La conservazione elettronica diventa più facile

Meno vincoli ai contribuenti

Non va più trasmesso all’agenziadelle Entrate il modello di variazione dati Iva con indicazione del luogo di conservazione elettronica dei documenti a rilevanza fiscale quando il servizio è affidato a un conservatore diverso dal contribuente e dal depositario delle scritture contabili. Questo fondamentale chiarimento, reso dalle Entrate con la risoluzione 81/ E, elimina una serie di adempimenti sinora necessari per il corretto avvio di un processo di conservazione elettronica. Il contribuente è tenuto infatti solo a comunicare, tramite la dichiarazione deiredditi, chenel l’anno di riferimento si è proceduto alla conservazione elettronica: la prima scadenza utile è il 30 settembre 2015 per chi nel 2014 ha conservato in modalità elettronica almeno un documento rilevante fiscalmente. Occorrerà in questo caso indicare il codice 1 al rigo RS140 del modello Unico PF, ovvero ai righi RS104 e RS40 per quelli SC e SP. Ulteriore effetto della risoluzione è quello di fare venire meno in capo al conservatore l’obbligo diri-lascio periodico dell’attestazione diessere depositario delle scritture contabili. La semplificazione finirà perfavorire il sistema di fatturazione elettronica traprivatise condole regole contenute nel decreto legislativo 127/2015, attuativo della legge delega fiscale 23/2014. Dal combinato disposto del l’articolo 5 del Dm del 17 giugno 2014,in materia di conservazione elettronica dei documenti e dell’articolo 39 comma 3 del Dpr 6 33/1972, risulta innanzitutto la facoltà, per chi emette ovvero riceve fatture elettroniche, di conservare le stesse, così come le altre scritture contabili, tanto in Italia quanto all’estero, in Paesi con cui esista uno strumento giuridico che disciplini la reciproca assistenza. In secondo luogo occorre comunicare, tramite la dichiarazione dei redditi, che nell’anno di riferimento si è proceduto alla conservazione elettronica. Infine, in caso di controlli e verifiche, i documenti devono essere resi leggibili e accessibili sia dalla sede presso cui il contribuente svolge la propria attività sia dal diverso luogo in cui gli stessi sono fisicamente collocati presso un depositario, previa dichiarazione da effettuare ai sensi dell’articolo 35, comma 2, lettera d), del Dpr 633/1972. A tale riguardo, l’agenzia delle Entrate hachiarito come tale norma deve essere più correttamente interpretata tenendo conto del processo di dematerializzazione dei documenti fiscalmente rilevanti. Mentre infatti per i documenti analogici il concetto di conservazione coincide con quello di deposito, per i documenti elettronici il conservatore è il soggetto che si occupa di realizzare unicamente il processo di conservazione elettronica dei documenti fiscali. Il conservatore può perquesto coincidere con il contribuente o essere un soggetto depositario che gestiscela contabilità eche, aifinifiscali, assume specifiche responsabilità. Il cambio del luogo di conservazione o del depositario vanno comunicati mediante trasmissione del modello di variazione dati Iva. Al contrario, nessun invio va effettuato se il conservatore è un soggetto terzo non depositario delle scritture contabili. Le relative informazioni sono comunque conoscibili al Fisco in quanto riportate obbligatoriamente nel manuale della conservazione.