إعداد الدليل التنظيمي الأول للاختصاصات منذ 20 عاماً في «التربية »
بجاد: وضع آلية مبسطة توضح كيفية توزيع المهام والاختصاصات
كشــف الوكيــل المســاعد للشؤون القانونية في وزارة التربية د.بدر بجاد المطيري عن معالجة اي تداخل أو ازدواجية في الاختصاصات بالوحدات التنظيميــة المختلفــة عبــر إصدار مجلد يعتبر دليلا في توزيع مسؤوليات العمل بين وحدات العمل المختلفة سواء بديوان عام الوزارة أو المناطق التعليميــة وكذلك صلاحيات اتخاذ القرار داخل القطاعات.
وأشــار بجاد في تصريح للصحافيين الــى عدم وجود قوائــم منظمــة لاختصــاص القطاعات والوحدات التنظيمية التابعــة لهــا عدا مــا تضمنه الدليــل الصــادر عــام 1994 والذي لــم يتم تحديثه طوال الفترة الســابقة علــى الرغم مــن تعديل البنــاء التنظيمي للوزارة أكثر من مرة، موضحا ان الهيكل التنظيمي للوزارة تم التعديل عليه أكثر من مرة خلال السنوات السابقة سواء باستحداث قطاعات أو بدمج أو فصل قطاعــات أو وحدات وإلغــاء أخــرى، الأمــر الذي اســتوجب النظر في تحديث الصلاحيــات والاختصاصات وفقا للتحديث الأخير للهيكل التنظيمي والذي صدر به القرار الوزاري رقم 262 /2013 الصادر بتاريخ 22 9// 2013 والذي حصر قطاعــات الــوزارة في ثمانية قطاعات يضاف إليها الوحدات التابعة لوكيل الوزارة.
وأوضح بجاد ان الأسباب التي استدعت إعداد هذا الدليل تكمن فــي التداخل في بعض الاختصاصات بــين الوحدات
تحديث الصلاحيات والاختصاصات وفقاً للهيكل التنظيمي الجديد وتلافي الازدواج في العمل
مما استوجب تحديدها بصورة مبســطة وواضحة ليتســنى لكل قطاع الوقوف على المهام المنوطة به وبالوحدات التابعة لــه اضافة الــى محاولة تردد البعض في اتخاذ القرار لعدم توافر ســند يتم الرجوع إليه بسهولة، الأمر الذي يؤثر سلبا علــى مصلحة العمــل، كذلك إصدار بعض الجهات قرارات بشكل مخالف للوائح والنظم باعتقاد أنهــا من اختصاصها مما يعرض الوزارة لخصومة قضائية بدون مبرر الى جانب صعوبــة تحديد المســؤولية أحيانا عن المخالفات وشيوعها بين أكثــر من جهة ممــا يقيد تطبيــق أحــكام المســاءلة التأديبية.
وأضــاف بجــاد ان تحديد الصلاحيــات والاختصاصات وتوزيعها بين وحدات العمل بقطاعات الوزارة بشكل واضح يكفل تكامل الأدوار وتحقيق التناســق فيمــا بينها لتلافي الازدواج في العمل بين الرؤساء والمرؤوســين دون تداخل في الاختصاصات أو تنازع على السلطات.
واشــار بجاد إلــى أن هذا الإصدار جاء امتدادا لما سبق من بناء الهياكل التنظيمية وتحديد الاختصاصات الوظيفية ومن منطلق المسار الحالي للوزارة نحو التطوير والتحديث، كما أن إعداد قوائم تحديد المسؤوليات التي يتم من خلالها ربط تقسيم الأعمال مع الهيكل التنظيمي وإدخــال التعديــلات اللازمة على السلطات والاختصاصات التنظيمية لشاغلي الوظائف الإشرافية بمستوياتها ونطاق إشرافها جاء من واقع بطاقات الوصف الوظيفي المعتمدة.
وأردف قائــلا: هــذا الدليل يهدف الى وضع آلية مبسطة توضــح كيفية توزيــع المهام والاختصاصــات والتحديــد الواضح للاختصاصات والمهام ونطاق الاشــراف لكل وظيفة بما يحقق التناسق بين مختلف الأعمال التنظيمية للقطاعات، والتنسيق بين الموظفين بشكل يضمــن تحقيــق أقصــى قدر ممكــن من الكفاية في تحقيق الأهداف حيث يحتاج الوزير والوكيل وغيرهما من القياديين والمديرين الــى توزيع العمل بينهم وبين مرؤوسيهم بشكل يبين علاقاتهم ببعض ويحدد السلطات والمسؤوليات والمهام لــكل منهم علــى النحو الذي يمكــن كل منهم من أداء عمله بأعلى قدر من الكفاية حيث لا يســتطيع أي من هؤلاء ادارة جميع القطاعــات والوحدات بمفرده.
