مهار عقربهها «مهارت» من است

گپ و گفتهایی با یک استاد مدیریت و دو کارآفرین در چرایی و چگونگی مدیریت زمان

دکترقاسمانصاریرنانی: نکته دیگر درباره مدیریت زمان این است که افراد از درک تمایز میان زمان ساعتی و زمان واقعی عاجزند، حقیقت این است که زمان ساعتی همان زمانی است که با عقربه نشان داده میشود اما زمان واقعی بر حسب نوع فعالیتی است که بر عهده دارید مریم خاوازی: زمان با رفتنش غم ایکاش را برای ما به جای میگذارد اما اینکه دائم با غم ایکاشها درگیر باشیم انرژیمان هدر میرود

مهندسرضاالفتنسب: یکی از کسب و کارهای اینترنتیمشهور01سال پیش وارد بازار شد اما محصوالتیکهعرضه میکردونوعسرویسهایی که ارائه میداد برای بازار زودبودواستقبالخاصی از آن نمیشد. در هر زمان محصولیرابدونشناسایی بازارعرضهمیکردونهایتاً سالگذشتهباهزینهوضرر باالییاعالمورشکستگی کرد

ســـهم همه ما از عقربهها یکی اســـت؟ ظاهـــراًاین طور اســـت اما انگار برخیها میتوانند به عقربهها رشـــوه دهند یا نگوییم رشوه، میتوانند با آنها طرح دوستی بریزند تا عقربهها برای آنها کند بگذرد. شما هرکسی در هر جایگاهی باشـــید، بدون تردید یکی از با ارزشترین داراییهایتان در زندگی «زمان» اســـت. فرق ندارد که صاحب شرکت هستید یا پدری پرمشغله یا مادری شـــاغل با مســـئولیتهای اجتماعی متفاوت، زمان برای همه یکسان میگذرد، با این تفاوت که شاید برای کارآفرینان خیلی بیشـــتر به چشـــم بیاید. وقتی هر لحظه از این متاع ارزشـــمند برای یک کارآفرین برابر با فرصـــت، ارزش و ثروتآفرینی اســـت، پس حتماً باید شیوه اســـتفاده از آن را بداند. برای دریافت این نکته که اهمیت زمان در نگاه خالقان ثروت چقدر است به سراغ کارآفرینان و کارشناسان رفتیم تا درباره مدیریت زمان گفتوگو کنیم. در این گفتوگوها یک نکته خیلی جالب بود؛ اینکـــه اگر مباحث مدیریـــت اقتصـــادی، اجتماعی، منابع انسانی، اســـتراتژی ...و برای مدیران ما شناخته شـــده است و به صورت تئوریک آنها را دنبال کردهاند موضوع «مدیریـــت زمان» برای ما هنوز تخصصی نشـــده و هر چه هســـت تجربیات شخصی اســـت که در طول زمان به دست آوردهاند. مث ًال اگر مریم خاوازی کارآفرین میگوید: خانه، مهد و محل کار را کنار هم انتخاب میکردم در حقیقت او روی زمانهای از دســـت رفته در ترافیک و احیاناً فرسودگی ذهن و روان و اعصاب به این تصمیم برای بهینهســـازی زمان رسیده اما پرسش این است که بازیگران صحنه کارآفرینی ایران چقدر روی مبحـــث «مدیریت زمان» بهعنوان موضوعـــی مهم و مطالعه شـــده در ســـطح دنیـــا نگریســـتهاند. چقدر کارآفرینهـــای ما از منظر علمـــی و تجربیات مکتـــوب مدیریتی به این ضرورت پرداختهاند؟ احتماالً با مطالعه بیشـــتر میتوان امید داشـــت بهرهوری و راندمان اکوسیستم کارآفرینی ایران بهبود بیشتری بیابد. ■ چهـــار اولویـــت کارها، بـــر دو اصل «ضرورت» و «فوریت»

