Sulzbacher Verwaltung wird digital
Viel Geld hat die Verwaltung in Sulzbach bereits in die Digitalisierung investiert. Eine große Herausforderung war dabei das Archiv.
Die Zeiten, in denen Mitarbeiter der Stadtverwaltung mit Aktenordner-Stapeln auf den Armen von Büro zu Büro ziehen, sind in der Stadt Sulzbach vorbei. Während andere Kommunen im Regionalverband mit der Digitalisierung noch in den Kinderschuhen stecken, ist Sulzbach mittendrin und hat manche Prozesse bereits abgeschlossen.
„Die Stadtverwaltung in Sulzbach kann derzeit schon fast 100 Prozent digital arbeiten. Die Digitalisierung ist ein Prozess, der bereits seit mehreren Jahren sukzessive umgesetzt wird. Das deckt so gut wie alle Bereiche ab“, erklärt Bürgermeister Michael Adam (CDU). Bereits Mitte des Jahres 2019 erfolgte die Umstellung der kompletten Arbeit des
Stadtrates auf das Informationssystem „Allris“. Alle Stadtratsmitglieder wurden ohne Ausnahme mit Beginn der neuen Wahlperiode mit Tablets ausgestattet und damit auch deren Arbeit voll digitalisiert. „Dem vorausgegangen war eine verwaltungsinterne Vorlaufphase von etwa eineinhalb Jahren, weswegen die Umstellung auch unproblematisch erfolgte“, berichtet der Bürgermeister weiter.
Die Umstellung der Verwaltungsarbeit auf die Digitalisierung sei eine der größten Herausforderungen gewesen. Damit der Prozess gelang, mussten die Mitarbeiter geschult und zusätzlich noch notwendige Voraussetzungen mit Hard- und Software geschaffen werden. Eine Mammutaufgabe war und ist auch die digitale Umstellung der Archivierung. Tausende Akten aus Papier wurden zu Dateien. „Das bedeutet auch, die über Jahrzehnte angesammelten Informationen auf Papier zu sichten, zu sortieren, wenn möglich zu vernichten und in einem sicheren, aber handhabbaren Verfahren digital verfügbar zu machen. Das Projekt der Digitalisierung von Papierbeständen läuft im dritten Jahr und soll in 2024 mit dem letzten Blatt Papier aus den Archiven abgeschlossen werden“, erklärt Adam.
Allein für diese Umwandlung von Papier in Dateien beschloss der Stadtrat eine Summe von 250 000
Euro. Zertifizierte Fremdfirmen wurden zusätzlich zum eigenen Personal zur Umsetzung engagiert. Historisch wertvolle Akten, wie beispielsweise die Baupläne des Rathauses aus dem Jahr 1903, seien nur mit Handschuhen angefasst und nach der Digitalisierung wieder sorgfältig in Papierform archiviert worden. „Alles, was einen historischen Wert hat und von gesetzlichen oder sonstigen Vorgaben festgelegt wird, bleibt in Papierform erhalten. Wie viele Akten digitalisiert worden sind, ist schwer zu sagen“, sagt der Bürgermeister. Klar ist, dass durch die Digitalisierung Personal bei der Einlagerung, Sortierung und Sichtung von Akten eingespart werden könne. Arbeitsprozesse könnten per Mausklick schneller und effektiver beendet werden. Große Mengen von Papier werden gespart. Platzraubende Archive können aufgelöst und die Räume anderweitig genutzt werden. „Das Digitalisieren hat erheblichen Platz geschaffen. Wie groß die Fläche ist, kann noch nicht abschließend beantwortet werden, da der Prozess noch nicht komplett abgeschlossen ist“, sagt der Bürgermeister.
Die Umstellung der Fachverfahren auf digitale Arbeitsvorgänge wurden ebenfalls in Angriff genommen. Das jüngste Beispiel bezieht sich auf die Umstellung des Meldeprogramms im Bürgerservice mit einer elektronischen Aktenführung sowie der zugehörigen Buchhaltungssoftware. Neben der Digitalisierung der unterschiedlichen Bereiche soll auch die Informationssicherheit auf aktuelle Standards gebracht werden. „Die Stadtverwaltung Sulzbach hat eine bedeutende Bedingung des Informationssicherheitsgesetzes des Saarlandes erfüllt. Über einen Zeitraum von zwei Jahren wurde das Compliance-Informationssicherheits-Managementsystem in zwöf Schritten (Cisis 12 Zertifizierung) umgesetzt.“Diese erste Zertifizierung habe Ende des vergangenen Jahres eine Zertifizierungsstelle gemacht. „Die Zertifizierungskriterien wurden mit über 90 Prozent erfüllt“, erklärt Bürgermeister Adam weiter.
Die Digitalisierung kostet die Stadt Sulzbach viel Geld. 3,7 Millionen sind es seit 2019, dabei ist die Summe für dieses Jahr mit eingerechnet. Doch durch den Wegfall von Kosten und ein modernes Arbeiten soll sich diese Summe langfristig rechnen.