La mediazione a distanza dribbla il fermo delle udienze
Già le norme del 2010 consentono di lavorare con modalità telematiche Gli organismi dispongono di sistemi per confrontarsi in videoconferenza
La mediazione delle liti civili e commerciali può proseguire utilizzando le potenzialità della telematica. Questo nonostante la sospensione dei termini decisa dal 9 marzo fino al 15 aprile dal decreto legge «cura Italia» (18/2020) per contenere il contagio da coronavirus.
Il decreto legge - che ha sospeso le udienze e i termini nei processi civili e penali fino al 15 aprile - ha infatti sospeso anche i termini delle procedure di mediazione ma solo nei casi in cui costituisce condizione di procedibilità della domanda giudiziale. Una sospensione finalizzata a tutelare le parti e gli organismi che non possono o che non ritengono di svolgere alcuna attività nel periodo indicato. Resta ferma invece la possibilità di attivare e proseguire le procedure di mediazione d’intesa tra le parti e l’organismo utilizzando gli strumenti di comunicazione “a distanza”.
Le norme sulla mediazione (articolo 3, comma 4, decreto legislativo 28/2010) permettono infatti di svolgere la procedura secondo le modalità telematiche previste dal regolamento di ciascun organismo, che deve essere stato approvato dal ministero della Giustizia. La maggioranza degli organismi di mediazione in Italia sono già attrezzati per operare con sistemi di videoconferenza e quindi possono garantire lo svolgimento dei procedimenti anche in questo periodo di sospensione delle attività processuali e senza costi aggiuntivi.
Sugli aspetti tecnici non esiste una regolamentazione ministeriale a carattere generale, ma in più occasioni il ministero della Giustizia, in sede di approvazione e verifica dei regolamenti degli organismi, ha escluso che possano essere utilizzati i più comuni sistemi di video conferenza (come Skype) e richiesto l’utilizzo di piattaforme integrate ad accesso riservato specificamente progettare per la gestione di processi di comunicazione audio/video e scambio di informazioni in formato elettronico. Una rigidità che forse ora si potrebbe ripensare, dato che lo stesso ministero, con i provvedimenti urgenti contro il contagio, ha individuato Skype for Business e Teams come sistemi da utilizzare per svolgere da remoto le udienze civili.
Allo stato attuale occorre tenere presente per chi intende avviare una mediazione o proseguire nello svolgimento della procedura già avviata che la modalità telematica è attuabile solo se le parti sono concordi e manifestano esplicitamente il loro consenso. Peraltro, è sempre ammessa la mediazione online nei casi in cui una parte partecipi in videoconferenza e l’altra, previo consenso, partecipi fisicamente alla presenza del mediatore nella sede dell’organismo.
Il servizio telematico di mediazione in questo momento appare in grado quindi non solo di rappresentare una modalità integrativa e complementare di fruizione del servizio, consentendo una maggiore flessibilità e rapidità nella gestione della procedura, ma anche di rendere effettiva l’erogazione di un servizio pubblico di giustizia alternativa tutelando anche la salute degli operatori e di tutte le parti coinvolte.
Infatti, la procedura viene resa accessibile dagli organismi di mediazione a chiunque possieda una postazione (computer fisso o notebook) collegata a internet e corredata di webcam, microfono e cuffie/casse audio. In tal modo si permette agli utenti di gestire l’intera procedura di mediazione in videoconferenza, direttamente dalla propria sede o studio o da casa, senza doversi recare fisicamente presso gli uffici dell’organismo consentendo loro (utenti e mediatore) di dialogare (sia in sessioni aperte a entrambe le parti che in sessioni dedicate a ognuna delle parti) in tempo reale a distanza.
All’esito del procedimento di mediazione le parti assistite dai rispettivi avvocati ricevono direttamente in formato elettronico (attraverso il circuito garantito di posta elettronica certificata) una copia del verbale attestante i termini e le condizioni dell’intesa raggiunta, ovvero la dichiarazione di mancato accordo. La sottoscrizione del verbale può avvenire sia con modalità telematica (firma digitale), sia in modalità analogica (firma autografa autenticata).