Ha­cia don­de van las reunio­nes

inst:all magazine mexico - - Contenido - POR SER­GIO GAI­TÁN SE­RRANO

Las jun­tas o reunio­nes no so­lo for­man par­te de la vi­da la­bo­ral ac­tual, sino que re­pre­sen­tan po­si­ble­men­te la ac­ti­vi­dad prin­ci­pal de la vi­da mo­der­na. Pla­nea­ción en equi­po, crea­ción de pro­duc­tos, aná­li­sis y re­vi­sión de pro­yec­tos, pre­sen­ta­ción de ideas, son so­lo al­gu­nas de las ac­ti­vi­da­des rea­li­za­das en reunio­nes, cu­yo impacto en la vi­da mo­der­na es di­fí­cil de ima­gi­nar.

Los cam­bios que han su­fri­do las reunio­nes en la vi­da mo­der­na son muy im­por­tan­tes. En su di­ver­si­dad, for­ma, for­ma­li­dad, tiem­po, dis­po­ni­bi­li­dad. La in­dus­tria au­dio­vi­sual pro­fe­sio­nal ha aco­pla­do cier­tos con­cep­tos y ofer­tas pa­ra aco­plar­se a es­tos cam­bios, de allí pro­vie­nen con­cep­tos/so­lu­cio­nes co­mo Hudd­le Rooms, Co­la­bo­ra­ción, Re­ser­va­ción de es­pa­cios, etc.

Sin em­bar­go, aun­que co­mo in­dus­tria he­mos si­do ca­pa­ces de es­tar al pen­dien­te de es­tos cam­bios pa­ra con­ver­tir­los en ofer­ta de pro­duc­tos, ser­vi­cios y so­lu­cio­nes, no siem­pre he­mos si­do ca­pa­ces de po­der ver la fo­to com­ple­ta en lo que res­pec­ta a la evo­lu­ción de es­ta ac­ti­vi­dad hu­ma­na, pa­ra po­der ma­xi­mi­zar las opor­tu­ni­da­des de ne­go­cio e in­fluir de una me­jor ma­ne­ra en el pro­ce­so de ase­so­ría a los clien­tes.

IACC, una em­pre­sa es­pe­cia­li­za­da en el aná­li­sis de re­cur­sos de re­cin­tos pa­ra even­tos pa­ra su es­tan­da­ri­za­ción y ofer­ta de even­tos pa­ra reunio­nes de ex­ce­len­cia, reali­zó un es­tu­dio con or­ga­ni­za­do­res de even­tos y reunio­nes en la re­gión, ana­li­zan­do las reunio­nes ac­tua­les y fu­tu­ros en di­ver­sos fac­to­res, in­clu­yen­do la tecnología, de nom­bre IACC Mee­ting Room of the Fu­tu­re™- La­tin Ame­ri­ca.

Di­cho es­tu­dio con un en­fo­que orien­ta­do a reunio­nes en even­tos, aun­que con una gran vi­gen­cia pa­ra cual­quier otro ti­po de reunio­nes, ana­li­za los ob­je­ti­vos de las reunio­nes y có­mo han va­ria­do con el tiem­po, có­mo la crea­ción de ex­pe­rien­cias re­pre­sen­ta una prio­ri­dad al rea­li­zar la pla­nea­ción de los mis­mos, los ele­men­tos fí­si­cos idea­les pa­ra es­pa­cios de reunio­nes y su fle­xi­bi­li­dad, ali­men­tos y las ne­ce­si­da­des de tecnología.

Den­tro de los pun­tos re­le­van­tes en lo que a tecnología se re­fie­re, hay va­rios que va­le la pe­na des­ta­car:

In­ter­net: En lo que res­pec­ta a re­cin­tos pa­ra even­tos, el in­ter­net se con­vier­te en un pun­to fun­da­men­tal. Con­tar con co­nec­ti­vi­dad con­fia­ble y con an­cho de ban­da am­plio, cre­ce en re­le­van­cia co­mo fac­tor de­ci­si­vo pa­ra la se­lec­ción del lu­gar, ya que es­to per­mi­te a los asis­ten­tes el con­ti­nuar “co­nec­ta­dos” con sus ac­ti­vi­da­des co­ti­dia­nas, y ase­gu­rar la ope­ra­bi­li­dad de otras so­lu­cio­nes o ac­ti­vi­da­des

He­rra­mien­tas de co­la­bo­ra­ción: Las so­lu­cio­nes que se en­fo­can en la co­mu­ni­ca­ción, e in­ter­ac­ción o que per­mi­ten me­jo­rar­la si bien ya son par­te im­por­tan­te de nues­tra ofer­ta ac­tual, el es­tu­dio plan­tea que du­ran­te los pró­xi­mos cin­co años co­bra­rán una mu­cho ma­yor im­por­tan­cia, lo que nos per­mi­te no­tar que el mer­ca­do es­tá más abier­to a no­tar los be­ne­fi­cios de di­chas so­lu­cio­nes, in­cre­men­tan­do la adop­ción de las mis­mas.

