Αυστηρά πρόστιμα για μη διαφύλαξη λογιστικών αρχείων
ΜΕ ΑΥΣΤΗΡΑ πρόστιμα, που μπορεί να φτάσουν σε έως και 2.500 ευρώ, κινδυνεύουν όσοι δεν φυλάσσουν τα λογιστικά τους αρχεία, δηλαδή βιβλία και στοιχεία, για έλεγχο το προβλεπόμενο από την ισχύουσα νομοθεσία χρονικό διάστημα.
Επισημαίνεται ότι η υποχρέωση διαφύλαξης καταλαμβάνει τα τηρούμενα λογιστικά αρχεία (βιβλία και στοιχεία), δηλαδή αυτά που έχουν χρησιμοποιηθεί και όχι αυτά που δεν έχουν χρησιμοποιηθεί, δεδομένου ότι ο χρόνος διαφύλαξης αυτών συναρτάται με τις περιόδους που αυτά αφορούν, δηλαδή ανάλογα με το φορολογικό έτος (περίοδο) που αυτά αφορούν, καθορίζεται και ο χρόνος διαφύλαξής τους.
Συνεπώς, όπως αναφέρεται και σε σχετική απόφαση (υπ’ αριθμ. Θ3376/28.4.2022) της Διεύθυνσης Επίλυσης Διαφορών της ΑΑΔΕ, τόσο τα χρησιμοποιηθέντα στοιχεία, τα οποία τεκμηριώνουν τις συναλλαγές, όσο και τα χρησιμοποιηθέντα βιβλία, στα οποία απεικονίζονται οι συναλλαγές, πρέπει να διαφυλάσσονται στον οριζόμενο χρόνο, προκειμένου να είναι εφικτός ο έλεγχος και η εκπλήρωση των φορολογικών υποχρεώσεων των επιχειρήσεων.
Η μη συμμόρφωση του φορολογούμενου με τις ισχύουσες διατάξεις, δηλαδή η μη διαφύλαξη των χρησιμοποιηθέντων βιβλίων και στοιχείων στον χρόνο που ορίζεται, συνιστά παράβαση η οποία και επισύρει πρόστιμο 2.500 ευρώ. Επισημαίνεται ότι ο τρόπος απόδειξης ότι τα θεωρημένα βιβλία και στοιχεία έχουν χρησιμοποιηθεί (εξαντληθεί) ή όχι, είναι σε κάθε περίπτωση θέμα πραγματικό, η εξέταση του οποίου ανάγεται στην αρμοδιότητα του προϊσταμένου της ΔΟΥ και των αρμοδίων ελεγκτικών οργάνων, οι οποίοι μπορούν να το εξετάζουν με οποιονδήποτε πρόσφορο τρόπο (όπως από τις καταχωρήσεις στα βιβλία, τις καταστάσεις πελατών, προμηθευτών, στοιχεία που θα προσκομίσει ο υπόχρεος, κ.λπ.).
Ελάχιστοι χρόνοι
Θα πρέπει να αναφερθεί ότι τα λογιστικά αρχεία, φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί, φορολογικές μνήμες και αρχεία που δημιουργούν οι φορολογικοί ηλεκτρονικοί μηχανισμοί πρέπει να διαφυλάσσονται κατ' ελάχιστον: α) για διάστημα 5 ετών από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους εντός του οποίου υπάρχει η υποχρέωση υποβολής δήλωσης ή β) έως ότου παραγραφεί το δικαίωμα έκδοσης από τη Φορολογική Διοίκηση πράξης προσδιορισμού του φόρου, ή γ) έως ότου τελεσιδικήσει η απαίτηση της Φορολογικής Διοίκησης σε συνέχεια διενέργειας φορολογικού ελέγχου ή έως ότου αποσβεστεί ολοσχερώς η απαίτηση λόγω εξόφλησης.
Ακόμη, η μη επίδειξη της δέουσας επιμέλειας στη διαφύλαξη των φορολογικών στοιχείων δεν είναι από μόνη της ικανή για τη στοιχειοθέτηση παράβασης χωρίς περαιτέρω ελεγκτικές επαληθεύσεις.