وذكــر بجــاد ان عناصــر الدليل تتضمن البناء التنظيمي للوزارة )وزير ـ وكيل وزارة ـ وكلاء مساعدون ـ ادارات عامة ـ ادارات(.
والاختصاصات التي تناط بالقطاعــات والوحدات داخل البناء التنظيمي للوزارة بشكل عال والمستويات الوظيفية التي تمارس الاختصاص وتحديد الاختصاصات والمســؤوليات والمهام لكل مســتوى وظيفي وفوائد العمل بالدليل اضافة الــى تحديــد العلاقــات بــين الموظفــين بحيث يعــرف كل منهم مكانه وعلاقته برؤسائه ومرؤوسيه وتعريف الموظفين بحــدود الاختصاصــات التي سيقومون بأدائها والاستفادة من مزايا التخصص وتقسيم العمــل وتلافــي الازدواج والتداخــل فــي العمــل أثناء القيام بالاختصاصات والمهام والمســاعدة على انجاز العمل من خلال اعطاء السلطة اللازمة للموظفين للقيام بمهام أعمالهم وتحقيــق الاســتغلال الامثل للكوادر البشرية والموارد المالية الى جانب تحقيق الانسجام بين الموظفين بحيث تسير العلاقات الوظيفية بأقل قدر من الاحتكاك وسوء الفهم بين الموظفين والذي يمكن أن يحدث بسبب تنازع الاختصاصات وتحقيق الرقابة الادارية الفعالة من خلال تحديد المســؤولية وتحقيق التكامل والتنســيق بين كافة الجهود الجماعية للقطاعات.
وأوضــح بجــاد ان الدليل يتضمن ســتة مبادئ يستند إليها وتتمثل في مبدأ ضرورة التنظيم وذلك عندما يزداد عدد الموظفين الذين يقومون بعمل معين عن شخص واحد فيجب ان يتم توزيع الاختصاصات والمهــام بينهــم بحيــث يقوم كل منهــم بأداء عمل محدد مع تفويض من السلطة المختصة له للقيام بهذه الاختصاصات وثانيا مبدأ تحديد الأهداف، ذلك انه يساعد على تنمية الخطط وتركيــز الجهــود وتوجيــه الاعمــال والمهــام والجهــود الجماعية نحو تحقيق الغايات المنشودة للمرفق العام وثالثا مبدأ التخصص وتقسيم العمل كون تقسيم العمل عبارة عن تخصيص اجزاء مختلفة من عمل معين بين عدد من موظفي الــوزارة فبــدلا مــن أن يقوم موظف واحد بأداء مهام الوظيفة كاملة فان عــددا من الموظفين ينجــزون اجزاء مختلفة منها بحيث يتخصص كل موظف في انجاز اختصاص معين ورابعا مبــدأ التــدرج وهــو أن تمتد سلسلة الاختصاصات بشكل منظم ومترابط بين المستويات الوظيفية المختلفة بشكل هرمي من القمة الى القاعدة وأن يكون لكل مســتوى وظيفــي مهامه واختصاصاته التي لا تتعارض مع المستويات الأخرى وخامسا مبدأ تفويــض الاختصاصات ومن هذا المبدأ يجب أن تكون السلطة المفوضة لكل مستوى وظيفي كافيــة لضمان قدرته على تحقيق النتائج المرجوة وسادسا مبدأ المسؤولية ومن منطلق هذا المبدأ لا يمكن لأي رئيس أن يتهرب من مسؤوليته ففي حال حــدوث أخطاء فان الرئيــس يكون مســؤولا في حدود الاختصاصات المناطة به.
وبــين بجاد فوائــد تحديد الاختصاصــات فــي ضبــط إجراءات العمل داخل قطاعات ووحــدات الــوزارة المختلفة وتوحيد الإجــراءات الخاصة بالعمل وتعريف كافة الموظفين بالمهام والاختصاص وتحديد الصلاحيــات والمســؤوليات للرؤساء والمرؤوسين وتوزيع المهام ووضوحها.
وشدد بجاد على ان القوائم التي تم اعدادها في هذا الدليل تشكل خريطة واضحة وشاملة للمستويات الوظيفية المختلفة بما فيها التقسيمات التنظيمية والوحدات التي تقوم بالأعمال والاختصاصــات والأنشــطة التــي تتطلبها أهداف الوزارة وخطــوات الســلطة ومواقع اتخاذ القرار.