Effizienzfallen im Homeoffice

Wenn Teams von zu Hause arbeiten, sollten sie Organisation und Kommunikation anpassen

Im März 2020 ging Deutschland zum ersten Mal in den Lockdown. Das führte viele Beschäftigte ins Homeoffice, einige sind dort bis heute. Manches läuft aber zu Hause noch immer nicht so rund wie gewohnt. Der Unternehmensberater, Autor und Effizienzexperte Jürgen Kurz nennt drei Effizienzfallen, die Teams auf jeden Fall angehen sollten.

Bevor viele Beschäftigte ins Homeoffice umgezogen sind, lagen Daten in der Regel im Unternehmen – oft auf einem zentralen Fileserver. Inzwischen würden Daten verstärkt in einer Cloud abgelegt. Das habe viele Vorteile, es gebe aber auch Risiken. „Die Teammitglieder arbeiten auf ihrer Insel“, sagt Kurz. Auf dieser Insel werde dann zwar untereinander kommuniziert, häufig würden andere Teams davon nichts mitbekommen. Kurz rät daher dazu, Cloud-Lösungen nur mit einer Struktur für die Dateiablage einzuführen: „Sonst hat das Doppelabgaben, Rückfragen und enorme Suchzeiten zur Folge.“

„In über 90 Prozent der Projekte wurden bereits vor Corona Termine und Kosten nicht eingehalten“, sagt

Kurz. Wenn Mitarbeiter dezentral arbeiten, wird das nicht einfacher. Viel Zeit gehe für die Projektsteuerung verloren. Auch hier der Tipp: gemeinsame Spielregeln für die Dokumentation der Ergebnisse vereinbaren. Gut ist es, sich auf ein gemeinsames Tool zur Zusammenarbeit und Projektsteuerung zu einigen.

Schon vor der Pandemie haben Beschäftigte viel Zeit mit der Bearbeitung von E-Mails verbracht. Mit dem Umzug ins Homeoffice sind für viele Unternehmen neue Kommunikationskanäle hinzugekommen. „Auf die Frage, wie viele Kommunikationswerkzeuge er im Einsatz hat, antwortete der Abteilungsleiter eines mittelständischen Unternehmens: „Neun: E-Mail, Telefon, Skype, Fax, Teams, WhatsApp, …“, erzählt Kurz aus seinem Beratungsalltag. „Mein Tipp ist hier: Klare Spielregeln zu vereinbaren, wie kommuniziert und wie die Ergebnisse festgehalten werden“, rät der Experte. Videokonferenzen sollten im Regelfall nur mit Vorlauf stattfinden und nur in Ausnahmen spontan erfolgen. Für effiziente Meetings lohnt es sich außerdem, den Personenkreis möglichst klein zu halten, immer einer Agenda zu folgen und vorab einen Zeitrahmen zu definieren. (dpa)