In­ter­ac­tuar y com­pro­me­ter: La tecnología es per­ci­bi­da ca­da vez más co­mo un fa­ci­li­ta­dor de la crea­ción de ex­pe­rien­cias. Es ca­da vez más so­li­ci­ta­da en los es­pa­cios, es­pe­cial­men­te aque­lla que per­mi­te ge­ne­rar una ma­yor in­ter­ac­ción o com­pro­mi­so por par­te de los asis­ten­tes da­dos los be­ne­fi­cios que traen en tér­mi­nos de me­jo­ra de co­mu­ni­ca­ción e in­te­gra­ción en las reunio­nes. Ese “fac­tor wow” es ca­da vez más bus­ca­do ya que fa­vo­re­ce a la edu­ca­ción y a la par­ti­ci­pa­ción. Sin em­bar­go, es im­por­tan­te re­cor­dar que la tecnología por sí mis­ma no lo­gra el impacto desea­do si el con­te­ni­do no si­gue la mis­ma es­tra­te­gia.

Si bien aún te­ne­mos el re­to de edu­car/ ase­so­rar al clien­te en lo que res­pec­ta a la tecnología, la con­cien­cia que el mer­ca­do tie­ne so­bre la mis­ma si­gue in­cre­men­tan­do: Pre­fe­ren­cia por dis­plays de emi­sión de luz so­bre vi­deo­pro­yec­cion an­te el gus­to de usar am­bien­tes con me­jor ilu­mi­na­ción natural o in­clu­so uso ma­yor de ex­te­rio­res en la bús­que­da de ge­ne­ra­ción de am­bien­tes más re­la­ja­dos pa­ra reunio­nes y una ma­yor con­cien­cia so­bre lo­grar una vi­si­bi­li­dad sin obs­tácu­los de las pan­ta­llas pa­ra los asis­ten­tes son te­mas que co­mien­zan a preo­cu­par más a los or­ga­ni­za­do­res de reunio­nes ( y pa­ra los cua­les, pue­des usar los es­tán­da­res DISCAS y PISCR de AVI­XA pa­ra ayu­dar a re­sol­ver­lo).

El res­to de los ele­men­tos que con­for­man una reunión tam­bién es­tán cambiando. Ma­yor fle­xi­bi­li­dad, ilu­mi­na­ción y adap­ta­bi­li­dad son bus­ca­dos en el es­pa­cio y el mo­bi­lia­rio. El tiem­po y du­ra­ción de las reunio­nes tam­bién es un fac­tor cam­bian­te, don­de la pre­fe­ren­cia por más reunio­nes cor­tas so­bre reunio­nes más lar­gas es no­to­ria, lo que in­cre­men­ta la ne­ce­si­dad de op­ti­mi­zar tiem­pos, fa­ci­li­tar uso y dis­po­ni­bi­li­dad.

En­ten­der es­tos cam­bios y ac­tuar de ma­ne­ra más proac­ti­va a ellos, in­clu­yen­do aque­llos que no son tecnología, es una de las ac­ti­vi­da­des que po­de­mos rea­li­zar pa­ra real­men­te traer va­lor a la re­la­ción con nues­tros clien­tes. Es gra­to que un clien­te nos lla­me pa­ra acla­rar du­das so­bre otros ti­pos de tecnología, sin em­bar­go, que tal se­ría si nos lla­ma­ran pa­ra que brin­de­mos nues­tra opinión so­bre su pro­ce­so de aten­ción a clien­tes y so­bre có­mo po­de­mos ayu­dar a me­jo­rar­lo?

Es­to no sig­ni­fi­ca que te­ne­mos que de­jar de ser una in­dus­tria de ti­po téc­ni­ca, sino que de­be­mos acos­tum­brar­nos a que esa par­te téc­ni­ca no que­de por en­ci­ma de las ne­ce­si­da­des y ex­pec­ta­ti­vas ac­tua­les so­bre el sis­te­ma más gran­de don­de el au­dio y vi­deo pro­fe­sio­nal par­ti­ci­pan.

¡Has­ta pron­to! Es­crí­be­me a sgai­tan@avi­xa.org

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