Lo que nunca debes hacer al organizar un evento empresarial

En este espacio le he dado cuenta ocasional de mi actividad como conferencista. Cada año, atiendo un número significativo de eventos empresariales y asociativos de todo tipo. Los más comunes tienen como objetivo atraer clientes y prospectos, otros reunir y enriquecer con información a su membresía y unos más premiar o incentivar colaboradores directos o indirectos.

Si bien tales eventos disponen de presupuestos y tamaños muy diferentes, en todos encuentro como denominador común un hecho negativo y otro positivo.

¿El negativo? Todos tienden a sobrecargar su programa con una suma interminable de actividades que no sólo hace terriblemente retador mantener una concentración saludable y la agenda en tiempo.

No pierdo la capacidad de asombro como en eventos de empresas y organizaciones sofisticadas, me encuentro un día sí y otro también con programas de sol a sol que suelen tener las siguientes características: • Falta de previsión de tiempos para las presentaciones de los conferencistas o para los avisos parroquiales que la gran mayoría de los eventos suelen requerir a lo largo de su desarrollo. • Pocos recesos entre conferencias y presentaciones, a veces ingenuamente planeados de 10 minutos, que acaban siendo de 25 ó 30 reales, ya que sólo entrar y salir de la sala le toma a sus participantes el tiempo “programado”. • Bloques entre recesos que suman múltiples intervenciones (sean estas conferencias, presentaciones corporativas o sesiones informativas) que “empacan” contenidos, uno tras otro, sin ofrecer descanso o un refresh a la mente del participante. • Falta de tiempos para privilegiar la interacción del expositor con la audiencia, sea a través de preguntas y respuestas en vivo bien organizadas o, mejor aún, a través de herramientas digitales de interacción adecuadamente moderadas. • La ausencia de dinámicas de relacionamiento y socialización que permitan a los participantes conocer gente nueva. • Un real desequilibrio entre los tiempos de conferencias, los tiempos para alimentos, los tiempos para la Expo (cuando hay) y los tiempos para el entretenimiento (cuando se contempla), incluyendo traslados cuando el programa así los requiere.

Hace unos años, en el World Meetings Forum, le escuché decir a Martha Sheridan de la organización global Destination Marketing Association International (DMAI): “Don´t over program, give people time”. En una traducción contextualizada: “No satures el programa. Dale a la gente tiempo (para estar)”.

Y usted me podrá decir que cuando se reúne a un grupo de personas de diversas latitudes o con agendas complicadas, se busca “sacarle jugo a la reunión”. El minuto de evento cuesta y no suele ser poco dinero. Pero también es válido afirmar que el minuto de evento con gente dispersa, con retrasos desordenadores, con cansancio acumulado entre los participantes o con abandonos silenciosos suele ser igual o más caro si se considera el costo de oportunidad.

La tentación de saturar agendas existe y existirá en todo evento, pero se debe procurar el adecuado balance de los tiempos, de los intereses y de las actividades.

¿Y cuál es el denominador común positivo? Que todos los organizadores desean tratar lo mejor posible a sus respectivos participantes, procurando agendas interesantes para sus convocados, aderezadas con visitas y entretenimiento cuando se puede.

Y es que afortunadamente, cada vez más se entiende bien que en la era de la información digital, la gente no va a los eventos por datos o conocimiento. Va para decir estuve en, escuché a, interactué con o conocí a tal. En síntesis, va por la experiencia y por el disfrute de la presencia.

*Empresario y conferencista internacional

Twitter: @mcandianigalaz