Planung mit digitalen Klebezetteln
Kreative Ideen wollen erarbeitet und festgehalten werden. Mit entsprechender Software geht das schier grenzenlos.
(dpa) Geht es darum, aus der Distanz kreativ zu werden, auch noch mit mehreren Menschen? Dann sind digitale Tools für das Ideenmanagement unentbehrlich. Mit ihnen hält man Gedanken, Assoziationen und Ideen fest. Sie erleichtern das Organisieren, Strukturieren und Ändern.
Eine Möglichkeit, Ideen zu sammeln, sind Gedankenkarten (Mindmaps). Das Konzept geht auf den Autor Tony Buzan zurück, weiß André Kramer vom IT-Fachmagazin c‘t. Die Technik verbinde die Möglichkeit einer Gliederung mit Kreativität. „In der Mitte steht ein Thema, davon ausgehend entstehen Verzweigungen und Unterpunkte, die sich weiterverzweigen.“Dabei sei keiner der Zweige untereinander verbunden. „Am Ende erhält man eine Gliederung, die jedes Objekt einem anderen Objekt unterordnet.“So kann aus einer Mindmap ein Inhaltsverzeichnis oder eine Struktur für eine Präsentation entstehen.
Längst gibt es Möglichkeiten, digitale Mindmaps anzulegen. Eines der ältesten Programme dafür ist Kramer zufolge Mindmanager. „Mit Mindmanager kann man Diagramme aller Art erstellen und Projektmanagement inklusive Kostenabschätzung betreiben.“
Das analoge Blatt Papier simulieren
Zusätzlich gebe es einen Brainstorming-Modus, in dem alles andere ausgeblendet wird, um so das analoge weiße Blatt Papier zu simulieren, sagt Kramer. Je nach Abo-Modell ist eine Integration in das Konferenz-Programm Microsoft Teams möglich. Die Mindmaps lassen sich als Bild oder im pdf-Format ausgeben. Patrick Kurz ist Experte für effizientes Arbeiten. Er empfiehlt Microsoft OneNote als digitales Notizbuch. Hier ließen sich Videos, Texte oder Bilder, aber auch handschriftlich Geschriebenes und Zeichnungen hereinkopieren. „Wer zum Beispiel auf dem Tablet eine Mindmap von Hand skizziert, kann das in OneNote integrieren.“
So entstandene Ideen würden in Aufgabenlisten, Einzelaufgaben oder Termine umgewandelt. „Oft ist es wichtig, dass das Ideenmanagement optimal in den Arbeitsablauf einfließen kann“, sagt Kurz. Jeder könne die App auf seinem Endgerät nutzen, die Notizen ließen sich zudem an die Wand projizieren. „Wenn alle im Homeoffice sitzen, kann einer den Bildschirm teilen und alle können parallel daran arbeiten.“
Der Umwelt zu Liebe
Das Nutzen von digitalen Klebezetteln kommt auch dem Umweltschutz zugute. Wer Apps fürs Ideensammeln nutzt, der spart damit Papier. Sollte ein Ausdruck unbedingt nötig sein, kann Recycling-Papier dafür verwendet Mit Programmen lassen sich Ideen strukturiert erfassen. werden. Die anspruchsvollsten Umweltkriterien erfüllt Papier mit dem Blauen Engel Siegel: Das Umweltzeichen garantiert, dass die Papierfasern vollständig aus Altpapier gewonnen und keine gesundheitsschädlichen Chemikalien oder problematischen Farbmittel verwendet wurden. Auch durch doppelseitiges Drucken kann Papier gespart werden.
Digitale Pinnwände und Boards
Wer Ideen nicht nur sammeln, sondern auch strukturieren will, ist Cordula Nussbaum zufolge mit der digitalen Pinnwand Padlet oder der Board-basierten Projektmanagementsoftware Trello gut bedient. Hier ließen sich Ideen auf virtuellen Klebezetteln (Post-it) festhalten und gruppieren. „Wird ein Post-it bewegt, sehen das alle“, erklärt die Zeitmanagement-Expertin aus Sauerlach.
Als Browser-Anwendung für Mindmaps ist zudem Mindmeister beliebt, das in der Basisversion kostenlos ist. „Die Anwendung hat eine große Nutzergemeinschaft und viele Mindmaps, die online zur Inspiration abrufbar sind“, sagt André Kramer. Sie zeichne sich durch eine ansprechende visuelle Darstellung aus. Im Brainstorming-Modus könne online im Team gearbeitet werden. Die Ergebnisse würden in der Cloud gespeichert.
Für die Entscheidung, ob analoges Flipchart oder digitales Board sei relevant, ob und wie haptisch man veranlagt sei, meint Nussbaum. „Haptische Menschen sind viel entspannter und kreativer, wenn sie kritzeln können.“Das könne jedoch auch auf einem Tablet mit Stifteingabe passieren.
Mit einfachen Mitteln ausprobieren
Für einen ersten Austausch könne es reichen, ein Word- oder Powerpoint-Dokument anzulegen, in das alle schreiben können, sagt Cordula Nussbaum. Die Datei sollte auf einem Server liegen, um gleichzeitiges Bearbeiten zu ermöglichen. Eine weitere Option sei das Einrichten eines Gruppenraums (Channel) in Chat-Programmen wie Microsoft Teams oder Slack, in dem alle ihre Gedanken gemeinsam sammeln.
Um sich für die richtigen Anwendungen zu entscheiden, regt Patrick Kurz an, vorab folgende Fragen zu klären: Was kann die Anwendung an sich und was brauche ich? Wie gut lässt sich das Programm verknüpfen, wo gibt es Schnittpunkte? Arbeiten meine anderen Programme damit zusammen, wenn ich das will?
„Idealerweise kennen die Gruppenmitglieder die Software schon aus ihrem Alltag“, sagt Cordula Nussbaum. Sie rät zudem, bei digitaler Zusammenarbeit mehr Pausen zu machen als sonst: „Alle 60 Minuten sollten die Beteiligten den Bildschirm ausmachen, aufstehen, lüften und etwas trinken.“