurde und sich aufgrund ihrer Qualifikationen gegenüber zahlreichen Mitbewerbern durchsetzen konnte.
Während sich die drei Sekretärinnen die Aufgabenbereiche – dazu gehören die Organisation der Sakramente wie etwa Taufe, Firmung und Eheschließung genau so wie das Verfassen des Gemeindebriefes und finanzielle Verwaltungstätigkeiten – aufgeteilt haben, arbeitet König zudem auch mit an einer speziellen Software für Pastoralbüros. Das Programm mit dem sprechenden Namen „KaPlan“bietet etwa einen Zelebrationskalender, verwaltet die Gottesdienstordnungen sowie die Raumbelegungen und die Schlüsselvergabe der Gemeinde. „Spätestens mit dem kirchengemeinschaftlichen Engagement für Flüchtlinge im vergangenen Jahr ist uns aufgefallen, dass wir dringend auch so etwas wie eine Verwaltung unserer ehrenamtlichen Mitarbeiter benötigen“, erklärt König. Die entwickelt sie, neben zahlreichen Schulungstätigkeiten für Sekretärinnen anderer Pfarrbüros, nun mit. Und damit ist die Arbeit in einem Gemeindebüro spätestens jetzt in der Gegenwart angekommen: Ein Abruf des Programms ist jederzeit und an jedem Ort über ein Smartphone möglich.