دکتر قاســـم انصاری رنانی، استاد مدیریت دانشـــگاه عالمه طباطبایی: همه میدانند زمان سرمایه غیرقابل بازیافـــت اســـت امـــا اینکـــه چقـــدر روی بهـــرهوری زمـــان کار کردهایـــم اهمیـــت زیـــادی دارد. متأســـفانه مـــا از زمـــان خیلـــی خوب اســـتفاده نمیکنیـــم. بســـیاری از وقتهـــای ما یـــا خودآگاه یـــا ناخـــودآگاه از بین میرود. خودآگاه آنجاســـت که برای لحظاتمان برنامهریـــزی نمیکنیم و ناخـــودآگاه جایی اســـت که محیط، زمان مـــا را میبلعد، مثل ترافیک یا پیچیدگیهای بروکراســـی در ادارات. اگـــر این دو قســـمت را بـــا هم جمع کنیـــد یعنـــی حاکمیـــت و فرهنـــگ عمومـــی دنبال این باشـــد که بهره از زمـــان را بـــرای کل جامعـــه از طریق تمهیـــدات و سیاســـتهای کالن بهینه کنـــد، میتوان امید داشـــت با برنامهریزی زمان را مدیریت کرد، آن وقت شیوههای زیادی برای مدیریت زمان وجود دارد که ما را به بهرهوری از زمان نزدیک میکند.

یـــک اصـــل مدیریـــت زمـــان بـــه نام اصـــل آیزنهـــاور وجـــود دارد، در این اصل شـــما بر اســـاس دو فاکتور «ضـــرورت» و «فوریت» کارهـــا را به چهار دسته تقسیم میکنید:

کارهایـــی کـــه ضـــروری هســـت و فـــوری هســـت بالفاصلـــه خودتـــان انجام بدهید.

کارهایـــی که ضروری هســـت ولی فـــوری نیســـت برنامهریـــزی کنید تا کســـانی کـــه توانمنـــد هســـتند انجام بدهند.

کارهایـــی کـــه فـــوری هســـت امـــا ضـــروری نیســـت از طریق کســـانی با نظارت خودتان انجام دهید.

کارهایـــی که نه فوری هســـت و نه ضروری، دور بریزید.

خیلی از اموری که ما در ســـازمانها داریم از همین دسته چهارم هستند و باید آنها را درون سطل آشغال ریخت. خیلی از بایگانیهای ما مملو از کارهای غیرفوری و غیرضروری است، خب این ســـازوکاری است که در بحث مدیریت زمان از آن بهره میبریم.

نکتـــهای کـــه به فرهنـــگ عمومی مربـــوط اســـت اینکه بـــرای خودتان، وقتتـــان و وقـــت دیگـــران احتـــرام قائل باشـــید و فقط به وقت خودتان فکر نکنیـــد. به این هم فکـــر کنید که دیگران نبایـــد به خاطر کندی شـــما وقتشان از دست برود، بنابراین مهم است که مســـئولیت اجتماعی داشته باشـــید. بـــه موضـــوع، مکانیکی فکر نکنید بلکـــه موضوع را امری نشـــاط آور بنگریـــد. وقتی شـــما مســـئولیت اجتماعی داشـــته باشید و برای وقت دیگـــران همچون وقت خـــود ارزش قائـــل باشـــید ناخـــودآگاه از کارتـــان لذت میبرید و به آرامش میرســـید. نه افراط داشـــته باشـــید نه تفریط نه زمان را به صالبه بکشید و نه زمان را ول کنید بلکه زندگـــی را زندگی کنید و از زمان بهره ببرید. در برنامهریزی بـــرای اســـتفاده از زمان، زمـــان قابل اعتنایـــی را بـــرای آرامش، شـــادی و نشاط کنار بگذارید.

نکته دیگر دربـــاره مدیریت زمان این است که افراد از درک تمایز میان زمان ساعتی و زمان واقعی عاجزند، حقیقت این اســـت که زمان ســـاعتی همـــان زمانـــی اســـت کـــه بـــا عقربه نشان داده میشـــود اما زمان واقعی بر حســـب نوع فعالیتی اســـت که بر عهده دارید و بســـته به نگرش شـــما در نحوه انجام کارها متفاوت اســـت. درک این نکته مبنایی برای مدیریت مؤثر زمـــان در اختیارتـــان میگذارد، در نتیجه شـــما قـــادر خواهید بود که بهـــرهوری و بـــازده بیشـــتری داشـــته باشـــید. بـــه طور مثـــال برخـــی افراد مثل نویســـندهها یک هفتـــه زمان را روی عقربههـــا از دســـت دادهاند اما در همیـــن زمان فکتهـــا و اطالعات زیادی به دست آوردهاند که در زمان واقعی از آن بهره خواهند برد. ■ نقـــش زمـــان در ورشکســـتگی یک استارتاپ مشهور

