Das richtige Zeitmanagement lernen

Es gibt viele Methoden, Aufgaben zu priorisieren – aber nicht jede passt zu jeder Persönlichkeit

Am Ende des Tages sind die wichtigen Aufgaben erledigt. Ein gutes Gefühl, um den Schreibtisch zu verlassen. Um das zu schaffen, ist im Arbeitsalltag ein gutes Zeitmanagement erforderlich. Dabei geht es nicht nur um Strategien und Tools, im Kern zählen Überblick und Konzentration. „Die hohe Kunst eines guten Zeitmanagements ist, sich möglichst oft und möglichst lange auf die wichtigen Dinge zu fokussieren“, sagt Ivan Blatter, Personal Trainer für neues Zeitmanagement aus Basel. Dafür müsse zunächst klar sein, auf welche wirklich relevanten Aspekte es sich zu konzentrieren gilt. „Wissen Sie das nicht, werden Sie vermutlich stark fremdgesteuert“, sagt der Experte.

Wer seine Zeit erfolgreich einteilen will, sollte Blatter zufolge die folgenden Punkte befolgen: „Übersicht schaffen und behalten, laserscharfer Fokus auf die wichtigsten Aufgaben, konsequentes Setzen von Prioritäten.“Diese Schritte seien für jede Person gleich – wie sie umgesetzt werden, das ist aber individuell unterschiedlich. Manchen Menschen hilft es, die Aufgaben auf Papier festzuhalten, andere nutzen lieber ein digitales Tool, andere wenden eine festgelegte Methode zum Zeitmanagement an.

Zeitaufwand einschätzen

Es gibt beispielsweise das Eisenhower-Prinzip, in dem es um die Kategorisierung von Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit geht. Bei der ganz ähnlichen ABC-Strategie werden To-dos nach Priorität sortiert – Aufgaben der A-Kategorie sollte man besonders viel Zeit widmen. Und die sogenannte Alpen-Methode schlägt folgenden Ablauf vor: Aufgaben notieren, Länge schätzen, Pufferzeiten einplanen, Entscheidungen treffen, Nachkontrolle durchführen.

Ganz unabhängig von Methode, Papier oder Tools: Wichtig ist es, dass man alle zu erledigenden Todos kennt, erklärt Anita Bischof, Trainerin für Selbstmanagement und Führungskräftecoach aus Rheinfelden. „Und zwar nicht nur die offensichtlichen, sondern auch die Aufgaben, die sich nicht sofort bemerkbar machen.“Außerdem sollte man einschätzen können, was passiert, wenn Aufgaben nicht in der vorgesehenen Zeit bearbeitet werden. Das hilft, die richtigen Prioritäten zu setzen.

„Ein weiterer Faktor ist es, den Aufwand für die Bearbeitung einer Aufgabe realistisch einzuschätzen“, sagt Bischof. „Im Coaching höre ich immer wieder, dass der Zeitbedarf für die Bearbeitung von Aufgaben, die nicht so häufig vorkommen, unterschätzt wird.“Bei der richtigen Kalkulation helfen aus Sicht der Expertin Erfahrungswerte. Oder: Man teilt die einzelnen Aufgaben in kleine Schritte ein und schätzt jeweils die nötige Zeitspanne. „Wie ein Bergwanderer, der eine große Tour in einzelne Etappen aufteilt.“Auch ungeplante Unterbrechungen kann man in den Griff bekommen, indem man einen Zeitpuffer für Störungen und Unvorhergesehenes in der Tagesplanung berücksichtige.

„Um herauszufinden, wie viel Puffer man braucht, hilft eine Tagesaufschreibung“, sagt Bischof. Das heißt: „Ich dokumentiere etwa eine Woche lang jeden Tag, was ich von wann bis wann gemacht habe, und markiere anschließend, welche Aufgaben ungeplant waren.“Das helfe zu erkennen, womit man seinen Arbeitstag füllt.

Nicht jeder muss sich an feste Strategien halten. „Es gibt Menschen, die machen intuitiv alles so, dass sie Zeit für die wichtigen Dinge im Leben haben und ihre Aufgaben gelassen stemmen“, sagt Cordula Nussbaum, Zeitmanagement-Expertin, Autorin und Coach aus Sauerlach. „Bin ich hingegen regelmäßig gestresst und kann schlecht abschalten, bleiben wichtige Aufgaben liegen, ich schlafe schlecht – dann kann ein Blick auf meinen Umgang mit Zeit und Aufgaben helfen, das Ruder herumzureißen.“

Motivation ist wichtig

Viele Personen hätten das Gefühl, von den vielen To-dos erschlagen zu werden. Sie sollten aktiv werden. „Schauen Sie sich Ihren Alltag an“, rät Nussbaum. Ist dieser gut planbar und strukturierbar, komme man in der Regel mit Tipps aus dem klassischen Zeitmanagement zurecht. Wer eher dem Typ „kreativer Chaot“entspricht oder in einem sehr dynamischen und agilen Umfeld arbeitet, brauche andere Methoden.

Statt einer klassischen Aufgabenliste empfiehlt Nussbaum diesen Typen eine sogenannte „reisende Todo-Sammlung“. „Die Kernidee liegt darin, dass wir alles aufschreiben, was uns an offenen To-dos durch den Kopf schießt“, sagt Nussbaum. „Das entlastet das Gehirn, macht uns produktiver und konzentrierter.“Wichtig: Es ist nicht das Ziel, alle Dinge auch abarbeiten zu wollen. „Sammeln ja – aber nicht tun“, rät Nussbaum. „Wir erledigen die Dinge erst, wenn sie wirklich, wirklich wichtig sind. Alle anderen reisen erst einmal mit uns durch die Tage.“

Wer seine Zeit effektiv managen und nutzen will, braucht nicht nur Strategien und störungsfreie Phasen: „Die eigene Motivation spielt eine große Rolle“, sagt Coach Ivan Blatter. „Jeder sollte jeden Tag mindestens eine Aufgabe erledigen, auf die er richtig Lust hat und die ihm Spaß macht.“„Dann bekommen auch unliebsame Aufgaben einen Sinn.“Und das Management dieser To-dos fällt plötzlich viel leichter. (dpa)

FOTO: ALEXANDER HEINL Alle wichtigen Termine im Blick: Für ein gutes Zeitmanagement ist es wichtig, sich eine Übersicht zu verschaffen und konsequent Prioritäten zu setzen.