Gut vorbereitet ins Mitarbeitergespräch

Mehr als ein lästiges Ritual – Feedback und Verbesserungsvorschläge sind für beide Seiten von Nutzen

Das Mitarbeitergespräch kann je nach Unternehmen ganz unterschiedlich ausfallen. In der einen Firma ist es zum Beispiel eher ein regelmäßiger Kaffeeklatsch, aber kein zielführendes Feedbackgespräch. Und anderswo meldet sich der Chef nur alle Jubeljahre – und zwar meistens dann, wenn es Ärger gibt. Beides ist, vorsichtig ausgedrückt, nicht unbedingt der Optimalfall. Bessere Mitarbeitergespräche sind aber nicht nur Sache der Vorgesetzten, auch Angestellte können dafür etwas tun.

Grundsätzlich ist Mitarbeitergespräch der Oberbegriff für verschiedene Formen des Dialogs – darunter das Zielgespräch, das Feedback-Gespräch oder das One-on-One, wie Coach Heiner Diepenhorst erklärt. Wie auch immer sie heißen: Einen Anspruch auf solche Gespräche hat man als Mitarbeiter erst einmal nicht. „Außer es steht im Vertrag oder in der Betriebsvereinbarung, was oftmals insbesondere bei in der Regel jährlich stattfindenden Leistungsund Zielgesprächen der Fall ist“, erklärt Patrick Klinkhammer, Anwalt für Arbeitsrecht. Dann sei es in der Regel auch so, dass an die im Gespräch vereinbarten Ziele auch Rechtsfolgen geknüpft sind – Bonuszahlungen etwa.

Wer vom Chef zum Gespräch geladen wird, darf die Einladung grundsätzlich nicht ausschlagen. „Das unterliegt dem arbeitgeberseitigen Weisungsrecht“, sagt Klinkhammer. Aber: Das Gespräch sollte innerhalb der Arbeitszeit und am normalen Arbeitsort anberaumt sein. „Wenn diese Grenzen eingehalten sind, bin ich dazu verpflichtet.“Es sei denn, es soll in dem Gespräch ausschließlich um eine Beendigung des Arbeitsverhältnisses gehen – dann muss man laut Klinkhammer nicht erscheinen.

Grundsätzlich hilfreich ist es, den Rahmen des Gespräches vorher zu kennen – also genau zu klären, was das Thema ist, rät Diepenhorst. Soll es um die Ziele für das kommende Jahr gehen? Um einen Rückblick auf die vergangenen zwölf Monate? Im Team gibt es Probleme – hat das im Gespräch Platz? Der Mitarbeiter will mehr Geld – lässt sich das bei dem Termin besprechen?

Wer solche Fragen im Vorfeld abklopft, kann sich gezielt auf das Gespräch vorbereiten. Wenn ein Thema, das dem Mitarbeiter auf der Seele brennt, aber keinen Platz findet, vereinbart man am besten einen zweiten Gesprächstermin. „Das sollte schon verbindlich sein und man als Mitarbeiter da auch dranbleiben“, so Diepenhhorst. Gute Leistungen hervorheben Karriereberaterin Anne Forster empfiehlt zudem, zur Vorbereitung auf das vergangene Jahr zurückzublicken: Auf was ist man besonders stolz? Wo hat man gute Leistungen gezeigt? Arbeitnehmer sollten sich aber auch überlegen, was sie im neuen Jahr vielleicht anders machen wollen und wo sie Entwicklungsmöglichkeiten für sich sehen. Grundsätzlich sei das Mitarbeitergespräch auch eine Möglichkeit für Wertschätzung und Feedback: „Auch eine Rückmeldung an den Vorgesetzten kann vorbereitet werden.“

Ganz ohne Vorbereitung in ein solches Gespräch zu gehen, sei ein typischer Fehler, sagt Forster. Gut vorbereitet könne man ganz anders argumentieren, wichtige Punkte seien präsenter. Außerdem sollte man sich bewusst machen: „Das Mitarbeitergespräch ist nicht als Frustgespräch gedacht.“Man selber wolle ja auch nicht erst am Ende hören, was nicht passt. Was für Unmut sorgt, spricht man deshalb eher direkt an – und verhindert so, dass sich gesammelter Ärger dann im Mitarbeitergespräch entlädt.

Diepenhorst sieht als typischen Fehler im Mitarbeitergespräch vor allem den fehlenden Perspektivwechsel. „Man sollte nicht davon ausgehen, dass die eigene Meinung die richtige ist. Meine Welt ist nicht die des Gegenübers.“Wer zugewandt und offen in das Gespräch geht, erreiche oft viel mehr. Das heißt für die Vorbereitung etwa, Beispiele für die eigene Perspektive zu sammeln, bewusst nach eigenen Bedürfnissen zu suchen und eigene Wünsche vorzuformulieren – und zwar so konkret und positiv wie möglich.

Trotzdem kann es natürlich passieren, dass der Mitarbeiter abblitzt, sei es mit der Forderung nach mehr Geld oder mit Verbesserungsvorschlägen für das Teamklima. Dagegen hilft Hartnäckigkeit – und Kreativität. Der Trick ist, dem Chef mit einem Thema nicht immer auf die gleiche Weise in den Ohren zu liegen, so Diepenhorst, sondern es anders zu versuchen. Forster rät, den Spieß umzudrehen: Also zum Beispiel „fragen, was denn erfüllt werden muss, damit es zum Beispiel mit der Lohnerhöhung funktioniert“.

Sind Konflikte schon vor dem Gespräch abzusehen, ist ein häufiger Rat: „Nimm doch jemanden vom Betriebsrat mit.“Aber ganz so einfach ist es nicht. „Es ist ein verbreiteter Irrglaube, dass immer ein Betriebsratsmitglied dabei sein darf “, sagt Klinkhammer. Das sei nur bei gesetzlich vorgesehenen Gesprächen der Fall. Auch einen Anwalt darf man nur hinzuziehen, wenn es etwa um die Kündigung geht oder der Arbeitgeber auch einen Anwalt an seiner Seite hat. Dann ist „Waffengleichheit“erlaubt. Im Vorfeld fragen, ob ein Betriebsratsmitglied oder ein Kollege zum Gespräch dazu kommen darf, könne man aber immer, sagt Klinkhammer. Der Arbeitgeber muss dem aber zustimmen, sonst bleibt es beim Gespräch unter vier Augen.

FOTO: MONIQUE WÜSTENHAGEN/DPA Eine Einladung zum Mitarbeitergespräch dürfen Beschäftigte grundsätzlich nicht ausschlagen.