Outlook-onthullingen
Met weinig moeite efficiënter mailen
In veel bedrijven ontkom je niet aan Outlook – of je nou een hekel aan de mailclient hebt, het programma juist fantastisch vindt of gewoon ziet als praktisch hulpmiddel. De vele configuratiemogelijkheden maken het dagelijkse werk in elk geval makkelijker.
Hoe langer je met Outlook werkt, des te meer je de eigenaardigheden van het programma leert kennen. Meestal neem je dat gewoon voor lief, maar sommigen zullen zich er continu aan blijven irriteren. Toch wordt er zelden naar oplossingen gezocht. Met enkele automatismen en functies wordt het dagelijkse werk echter een stuk fijner. Zelfs geroutineerde Outlook-gebruikers zijn lang niet altijd op de hoogte van de ingebouwde features. In dit artikel bespreken we er enkele, waarmee je met name alledaagse taken aanzienlijk sneller kunt afhandelen. We werkten hier met Outlook 2016 voor Windows.
Orde houden
De meeste Outlook-gebruikers hebben enigszins controle over hun Postvak IN, maar juist niet over de map Verzonden items. Velen vinden het misschien niet fijn dat mails zich daarin ophopen, maar er wordt ook geen tijd - of moeite – besteed aan regelmatig opschonen. Om dit probleem meteen met wortel en tak uit te roeien, kun je uitgaande e-mails het best al voor verzending in de juiste map opslaan. Normaal gesproken kun je je mails in drie categorieën indelen. De eerste betreffen e-mails die je niet nog een keer hoeft te lezen, denk aan berichten met teksten als 'Dank je' of 'Tot straks!' Daarnaast zijn er mails die je wilt bewaren totdat je er antwoord op hebt gehad: bij e-mails die vanaf een mobiel apparaat worden beantwoord, wordt de oorspronkelijke e-mail vaak niet toegevoegd. Het is dus zaak die te bewaren om de thread compleet te houden.
De derde categorie uitgaande emails is pas echt belangrijk: antwoorden
op verzoeken, afspraakbevestigingen, offertes of concepten van contracten. Je wilt dit soort e-mails direct in de bijbehorende projectmap hebben. Om ervoor te zorgen dat elke uitgaande e-mail op het moment van typen al aan de goede categorie wordt toegewezen, moet je enkele trucjes hanteren. Als je een e-mail in een apart venster hebt geopend, zie je op het tabblad Opties de knop 'Verzonden item opslaan in'. Je kunt daar de juiste map selecteren of – voor onbelangrijke e-mails – klikken op 'Niet opslaan'. Het is handig om die knop toe te voegen aan Snelle toegang (klik hiervoor met de rechtermuisknop op de balk met pictogrammen). De toegevoegde knop staat dan in de werkbalk Snelle toegang boven de menu's, zodat je hem altijd bij de hand hebt. Als je met name geïnteresseerd bent in de functie 'Niet opslaan', kun je ook alleen die toevoegen. De optie verschijnt dan bovenaan met een selectievakje ervoor. Zet je daarin een vinkje, dan worden mails bij verzending niet opgeslagen – en anders dus wel.
Als je voor genoemde instellingen een paar minuten de tijd neemt, belanden in de map met verzonden items voortaan alleen nog de e-mails die je hooguit tijdelijk wilt bewaren. De echt belangrijke staan dan meteen op de juiste plek en de onbelangrijkere belanden alleen bij de ontvangers.
Beter corrigeren
Bij typefouten als 'goededag' springt de functie AutoCorrectie meteen in de bres. Dat gaat zo snel dat je het meestal niet eens ziet. Hetzelfde geldt voor woorden of combinaties waarvan velen vaak niet precies weten hoe ze moeten worden geschreven, bijvoorbeeld ouderwetse formuleringen als ten alle tijde (correct is: te allen tijde) of bij leenwoorden uit het Engels die in het Nederlands veelal aan elkaar worden geschreven (humanresourcemanager). Het wordt lastiger als Outlook zaken gaat corrigeren die je juist wilt laten staan. Wil je bijvoorbeeld regelmatig de website van Hobo Tools onder de aandacht brengen en schijf je de url als 'hte.nl', dan maakt Outlook daarvan standaard het.nl. In plaats van steeds de autocorrectie te gaan corrigeren – hetgeen je snel zat zult zijn – kun je de functie met enkele klikken iets bijleren. Een ongewenste correctie is het makkelijkst te verwijderen op het moment dat die optreedt. Als je met de muis naar het automatisch gecorrigeerde woord gaat, verschijnt eronder een blauw golvend lijntje, waarmee je de AutoCorrectie-opties kunt openen. Selecteer in het dropdown-menu de optie 'Niet meer automatisch corrigeren (…)' en het item wordt uit de lijst met automatische correcties verwijderd.
