Ummendorf lässt Akten sichten und ordnen

Gemeinderat stimmt der Auftragsvergabe zu – Das Ziel ist Zeitersparnis

UMMENDORF (mad) - Die laufende Sanierung des Ummendorfer Rathauses ist eine „einzigartige Gelegenheit“, die Aktenbestände zu sichten und die Registratur neu zu ordnen: Wenn die Rathausmannschaft nach Abschluss der Bauarbeiten vom Übergangsquartier ins angestammte Haus zurückziehen wird, soll sie gut aufbereitetes Schriftgut dorthin mitnehmen und für lange Zeit gut aufgestellt sein, versprach der vom Gemeinderat hiermit betraute Fachmann Hans Held.

Das Sichten, Ausmisten, Ordnen und Zusammenführen kostet einmalig circa 70 000 Euro. Hinzu kommen Softwarekosten von 1500 bis 2000 Euro jährlich. Plus obendrauf optionale Kosten etwa für die Digitalisierung von Papierakten, die nach und nach möglich ist und über deren gewünschten Umfang noch zu befinden ist. Erkleckliche Beträge, sagte Bürgermeister Klaus Bernd Reichert, strich aber die Vorteile heraus: „Die Registratur ist das Herzstück einer Verwaltung. Es spart unheimlich viel Zeit.“Die Mitar- beiter sollen die richtige Akte zielsicher finden – also möglichst wenig Zeit verlieren, bevor sie mit der eigentlichen inhaltlichen Arbeit beginnen. Der Kämmerer Reinhold Besenfelder betonte denn auch: „Wir machen das nicht als Selbstzweck.“Letztlich mache sich die Investition bezahlt, indem das Verwaltungspersonal effizient eingesetzt werde.

Die Räte fragten eingehend nach und erfuhren, dass vermehrt elektronische Akten zum Einsatz kommen sollen, aber Papier auch künftig nicht wegfällt. Die Altbestände auf Papier ebenfalls nicht so bald. Aber entscheidend sei, dass saubere Verzeichnisse auf dem Rechner helfen, genau die richtigen Papiere mit einem Griff ins Regal herauszuziehen. Ummendorf habe vor 20 Jahren mit fortschrittlichen Systemen begonnen. Anfangs sei die Arbeit damit für ihn gewöhnungsbedürftig gewesen, sagte Besenfelder. „Heute sage ich, das ist ein unschätzbarer Vorteil.“Die Ordnungsamtsleiterin Simone Herr warb ebenfalls für das „sehr, sehr sinnvolle“Vorhaben.

Der Fachmann Hans Held wies darauf hin, dass für öffentliche Verwaltungen und Betriebe besonders strenge Dokumentationspflichten und lange Aufbewahrungsfristen gelten, „das hat eine ganz andere Dimension als bei privaten Betrieben“. Reichert ergänzte, in den Akten schlummere „letztlich auch die Ortsgeschichte“.

FOTO: J. KUHLMANN Das Ziel heißt, mit einem Griff genau die richtige Akte herausziehen zu können.