Solo il 40% ha specialisti nella circolazione interna delle informazioni
Pochi studi professionali investono sul knowledge management, inteso come la raccolta organizzata di informazioni e la loro divulgazione interna, verso dipendenti e collaboratori, ed esterna. Il 42% non ha individuato una figura o un team responsabile, circa il 18% ci sta solo pensando, mentre il 40% è attrezzato, considerando gli studi con un organico superiore a tre persone, perché nei “micro studi” le percentuali scendono ancora. È quanto emerge dall’indagine dell’Osservatorio professioni e innovazione digitale 2020 del Politecnico di Milano, basata su questionari cui hanno risposto 3.307 studi di avvocati, commercialisti, consulenti del lavoro e “multidisciplinari”.
Oltre la metà degli studi legali e multidisciplinari ha un sito web, ma si scende al 43% tra i commercialisti e appena al 37% per i consulenti. Circa la metà del campione dispone di Intranet e archivi organizzati, è variabile la disponibilità di e-learning (dal 33% degli avvocati al 53% dei commercialisti), mentre si scende sotto il 10% quanto a sistemi come Crm e Data warehouse.
A mancare sono indicatori strutturali che valutino la diffusione interna della conoscenza (assente in oltre due terzi del campione) e non c’è l’abitudine di diffondere le informazioni: il 55% dei consulenti e fino al 72% degli avvocati non condividono con l’esterno quanto prodotto in studio. Le lacune a livello di informazione interna sono emerse con maggior evidenza in questi mesi di lockdown, quando la quasi totalità del personale ha lavorato in remoto, senza poter frequentare l’ufficio, i colleghi e non sempre con la possibilità di accedere agli archivi.
Naturalmente la dimensione aziendale conta e chi era già strutturato si è fatto trovare pronto. Uno studio come Chiomenti presidia l’area knowledge management con sei persone di tre team diversi (It, Comunicazione e Affari generali). «Durante i mesi di chiusura, abbiamo da subito instaurato canali di aggiornamento e comunicazione diretti tra il managing partner, i professionisti e tutto il personale. È stato aumentato il livello di trasparenza, a tutti i livelli di competenza, e sono state organizzate sessioni ad hoc, anche con esperti esterni, divisi per gruppi di professionisti e di lavoro, per practice group e per team», testimonia il managing partner Filippo Modulo. Chiomenti ha messo a disposizione di tutto il personale la libera consultazione della rassegna stampa e in un solo mese ha dato vita a 1.600 riunioni virtuali, tra interne ed esterne con i clienti.
Uno studio multidisciplinare come NexumSTP, con oltre 300 collaboratori in Italia, ha adottato misure originali. «Abbiamo previsto sale virtuali autogestite dai collaboratori, senza cioè l'accesso dei partner o dei soci, per consentire la libera condivisione di idee tra colleghi. E abbiamo avviato percorsi formativi via webinar per un knowledge transfer continuo. Tutto ciò sta riscontrando grande favore tra i collaboratori», spiega il presidente di NexumSTP, Paolo Stern.
A onor del vero, però, la sensibilità cresce anche al di fuori dei soliti big. «Molti studi di media dimensione ci stanno chiedendo una consulenza ad hoc per organizzare in maniera standardizzata il flusso informativo», afferma Marianna Valletta, esperta di marketing e titolare dell'omonima agenzia. «Prima, con il contatto fisico, si poteva ovviare all’assenza di un protocollo, ma il Covid ha acceso un interruttore. Una possibile idea di business, un articolo utile per l’attualità o una case history di un cliente, tutto deve passare attraverso i vari livelli aziendali e i vari team di lavoro secondo regole precise e tramite piattaforme informatiche certe. Altrimenti c’è sempre una notevole quantità di informazioni che si perde e non viene valorizzata, mentre potrebbe essere oggetto di approfondimenti interno o materiale utile da diffondere al di fuori».