Je kunt AutoCorrectie ook perfect gebruiken om bijvoorbeeld namen of vaktermen met speciale tekens meteen goed te schrijven als je toetsenbord daarvoor geen handige mogelijkheden biedt. Zo zou je voor een e-mail aan meneer Illiç de c met cedille via het menu met speciale tekens moeten invoegen – of je moet toevallig weten dat dit teken met de toetscombinatie Alt+135 wordt gemaakt. Voeg je de naam toe aan de lijst met autocorrecties, dan gaat het voortaan aanzienlijk sneller. Kopieer hiervoor de naam en doorloop het menu 'Bestand / Opties / E-mail / Spelling en AutoCorrectie / AutoCorrectie-opties'. In het gedeelte 'Tekst vervangen tijdens typen' voeg je de gewenste combinatie toe: Illic en Illiç. AutoCorrectie kan meer vervangen dan alleen aparte woorden of namen. Je kunt ook combinaties invoeren die je vaker gebruikt, bijvoorbeeld 'mvg' voor 'Met vriendelijke groet'.
Outlook: schrijf!
Een meer universele methode om vaak gebruikte tekst automatisch in te voegen is met behulp van AutoTekst of een Bouwsteen. Hieronder kun je letterlijk alles opslaan wat je herhaaldelijk nodig hebt. De enige voorwaarde is dat je het moet kunnen selecteren. Het kunnen dus langere tekstpassages betreffen maar ook een logo. Ten opzichte van AutoCorrectie heb je hier veel meer overzicht over de afkortingen.
Om een nieuwe AutoTekst te maken, selecteer je het gewenste tekstgedeelte en druk je op Alt+F3. Bij de opties kun je instellen of Outlook deze selectie normaal moet invoegen of altijd in een nieuwe alinea of pagina. Daarnaast kun je voor nog meer overzicht aan de tekst een categorie toewijzen. Belangrijk is daarbij dat je een sprekende naam van minstens vier tekens gebruikt. Alleen onder die voor-
waarde wordt de autotekst namelijk als QuickTip bij de cursor weergegeven op het moment dat je het vierde teken intypt. Met Enter wordt de tekst vervolgens ingevoegd. Ook kun je de eerste drie letters tikken en de bouwsteen met F3 activeren. Daarmee wordt voorkomen dat de alinea meerdere keren in de tekst wordt ingevoerd, omdat je per ongeluk vaker op Enter drukt. Onder het menu 'Invoegen / Snelonderdelen / AutoTekst' vind je een overzicht van je gemaakte autoteksten. Je kunt die overigens niet bewerken. Wil je de inhoud naderhand aanpassen, dan moet je die in de e-mail invoegen, bewerken en – zoals boven beschreven – een nieuwe autotekst maken of de oude overschrijven.
Outlook-quickie
Als je bepaalde handelingen vaker in een vaste volgorde moet uitvoeren, is het de moeite om de reeks als Snelle stap (QuickStep) te definiëren. Denk daarbij aan een situatie waarbij je regelmatig een verslag per e-mail krijgt toegestuurd en dat aan het projectteam wilt doorsturen, categoriseren en in een bepaalde map wilt opslaan. Als je hiervoor een QuickStep aanmaakt, is dat voortaan met twee klikken voor elkaar.
Klik onder het menu 'Start / Snelle stappen' op 'Nieuwe maken'. Deze optie biedt het meest overzichtelijke venster om een snelle stap te configureren. Voor een beter onderscheid kun je links naast de naam ook voor een ander pictogram kiezen; standaard staat hier een bliksemschicht. Zoals je linksonder in de afbeelding ziet, hebben we gekozen voor de naam 'Verslag@Team' en als eerste actie 'Doorsturen' geselecteerd. Via de opties (blauwe link) kun je een standaard-begeleidende tekst en ontvangers (in CC of BCC) toevoegen. Met nog een extra actie kun je het bericht categoriseren. Om daar met duidelijke termen te kunnen werken, bijvoorbeeld 'afgehandeld', kun je de standaardcategorieën van Outlook hernoemen via 'Alle categorieën / Naam wijzigen'. Met een andere actie stel je de gewenste doelmap in. Je kunt in totaal negen QuickSteps van een sneltoets voorzien.
