La hoja de ruta crítica: los archivos en México

Cuando se habla de archivos, lo primero que viene a colación es una frase hilvanada en el imaginario popular: “montón de papeles empolvados y desbalagados”; probablemente porque la mayoría de los mexicanos —aunque no es generalizable—, estamos acostumbrados a la raigambre social del desorden como prueba del orden. Otros también pensarán que se trata de menesteres del pasado y de “gente anticuada, antisocial o rara que se esconde”; sin embargo, en forma paulatina la gestión documental en México se encuentra in crescendo.

Un ejemplo sucinto pero mayúsculo es el Sistema Nacional de Archivos

así como el Sistema Nacional de Transparencia, y la importancia clave que se le otorga al nuevo y reforzado papel de los archivos en la vida y memoria histórica de la sociedad mexicana.

Se puede ejemplificar, asimismo, el Sistema Institucional de Archivos

(SIA) por parte del Archivo General de la Nación (AGN), como resultado de la expedición de las leyes federales de Transparencia y Acceso a la Información Pública Gubernamental (2002), de Archivos (2012) y sus reglamentos correspondientes (2003 y 2014) hacia las dependencias y entidades de la Administración Pública Federal que, sin lugar a dudas, han sido un meritorio esfuerzo por sentar las bases y andamiaje institucional en aras del fortalecimiento del esquema de coordinación en materia de archivos.

No obstante, el panorama nacional, incluso a partir de la puesta en marcha de la Ley General de Transparencia y Acceso a la Información Pública (2015) y la próxima aprobación de la Ley General de Archivos, está todavía endeble ante procesos que puedan mejorar la situación coyuntural en la cual está inmersa la cultura archivística, como base del acceso a la información y la transparencia en nuestro país.

Por ende, urge el establecimiento de una Ley General de Archivos que procure la homogeneización de los procesos, para que cada sujeto obligado adopte, conforme a sus necesidades presupuestales y criterios específicos, el modelo del SIA, a fin de estandarizar procedimientos y, sobre todo, para que las estructuras orgánicas y funcionales de cada unidad administrativa puedan replicar mejores prácticas dentro de las instituciones.

Empero, más allá de esta comprensión sistémica, lo fundamental se centra en las áreas de coordinación de archivos, que deben ir intercaladas en sus funciones en virtud de la unificación de los procesos de control de la documentación. Es decir, que exista integración, articulación y complementación al interior de las instituciones públicas; esto con el objeto de permitir una óptima comprensión de la estructuración orgánica del SIA, para garantizar las fases cíclicas y vitales de la documentación activa: desde el Área de Coordinación de Archivos, a través de la Unidad central de correspondencia y Archivo de Trámite, hasta llegar, finalmente, al imprescindible Archivo Histórico como mecanismo fundamental de preservación de la memoria histórica, aunado al acceso a la información y a la cultura en nuestro país.

Así pues, el argumento central por el cual pasa la implementación del Sistema Institucional de Archivos (SIA) en las instituciones y dependencias públicas, es la réplica de una adaptación sistémica que pueda evolucionar conforme a las necesidades inherentes de cada institución y que resista a los cambios propios de las administraciones. En el sentido que, los objetivos de organización y funcionamiento del SIA deben alinearse a la generación continua de una verdadera administración de documentos a lo largo de su ciclo institucional.

De esta manera, a partir de las nuevas implicaciones en materia de archivos, por ejemplo, para dar cumplimiento a la publicación de información en el Sistema de Portales de Obligaciones de Transparencia de la Plataforma Nacional de Transparencia, también se posibilita en prospectiva la digitalización íntegra de los documentos que componen el acervo documental y de expedientes.

Con la próxima expedición de la Ley General de Archivos se apuntala un horizonte prometedor para la planeación de archivos más modernos y adaptados a las nuevas tecnologías de la información, comunicación y el conocimiento. Ante todo, bajo la óptica de cumplir con el irrestricto derecho humano de acceso a la información y construir la memoria histórica-cultural de México.

*El autor es comisionado del Instituto Nacional de Transparencia, Acceso a la Información y Protección de Datos Personales (INAI) y realiza esta columna en coautoría con la Mtra. Indira Isabel García Pérez, comisionada del Instituto de Transparencia, Acceso a la Información Pública y Protección de Datos del Estado de Colima (INFOCOL).

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