El viejo problema del manejo de reuniones

Hace muchos años, cuando empezaba mi vida profesional, recuerdo a un ejecutivo de una importante empresa trasnacional, que mientras me entrevistaba aprovechó para quejarse de la cantidad de reuniones a las que asistía todos los días.

“Me la paso en reuniones, a mi oficina sólo vengo a dejar la carpeta de la reunión que acaba de terminar para recoger la carpeta de la que va a empezar”.

No nos gusta tener reuniones, pero a veces no hay alternativa; finalmente muchas decisiones buenas son producto de una oportuna discusión. Todos sabemos que dos cabezas piensan más que una y un equipo que sabe trabajar es capaz de pensar, y lograr maravillas.

Analícelo un momento, ¿a poco no ha habido algún momento de su vida en el que se sintió muy a gusto porque estaba en un equipo que trabajaba bien, que tenía reuniones muy eficaces, que sabía tomar buenas decisiones y tenía la voluntad para implementarlas?

Lo malo es que muchas veces nos damos cuenta que el equipo era extraordinario cuando ya no formamos parte de él, pero bueno, siempre podemos (proactivamente) tratar de formar un equipo ganador y uno de los requisitos esenciales para lograrlo es el manejo adecuado de las reuniones.

A continuación proponemos una lista de observaciones cuyo objeto es lograr reuniones verdaderamente eficaces.

Orden del día. Los norteamericanos le llaman agenda, hay que elaborarla y repartirla en tres y siete días antes de la reunión. Se debe poner lo más importante al principio y siempre es bueno avisar a los que participarán en la reunión (por adelantado) qué es lo que se espera obtener para que se preparen leyendo sobre el tema, estudiando, además de, por supuesto, solicitar la confirmación de asistencia.

¿Qué tan formal? Dependiendo de la formalidad de la reunión, considerar la posibilidad de asignar a alguien para que tome notas o elabore un resumen de la reunión especificando temas a tratar, acuerdos a los que se llegaron, responsable o responsables de cada uno y fecha en que se tendrán que presentar los resultados esperados. Esta misma persona puede hacerse cargo del manejo del tiempo.

Puntualidad exigente. Comience a tiempo. Revise la orden del día y pregúntese si se necesita hacer cambios. Dependiendo del “calibre” y del tamaño del grupo, de lo bien o mal que trabajan en equipo, de los temas a discutir y de otros factores, probablemente haya que establecer reglas de conducta. Por ejemplo, breves y concisos, limitar a dos o tres minutos la participación de cada persona, todos en la sala deben ser escuchados (y participar… todos) y quizá habría que restringir el uso de celulares, nada más desmotivante que hablar ante seis personas checando sus whatsapps. Finalmente tan importante como empezar puntual, lo es terminar a tiempo.

Orden (en la orden del día) y enfocados en los temas. Hay que seguir minuciosamente, con detalle, escrupulosidad y esmero la orden del día y permanecer enfocados en cada tema. Se debe fomentar la participación y el debate de todos, pero aparte de las discusiones “abiertas” ya programadas, permitir que sólo una persona hable a la vez.

Llegar a conclusiones. Se deben obtener conclusiones claras y, si no se logra llegar por consenso, habrá que votar en los temas de discusión siempre y cuando sea apropiado. Es importante considerar que hay decisiones de mucho “calado” que requerirán más que una mayoría simple en la votación (quizá dos tercios, o tres cuartos de los votos…).

“Diversidad en el consejo, unidad en el mando”. Esta cita es del gran emperador persa Ciro II el Grande, quien decía que podría haber una gran diversidad de opiniones en el consejo (que, de hecho, muchos autores aconsejan que así sea) para debatir los temas a fondo pero a la hora de tomar una decisión todos —incluyendo especialmente a quienes en un principio no estaban de acuerdo con ella— deberán apoyarla con toda su capacidad, con todas sus fuerzas, si esto no se da, las reuniones no están funcionando adecuadamente y el equipo no resultará eficaz.

Cierre de la reunión, siguientes pasos. Esboce las siguientes acciones que debe tomar el grupo, por ejemplo: cosas qué hacer, fecha, hora y lugar de la próxima reunión, entre otras. Proporcione una breve recapitulación y repase las tareas asignadas.

Y poco tiempo después…seguimiento. Poco después de la reunión, distribuya las notas de acuerdos (o actas, en su caso) organizadas en un formato similar a la reunión del día. Incluya los puntos principales de discusión y las conclusiones alcanzadas, y muy importante, solicite comentarios, preguntas, correcciones y aclaraciones.

Opine usted: cruiz@ipade.mx

*Profesor del Área de Política de Empresa en el Instituto Panamericano de Alta Dirección de Empresa y Director de programas In-company de la misma institución.