In E-Mails den richtigen Ton treffen
Im beruflichen Kontext sollte man beim Schreiben besonders aufmerksam sein. Tipps für eine gute Formulierung.
BERLIN/DÜSSELDORF (dpa) Regungslos verharrt der Mauszeiger auf dem Senden-Button des E-MailProgramms, während die Augen noch ein letztes Mal über den Text huschen. Kann man das wirklich so schreiben? Ist es zu förmlich, zu locker, womöglich gar unverständlich?
Geschäftliche Kommunikation geht nicht jedem leicht von der Hand. Manch einer holt sich inzwischen Hilfe mit KI-Software wie ChatGPT. Das ist aber längst nicht überall geläufig – und ohne Zustimmung des Arbeitgebers auch gar nicht erlaubt. Die Kommunikationstrainerinnen Claudia Marbach und Viola Moritz geben Tipps:
Einfache Ansprache wählen Die Anrede kann man in beruflichen E-Mails simpel halten. „Wenn ich jemanden gar nicht kenne oder keinen Namen habe, kann ich einfach ‚Guten Tag' oder ‚Guten Morgen` schreiben“, schlägt Claudia Marbach vor. Der Vorteil dieser Ansprache: Sie ist genderneutral.
Bei „Liebe/r …“als Anrede in E-Mails scheiden sich die Geister. „Dazu habe ich jedes Mal viele Diskussionen in meinen Workshops. Manchen Menschen ist diese Ansprache zu nah“, sagt Viola Moritz. Grundsätzlich komme es auf die Branche und das einzelne Unternehmen an. In alteingesessenen Branchen sei die Kommunikation oft formeller, in kleineren oder jüngeren Unternehmen hingegen vertrauter.
Sie und Du clever mixen Siezen unter Kollegen ist heute selten, eher kommt das in der Kommunikation mit der Chefetage vor. Diese unterschiedliche Handhabung kann in der E-Mail-Kommunikation zur Herausforderung werden. „Dann finde ich es schön, zu schreiben: ‚Guten Morgen, Ihnen und Euch allen`“, schlägt Marbach vor.
Präzise und eindeutig formulieren Wer mit einer E-Mail überzeugen will, sollte zudem darauf achten, die Dinge auf den Punkt zu bringen. „15 bis 17 Wörter in einem Satz sind das Maximum, das wir gut erfassen können, ohne ein zweites Mal lesen zu müssen“, sagt Viola Moritz. „Fragen
Sie sich, welche Informationen Ihr Gegenüber hat und wo Sie ihn abholen müssen, damit er Ihr Anliegen versteht.“
Je näher die schriftliche Kommunikation an einer vernünftigen Alltagssprache liege, desto „wertschätzender und respektvoller“sei sie, sagt Claudia Marbach. Übertriebene Höflichkeit ist dabei genauso wenig angebracht wie Abkürzungen. „Mit Abkürzungen riskiere ich, dass mich nicht jeder versteht, und zum anderen signalisiere ich, das Wort nicht ausschreiben zu müssen, weil mir der andere nicht wichtig genug ist.“
Subjekt-Prädikat-Objekt Schwierig sind laut Marbach auch Sätze wie: „Gerne schicke ich Ihnen den Vertrag“. Besser: Subjekt-PrädikatObjekt-Sätze. „Sonst bekommt der Satz etwas Unnatürliches, Distanziertes“, sagt die Kommunikationsexpertin. Sie rät zudem vom häufig verwendeten Nominalstil ab. Sätze wie „Mit der Bitte um Bearbeitung“kommen ihrer Ansicht nach im „Befehlston“daher. Angebrachter seien Sätze wie: „Bist Du so nett und gibst die Rechnung frei?“
Floskeln vermeiden Junge Menschen kommunizieren im Job gar nicht unbedingt anders als ältere, sagt Claudia Marbach. „Meine Erfahrung ist eher, dass junge Leute im Job auf Nummer sicher gehen und sich anpassen. Da werden gerne mal alte Floskeln von vor 20 Jahren herausgekramt, weil sie dann wissen, sie machen nichts falsch.“
Formulierungen wie „Sehr geehrte Damen und Herren“, „Mit freundlichen Grüßen“oder Konjunktive wie „hätte/würde/könnte“sind aber nicht mehr wirklich modern. „Früher haben wir gelernt, sehr formal zu formulieren. Heute schreiben wir nicht mehr so devot, sondern klar und direkt, worum es uns eigentlich geht“, sagt Viola Moritz.
Emojis sparsam einsetzen Laut DIN-Norm 5008 aus dem Jahr 2020 dürfen Emojis und Co. auch in der beruflichen Kommunikation zur Anwendung kommen. „Das ist in der praktischen Arbeitswelt aber noch nicht richtig angekommen“, weiß Moritz.
In E-Mails können sie unter Umständen zu Problemen führen, nicht jedes Programm kann Emojis richtig anzeigen. Und sie werden unterschiedlich verstanden. Wer nicht auf Zwinkersmileys verzichten will, sollte im Business-Kontext maximal ein bis zwei eher einfache und verständliche Emojis nutzen.
„Mit Abkürzungen signalisiere ich, das Wort nicht ausschreiben zu müssen, weil mir der andere nicht wichtig genug ist.“Claudia Marbach Kommunikationstrainerin