Lo studio cresce in efficienza con l’aiuto del metodo Toyota
Il modello Kaizen si fa strada tra gli operatori. «Si risparmia fino al 30% di tempo per pratica»
La crescente complessità della gestione di pratiche e processi, l’ aumento degli adempimenti a carico degli operatori degli studi professionali, la trasformazione digitalemettono, sempre più, commercialisti, avvocati, consulenti del lavoro sotto pressione, ne penalizzano la produttività. Ed evidenziano la necessità di rinnovare l’ organizzazione del lavoro. Come fare, ad esempio, a liberare risorse umane da attività ripetitive e non retribuite impiegandole invece in servizi ad alto valore (e onorario) aggiunto? O come procedere per introdurre la modalità home working per alcuni dipendenti?
Nel 2015, lo studio Conte & Cervi commercialisti associati di Castel franco Veneto si è affidato alle indicazioni del metodo Kaizen, dal quale nasce los viluppodell’ organizzazione snella e la gestione della qualità totale. Una strategia applicata per prima dalla Toyota, oggi ampiamente utilizzata anche in Italia sul fronte industriale, invece al debutto su quello degli studi professionali .« Agisce –spiega Alessio Vig nato, senior K ai zen trainer del K ai zen ins ti tute Italia-coinvolgendole forze lavoro in un’ analisi della filiera produttiva, portandole a individuare e intervenire sulle aree di disv alo re(“mu da” in giapponese )».
Eliminare ciò che rende inefficace un processo, come l’ eccessiva frammentazione della filiera di lavorazione delle pratiche, può far risparmia resino al 2030% del tempo per singola pratica, calcola Vignato. E non solo :« Una volta riorganizzati i flussi e resi fluidi–aggiunge-èpossibile pianificare altri passaggi co mela delocalizzazione di alcuni dipendenti o la digitalizzazione».
Passato da sei a 24 dipendenti, lo studio Conte& Cervi commercialisti associati aveva problemi di coordinamento delle risorse umane e di comunicazione interna .« Volevamo recuperare valore e che il cliente fosse ancor più al centro del nostro processo lavorativo–spiega Dario Cervi –. Con quanto fatto, siamo entrati in un ciclo evolutivo: abbiamo raggiuntogli obiettivi e ottenutogli strumentiper puntare a nuovi traguardi ». Il che ha significato, tra l’ altro, individuare leo redi lavoro improduttive e, con una riorganizzazione dei compiti, ridurle. «Nel 2018, in sei mesi – precisa Dario Cervi – abbiamo “liberato” 500 ore, su 16 mila totali di lavoro, da dedicare ad attività remunerate oppure non lavorate, con un risparmio per lo studio».
La stessa scelta ha fatto l’Ordine dei dottori commercialisti e degli esperti contabili di Treviso :« Il metodo K ai zen ci ha guidati con un approccio critico e costruttivo. Abbiamo analizzato e riprogrammato il processo–precisa il presidente Davi dM oro –. Creato nuove procedure, semplificato passaggi troppo complessi, eliminato frammentazioni della filiera. Il tutto in un’ottica bottom up».
Non è stata quindi una proposta a scatola chiusa quella del seminario “L’organizzazione snella per rendere più competitivi gli studi professionali” che l’ Ordine di Treviso ha recentemente promosso aOderzo,conl’ associazione dei dottori commercialisti e degli esperticontabili delle Tre Venezie .« Gestire il cambiamento implementando l’empowerment delle persone è un asset strategico per uno studio professionale –conferma il presidente dell’ associazione, Fabio Marchetto -. Il percorso di miglioramento degli individui ha come effetto l’ottimizzazione dei processi, una maggior efficacia nei servizi ai clienti, la semplificazione dei processi, il contenimento dei costi. Nell’insieme una maggior competitività».