So gelingen virtuelle Konferenzen
Weil viele Unternehmen auf Homeoffice umstellen, müssen Gespräche oft per Videoschalte stattfinden.
GIENGEN AN DER BRENZ/STARNBERG
(dpa) In Corona-Zeiten müssen viele im Homeoffice auf virtuelle Konferenzen per Video umsteigen. Das läuft nicht immer ruckelfrei. Experten geben Tipps für reibungslose Besprechungen.
Technik prüfen und testen:
Es muss nicht immer gleich eine Videoschalte sein. Manchmal sind Telefonkonferenzen die bessere Alternative, erklärt Unternehmensberater Jürgen Kurz. Das sei insbesondere dann zu empfehlen, wenn die Datennetze nicht stabil sind, nur wenige Teilnehmer dabei sind oder es nicht um Unterlagen geht, die man gemeinsam besprechen muss.
Außerdem sollte man die Funktionen, die ein Online-Meeting bietet, immer zunächst spielerisch testen, empfiehlt Medientrainerin Sabine Appelhagen. Wer ist wann zu sehen? Wie funktioniert der Chat, und wie schaltet man von der Präsentation zurück in den Videomodus? „Nichts ist nerviger, als wenn die Technik hakt.“
An Gesprächsregeln halten:
Klingt banal, wichtigstes Gebot ist aber, dass Personen, die nur mithören, sich stumm schalten – so vermeidet man Chaos und unschöne Rückkopplungen.
„Bei virtuellen Meetings geht immer ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren“, sagt Kurz. Die Teilnehmer brauchen deshalb mehr Zeit als üblich, um zu antworten, nachdem etwas gesagt wurde. Außerdem sollten sich alle bemühen, deutlich und langsam zu sprechen.
Der Konferenzleiter fragt am besten öfter mal nach, ob alles richtig verstanden wurde – und die Teilnehmer geben Rückmeldung.
Sabine Appelhagen rät zu klaren Vorgaben, wie Teilnehmer sich zu Wort melden oder Fragen stellen. Etwa, indem sie sich über die Chatfunktion melden oder ein vereinbartes Zeichen geben.
Auf die Länge achten:
Auch bei Videokonferenzen gilt der Grundsatz: Weniger ist mehr. Daher sollten die Meetings auch möglichst kurz sein und maximal 60 bis 90 Minuten dauern, empfiehlt Kurz.
Teilnehmerzahl begrenzen: Ein Videomeeting ist einfacher, wenn eher weniger Personen mit dabei sind. Kurz gibt als Faustregel maximal acht Personen an. „Zu viele Leute, die zu wenig beizutragen haben, machen einerseits die Verbindung langsam und führen andererseits
„Bei virtuellen Meetings geht immer ein Teil der nonverbalen Kommunikation verloren.“Jürgen Kurz Unternehmensberater
dazu, dass im Zweifel zu viele Menschen durcheinander reden“, warnt auch Andreas Weck vom Digitalmagazin „t3n“. Deshalb sollten nur die dabei sein, die wirklich etwas Wichtiges beizutragen haben.
Körperhaltung: „Häufig hängen die Menschen leicht vornübergebeugt vor ihren Monitoren“, sagt Appelhagen. Wer etwa als Führungskraft überzeugen will, sollte das vermeiden. Wenn möglich positioniert man den Monitor mit der Kamera auf Augenhöhe, damit der Blick klar und geradeaus gerichtet ist. „Im Zweifel ein paar Bücher darunter schieben.“
Infos festhalten: „Das A und O ist ein Protokoll“, erklärt Andreas Weck. Die einzelnen Teilnehmer sollten zumindest in Stichpunkten mitschreiben, was besprochen wird. Wichtig sei auch festzuhalten, wer welche Infos mitgeteilt hat und was für ein Arbeitsauftrag sich daraus ergeben hat.
Auch sollten virtuelle Krisensitzungen auf besondere Art und Weise geführt werden. „Meetings, die ein sehr sensibles Thema behandeln oder an dem Konfliktparteien teilnehmen, sollten am besten komplett aufgezeichnet werden“, sagt Weck.