Digitaler Spatenstich im Meckenbeurer Rathaus

Neues Sitzungsmanagement dank neuem System: Bürger sollen sich unkompliziert und transparent informieren können

MECKENBEUREN (sz/rwe) - Auf digitalen Wegen will Meckenbeuren das Sitzungsmanagement effizienter und bürgernäher gestalten, so teilt es die Gemeindeverwaltung mit. Dafür fiel bereits zum Jahresende 2019 der Startschuss, und im Juni des Vorjahres erhielt die Firma Sternberg durch den Gemeinderat den Zuschlag für ihren digitalen Sitzungsdienst. Dem Ende der Papierstapel haben sich Rathaus und Gremien seither weiter angenähert, und auch für die Bürger wird die Umstellung spürbar: Auf der Gemeindehomepage wurde jetzt das Ratsinformationssystem für alle Interessierten freigeschaltet. Durch wenige Clicks lassen sich nun beispielsweise die Unterlagen der TASitzung am Dienstag oder des Gemeinderats am Mittwoch einsehen.

Zur Entscheidung, künftig mit einem neuen SitzungsmanagementSystem zu arbeiten, sagt Bürgermeisterin Elisabeth Kugel: „Wir haben erkannt, dass sowohl die Ratsmitglieder als auch die Bürgerschaft und die Verwaltung sehr von einem online geführten Informations-System profitieren würden. Wir setzen damit als Gemeinderat ein wichtiges Zeichen für mehr Transparenz in unserer Gemeinde. Unser Ziel ist es, allen

Beteiligten und Interessierten den Zugang zu Daten, Fakten und Inhalten unserer kommunalpolitischen Themen zu erleichtern und wichtige Zusammenhänge begreiflich zu machen.“Auch die Ergebnisse der Landtagswahl würden diesen Bedarf unterstreichen.

Beispiel: Bisher seien Vorlagen für Gremiensitzungen ausgedruckt, vervielfältigt, sortiert und über den Amtsboten den Räten überbracht worden. Was zeit- und personalintensiv und wenig nachhaltig war. „Auch die Suche nach älteren Ratsunterlagen gestaltete sich aufwändig, da das alte System keine Volltextrecherche

ermöglichte“, erinnert sich Katja Staib, Projektleiterin im Bereich Organisation und Digitalisierung. Probleme, die mit der Einführung des digitalen Ratsinformationssystems gelöst werden sollten.

Das Vorgehen dabei: Die Verwaltung rief eine Projektgruppe ins Leben (inklusive Räten). Sowohl sie als auch der Gemeinderat favorisierten den digitalen Sitzungsdienst SD.NET der Firma Sternberg. Nach einer Einarbeitungsphase und etlichen Schulungen im Sommer 2020 wurde das neue System im Oktober für die Nutzer aus der Verwaltung und die Gemeinderäte in den laufenden

Betrieb eingebaut. Letztere wurden außerdem mit Tablets ausgestattet, über die sie alle Informationen unkompliziert abrufen können.

„Kein Wunder also, dass die Gemeinderäte die Umstellung gut angenommen haben und das System aktiv verwenden“, erklären die Mitarbeiterinnen der Geschäftsstelle Lisa Heinemann und Claudia Rueß. „Als Nutzer des Premiumpakets konnten wir mit SD.NET so Ressourcen einsparen und den Papierverbrauch deutlich senken.“Als letzter Schritt wurde in dieser Woche das Ratsinformationssystem für die Bürger unter www.meckenbeuren.de freigeschaltet

und standardisierte E-MailAdressen der Räte veröffentlicht.

Trotz der guten Erfahrungen („können Entscheidungen des Rates nun noch transparenter und nachvollziehbarer darstellen“, so Kugel) und positiven Einschätzung sei es für eine abschließende Beurteilung noch zu früh, betont Katja Staib. 2021 werden weitere Schnittstellen angebunden und auch die Integration älterer Daten und Sitzungsunterlagen muss erst noch abgeschlossen werden. „Wir sind sicher, dass die anstehenden Aufgaben gemeinsam mit der Firma Sternberg lösungsorientiert bearbeitet werden können.“

FOTO: GVW Bereits länger arbeiten die Räte „papierfrei“.