مهندس رضا الفت نســـب، عضو اتحادیـــه کســـب و کارهـــای اینترنتی: یکـــی از مشـــخصههای اصلـــی حوزه کارآفرینـــی یـــا مدیریت یک کســـب و کار این اســـت که مدیر بایـــد به حوزه زمـــان اشـــراف داشـــته باشـــد و نقش زمـــان را در ارکان مختلـــف مدیریت در نظـــر بگیرد. این موضوع از کســـب و کارهـــای اینترنتی هم جدا نیســـت و چه بســـا در این فضا بهدلیل ســـرعت باالی حـــوادث مدیریـــت زمان نقش اساســـیتری ایفـــا میکنـــد. از زمـــان راهانـــدازی یک اســـتارتاپ باید توجه داشته باشـــید که چه محصولی تولید میکنید و قرار است این محصول چه زمانـــی به بازار عرضه شـــود، بنابراین با در نظر گرفتـــن موقعیت محصول و مشـــتریان، خریـــداران و فضای بازار محصـــول را در زمان درســـت به بازار ارائه میدهید. در نظر داشـــته باشید در صورت اشـــتباه محاســـباتی درباره زمـــان، کســـب و کار شـــما ضررهـــای هنگفتی متحمل میشـــود و برعکس وقتی به زمان توجه میکنید چند پله جلو میروید پس در کـــوران رقابت و سرعت بازار خودتان را حفظ کنید و با کنترل زمانهای مناسب به موفقیت برسید.

بهطـــور مثـــال یکـــی از کســـب و کارهـــای اینترنتـــی مشـــهور 10 ســـال پیش وارد بازار شد اما محصوالتی که عرضـــه میکرد و نوع ســـرویسهایی کـــه ارائه میداد برای بـــازار زود بود و اســـتقبال خاصی از آن نمیشـــد. در هر زمان محصولی را بدون شناسایی بـــازار عرضـــه میکـــرد و نهایتاً ســـال گذشـــته با هزینه و ضرر باالیی اعالم ورشکســـتگی کرد. دقیقاً این موضوع نشـــان میدهـــد کـــه نبـــود مدیریت

زمان برای کســـب و کار آفت اســـت و شـــما را یک قدم به شکست نزدیک میکند. شـــما به رفتار بازاریان سنتی در زمانهای متفاوت نگاه کنید. آنها نبض بازار را از طریق زمان کم و زیاد کردن عرضه در دست دارند که خود نوعی مدیریت زمان است.

مدیریـــت زمان حتـــی در مباحث منابع انســـانی نیز دخیل اســـت. یک استارتاپ در زمان شـــروع به استفاده بهینـــه از منابـــع انســـانی نیـــاز دارد. کنترل زمان و استفاده بجا از نیروهای متخصـــص در زمـــان درســـت کمک میکند تا شما بهرهوری را در سیستم جاری کنید.

بهطور مثال شـــما به 5 نفر نیروی متخصص در حوزههای مختلف نیاز دارید اما اینکـــه از این 5 نفر در همان ابتـــدای کار بهره ببرید یـــا در فواصل مختلف نوعی مدیریت زمان اســـت. فـــرض کنید 5 نفر نیـــروی متخصص را در همان ابتدای کار اســـتخدام کنید و فقط ســـه نفر کار کنند این کار یعنی هدر رفتـــن زمان و تحمیـــل هزینه به مجموعه؛ آن هـــم مجموعهای که در آغاز راه به جذب هر چه بیشـــتر منابع نیازمند است و بهرهوری را باید به قله برســـاند پس چینش مهرهها در زمان مناســـب خود نوعی مدیریـــت زمان است. ■ خودکنترلی راز زنده کـــردن دوباره زمانها

مریـــم خـــاوازی کارآفریـــن: همه ما فـــارغ از موقعیتهـــای اجتماعی کـــه داریـــم چـــه متخصص باشـــیم، چه مالک شـــرکت یـــا پـــدر و مادری پرمشـــغله، در قید و بند محدودیت زمانـــی هســـتیم. همـــه افـــراد طیف

متنوعی از مسئولیتهایی را برعهده دارنـــد که باید انجام دهند و از طرفی همـــه مـــا بـــا چالشهـــای مشـــابهی روبهرو هســـتیم کـــه باید زمـــان خود را به نحـــوی کارآمـــد مدیریت کنیم. در بحث مدیریت زمـــان تئوریهای زیـــادی وجـــود دارد و یکســـری اســـتانداردها که همه میدانیم مثالً «زمانهـــای پنهـــان» را بـــه «زمـــان واقعـــی» تبدیـــل کنیـــد، کارهایتان را فهرســـت و اولویتبنـــدی کنیـــد، در عین حـــال منعطـــف باشـــید ...و اما آنچه من و شما در زندگیمان انجام میدهیم مدیریتی است که به تجربه به دست آوردهایم و لزوماً از مباحث تئوریک پیروی نکردهایم.

