Dalla verifica file alle anagrafiche: prime indicazioni dagli esperti

Nel mirino i sistemi gestionali nel loro complesso per i quali è necessario individuare quali procedure devono essere automatizzate

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Revisione e bonifica delle anagrafiche clienti, individuazione dei contenuti obbligatori e di quelli opportuni dal punto di vista commerciale e gestionale, impostazione dei rapporti di condivisione e di scambio delle informazioni con i partner commerciali, fissazione di specifiche regole in materia di pagamenti e scontistica, gestione dei trasporti e dei relativi riferimenti in fattura: questi i principali aspetti operativi e gestionali da considerare in vista dell'avvio a regime della fatturazione elettronica dal prossimo 1° gennaio 2019.

Migliorare il ciclo attivo

L'obbligo di emettere e trasmettere fatture in formato strutturato xml attraverso il Sistema di interscambio non deve essere però percepito esclusivamente come una imposizione tale da incidere e modificare processi gestionali collaudati ma, al contrario, deve costituire l'occasione per migliorare il proprio ciclo attivo di fatturazione riorganizzandolo non solo per risultare in linea con le specifiche tecniche approvate con il provvedimento dell’agenzia delle Entrate n. 89757 del 30 aprile 2018, ma anche e soprattutto per sfruttare al meglio le potenzialità che il particolare strumento è in grado di assicurare.

Organizzazione coinvolta

L'introduzione della fattura elettronica deve essere perciò un progetto condiviso a livello di tutte le aree operative, così da potere ottenere il massimo rendimento dalla tecnologia applicata ai processi aziendali approcciandosi all'obbligo con spirito costruttivo per comprendere i meccanismi di colloquio con il Sistema di Interscambio, veicolare correttamente il documento al destinatario ed utilizzare i campi del tracciato xml per inserirvi dati ed informazioni utili ad una gestione immediata del ciclo attivo. L'introduzione della fattura elettronica interessa quindi non solo il settore contabile e amministrativo e la divisione informatica ma tutte le articolazioni dell'impresa.

Si pensi, ad esempio, ai problemi che dal 1° gennaio 2019 interesseranno l'ufficio del personale che dovrà gestire le trasferte dei lavoratori dipendenti e dei collaboratori per le spese di ristoranti, alberghi e carburanti (per questi già dal 1° luglio 2018 è divenuto obbligatorio il pagamento tracciato); ovvero alle modifiche operative per le tesorerie nella gestione dei pagamenti allo scopo di fruire della riduzione di due anni dei termini di accertamento; ovvero degli uffici acquisti e vendite che dovranno cambiare le procedure per la redazione o l'aggiornamento delle anagrafiche clienti e fornitori.

Scelte operative

Per queste ragioni occorre una visione progettuale d'insieme, affrontando una serie di scelte operative. Innanzitutto quella di affidarsi ad un intermediario esterno ovvero implementare i sistemi gestionali interni. A seguire occorre riesaminare i processi interni di gestione delle operazioni commerciali rinnovando le procedure per rendere automatizzate e più facilmente controllabili. In terzo luogo, sarà necessario scegliere il canale di dialogo con il SdI e verificare l'esistenza e la correttezza in “anagrafica clienti” di tutti gli elementi necessari per recapitare la fattura al cliente (codice ID destinatario ovvero Pec). In quarto luogo, in relazione alla trasmissione del file è necessario decidere se firmare o meno con una firma elettronica qualificata il flusso inviato allo SdI e prevedere un presidio specifico per la gestione delle diverse notifiche che lo stesso SdI invia all'emittente.

Proprio per le notifiche, si deve strutturare una procedura di reazione in caso di scarto della fattura. Ovviamente per ridurre al minimo questo rischio è necessario prevedere, prima della trasmissione, una procedura di verifica degli elementi contenuti nel file Xml rispetto ai codici di controllo richiesti da SdI.