Consejos para agilizar reuniones

Haz que tus juntas sean más eficientes, para ello deben estar bien planeadas, y tomar poco tiempo.

La mejor forma de comunicación, especialmente entre colegas y jefes, sigue siendo cara a cara, aunque vivimos en la era digital y tenemos al alcance de nuestros dedos toda la tecnología.

Primero, debes enfocar la situación de una manera distinta: éstas no son una pérdida de tiempo, ya que toman de 10 a 20 minutos como máximo.

Recomendaciones:

» 1. ¿Quién convoca? Los expertos en organización recomiendan que sea el supervisor de área, mánager o gerente quien envíe la notificación por correo electrónico. Ésta, por supuesto, debe incluir día, hora y lugar.

» 2. Puntos a tratar. Es la conocida “agenda”,

y es justamente aquí donde podrás hacerte oír. Esto no solo te da la oportunidad de plantear los temas y situaciones más apremiantes; también implica una responsabilidad de asumirlos, aportar soluciones creativas, y así destacar.

» 3. Programación. Aunque te parezca aburrido, este tipo de reuniones laborales deben integrarse a la rutina; por eso lo más recomendado es que se realicen una vez a la semana o cada quince días. De esta forma, se

podrá hacer seguimiento a todos los pendientes, medir avances, y no esperar a que estalle una problemática.

» 4. Feedback. Para que las personas se sientan a gusto, y no sólo como empleados “de 8 a 5”, es ideal reservar un par de minutos para compartir buenas noticias. Por ejemplo, un compromiso, futura maternidad o algún logro deportivo o académico de alguien del equipo.

DE 10 A 20 MINUTOS COMO MÁXIMO DEBEN DURAR LAS REUNIONES; NO SON OBLIGATORIAS, SINO UNA PRÁCTICA QUE TODOS EN LA OFICINA PUEDEN SEGUIR EN BENEFICIO DE LOS OBJETIVOS GRUPALES.