CONSEJOS PARA AGILIZAR REUNIONES.

Haz que tus juntas sean más eficientes, para ello, deben estar bien planeadas y tomar poco tiempo

La mejor forma de comunicación, especialmente entre colegas y jefes, sigue siendo cara-a-cara, aunque vivirmos en la era digital y tenemos al alcance de nuestros dedos toda la tecnología.

Primero, debes enfocar la situación de una manera distinta: éstas no son una pérdida de tiempo, ya que toman de 10 a 20 minutos, como máximo.

Recomendaciones:

» 1. ¿Quién convoca? Los expertos en organización recomiendan que sea el supervisor de área, mánager o gerente quien envíe la notificación por correo electrónico. Ésta, por supuesto debe incluir día, hora y lugar.

» 2. Puntos a tratar. Es la conocida “agenda”, y es justamente aquí donde podrás hacerte oír. Esto no solo te da la oportunidad de plantear los temas y situaciones más apremiantes; también implica una responsabilidad de asumirlos, aportar soluciones creativas y, así, destacar.

» 3. Programación. Aunque te parezca aburrido, este tipo de reuniones laborales deben integrarse a la rutina; por eso, lo más recomendado es que se realicen una vez a la semana; o cada quince días. De esta forma, se podrá hacer seguimiento a todos los pendientes, medir avances y no esperar a que estalle una problemática.

» 4. Feedback. Para que las personas se sientan a gusto, y no solo como empleados “de 8 a 5”, es ideal reservar un par de minutos para compartir buenas noticias. Por ejemplo, un compromiso, futura maternidad o algún logro deportivo o académico de alguien del equipo.

DE 10 A 20 MINUTOS, COMO MÁXIMO, DEBEN DURAR LAS REUNIONES; NO SON OBLIGATORIAS, SINO UNA PRÁCTICA QUE TODOS EN LA OFICINA PUEDEN SEGUIR EN BENEFICIO DE LOS OBJETIVOS GRUPALES