من فکـــر میکنـــم اگـــر بخواهیم بهطـــور واقعی بـــه موضـــوع بنگریم یکســـری موارد، مربوط به هر شخص میشـــود که لزوماً با دیگری یکســـان نیســـت، بویژه درباره بانوان که دارای نقشهـــای مختلفـــی هســـتند اعم از نقشهـــای اجتماعـــی، خانوادگـــی ...و بنابرایـــن مدیریـــت زمان بر تمام نقشها کار دشـــوار ولی قابل انجامی است. اگر کسی عاشق کاری که انجام میدهد باشـــد و عالوه بر آن عشـــق، مســـئولیت پذیر و وظیفه شناس هم باشـــد خودش راه مدیریـــت زمان را پیـــدا میکند چـــرا کـــه او بواقع درک میکنـــد مدیریـــت زمـــان بـــه ایفـــای درست نقشهایش کمک میکند.

بهطـــور مثـــال من بـــا تولد پســـرم همیشـــه منزل، مهدکودک و محل کار را نزدیـــک هـــم و در یک مســـیر کوتاه انتخاب میکردم چرا که میخواســـتم مســـئولیتهای مختلف را به دلخواه خودم انجام دهم پس حداقل ســـعی میکـــردم بعد مســـافت را کم کنم اما باید بدانیم همیشه همه چیز طبق آن روالی که ما میخواهیم نیست و افت و خیزهایی وجود دارد و شما مجبورید از نقشـــی کـــم کنیـــد و به نقـــش دیگر بپردازید. اگر نتوانیم زمان را بدرســـتی بـــرای کارهایـــی کـــه دوســـت داریم و اهـــداف ماســـت صرف کنیم مســـلماً نمیتوانیـــم از زندگـــی لـــذت ببریم و همواره در حسرت خواهیم بود.

توجـــه کنید که زمان با رفتنش غم ایکاش را بـــرای ما به جای میگذارد امـــا اینکـــه دائـــم بـــا غـــم ایکاشها درگیر باشـــیم انرژیمان هدر میرود. ایـــن ایکاشها را من هـــم دارم و در خـــالل کارهـــا و برنامههایـــم اهدافی بودهاند که نتوانســـتم آنهـــا را دریابم مثالً من همواره خواســـتم که ورزش به صورت گروهی جزو کارهای روتین خارج از خانهام باشد اما هیچگاه این برنامه محقق نشـــده، چـــرا که بعضاً موضوعـــات دیگـــری برایـــم اولویت یافتـــه و جایگزین این کار شـــدهاند که تاکنـــون نتوانســـتهام آن را مدیریـــت کنم. زمان از دســـت رفته است و من هنوز به ایـــن برنامه دســـت نیافتهام اما مهم این اســـت که من ذهنم را در تسخیر ایکاشها قرار ندهم.

به نظـــر من بـــرای مدیریت زمان باید برنامه هر روز را به دقت مرور کرد و ضعفها را شـــناخت و تالش کرد تا زمانهای از دست رفته کاهش یابد و اســـتفاده از زمان با رضایتمندی ما از خودمان بهینه شود. آن وقت میتوان بـــا رفـــت و برگشـــتهایی که بـــه این برنامه انجام میدهیم ضعفهایش را شناســـایی و جبـــران کنیـــم. به طور مثال مـــن باوجود مدیریـــت روی کار و خانـــواده نتوانســـتهام زمانـــی برای خودم اختصاص دهـــم و این بخش ضعف مدیریت من بر زمان مختص خـــودم را نشـــان میدهـــد و نقطهای مدام در ذهن و چشـــم من چشـــمک میزند، بنابرایـــن باید دائم خودمان و زمانهایمـــان را مـــورد ارزیابی قرار دهیم و کنترل بیشـــتری بـــر خودمان داشته باشیم تا از زندگی لذت ببریم.