Het is de moeite waard om je een beetje te verdiepen in de manier waarop je deze mini-macro's configureert. Houd het per snelle stap bij maximaal drie of vier handelingen. Daarmee behoud je het overzicht. Meestal gaat het om scenario's waarbij je iets automatisch wilt doorsturen of een standaardantwoord wilt verzenden. In tegenstelling tot gedefinieerde regels om bijvoorbeeld binnenkomende e-mails automatisch te sorteren moet je QuickSteps altijd handmatig activeren. Zodra je een nieuwe e-mail ontvangt, kun je die selecteren en de Snelle stap aanklikken. Pas dan wordt die uitgevoerd. Bij de opties kun je aan de hand van selectievakjes instellen of een nieuwe e-mail meteen in je postvak UIT moet belanden of dat je de mail eerst nog een keer wilt controleren, aanvullen en dan pas wilt verzenden.
Je kunt met een Snelle stap overigens ook een nieuwe afspraak of vergaderverzoek aanmaken. Dat is bijvoorbeeld handig als je af en toe dezelfde groep mensen voor eenzelfde meeting wilt uitnodigen.
Sjablonen
Verstuur je herhaaldelijk dezelfde e-mails, dan zijn de Outlook-sjablonen handig. In
de praktijk pakken velen vaak een oude e-mail als basis of worden e-mails als concept bewaard. Met sjablonen bespaar je uiteindelijk nog de meeste tijd.
Een sjabloon kan alle informatie bevatten waaruit een e-mail is opgebouwd: ontvanger, onderwerp, prioriteit, bijlagen en eventueel het antwoordadres. Daarmee biedt het de meeste opties van alle besproken methoden in dit artikel. Een voorbeeld van het gebruik van een sjabloon is in grote bedrijven voor de afhandeling van aanvragen van leveranciers. Potentiële leveranciers die ongevraagd een e-mail sturen krijgen een vriendelijk antwoord terug in de vorm van: "Geachte heer/mevrouw xy, Hartelijk dank voor uw interesse in (…) In de bijlage vindt u onze vragenlijst en een samenvatting van …". Het kan je erg veel tijd besparen als je van deze e-mail een sjabloon maakt – zeker als je bedenkt dat je dan ook meteen de bijlagen kunt toevoegen.
In principe sla je sjablonen op dezelfde manier op als in andere programma's: 'Bestand / Opslaan als' met daarbij het sjabloon als bestandstype. Outlook bewaart sjablonen standaard diep in het systeem, in de lokale map Templates. Het is niet fijn om ze van daaruit telkens te moeten openen; als het druk is negeer je ze al snel. Gelukkig kun je ze ook opslaan in een map naar keuze en van daaruit makkelijk openen met een dubbelklik.
Het is het handigst om sjablonen op een netwerkschijf te bewaren waar (indien nodig) de hele afdeling bij kan, bij voorkeur in een map met een naam als '1_Outlook-sjablonen'. Voor nog meer structuur kun je eigen afkortingen verzinnen; 'UMS' kan dan bijvoorbeeld staan voor 'Uitgaande Mailsjabloon'. Daarachter volgt de omschrijving van de inhoud. Als de sjablonen alleen voor eigen gebruik zijn, kun je ze op een interim-locatie opslaan en van daaruit naar je concepten kopiëren. Gebruik je OneNote, dan kun je daar een pagina voor e-mailsjablonen aanmaken en ze daar naartoe kopiëren. Erg handig is dat je direct ernaast kunt typen waar het over gaat en wanneer je het sjabloon nodig hebt.
Wijs me de weg
In menig bedrijf gebeurt het regelmatig dat het antwoord op een e-mail ook bij andere collega's terecht moet komen, omdat ze ook van de inhoud op de hoogte gebracht moeten worden. Zelfs als je in de e-mail uitdrukkelijk met hoofd- of vetgedrukte letters of een markering aangeeft dat het antwoord ook naar iemand anders moet, komt het daar in de praktijk zelden aan. Elke verzonden mail bevat natuurlijk al een antwoordadres waarin normaal gesproken de afzender staat. Om dat veld aan te passen, moet je in het geopende venster van de e-mail klikken op de knop 'Antwoorden richten aan', rechts in het lint. Er verschijnt dan een dialoogvenster waarin de juiste regel meteen is geselecteerd. Het eigen adres wordt als bezorgadres aangegeven. Daarnaast kun je nog een ander adres kiezen of een extra adres toevoegen.
De functie werkt zoals je verwacht: bij beantwoorden verschijnen de ingevoerde adressen bij de ontvanger(s). Normaal gesproken moet je dat voor elke e-mail handmatig doen. Als je een bericht vaker nodig hebt, kun je de antwoordadressen in een sjabloon integreren: sjablonen in het .oft-formaat bevatten die gegevens namelijk ook. Dat alleen al is een goed argument om ermee te gaan werken.
(mvdm)