Documenten gezamenlijk bewerken in MS O ice
Als meerdere gebruikers samen aan documenten of werkbladen moeten werken, maken ze vaak gebruik van Google Documenten. Maar dat kan ook, en zelfs beter, met Microsoft Office.
Normaliter kunnen bestanden uit programma’s zoals Microsoft Office niet door meerdere personen tegelijk bewerkt worden. Vergrendelingsmechanismen in het besturingssysteem of het programma zorgen ervoor dat slechts één persoon tegelijk mag schrijven en dat andere gebruikers het bestand alleen kunnen openen om het te lezen.
Google biedt al sinds 2006 een gratis officepakket dat in de browser draait, aanvankelijk onder de naam Google Docs & Spreadsheets, daarna Google Apps en nu samen met de cloudopslagdienst onder de noemer Google Drive. Je kunt daar in Google Drive opgeslagen tekstbestanden, presentaties en tabellen met meerdere gebruikers tegelijkertijd mee bewerken via een browser. Het enige dat je daarvoor nodig hebt is een Google-account.
Microsoft kwam pas wat later met online-versies van Word, Excel en PowerPoint. Daarmee kan precies hetzelfde als met Google Docs – met het verschil dat de betreffende bestanden opgeslagen moeten zijn in een Microsoft-clouddienst (OneDrive Personal of Home, OneDrive voor Bedrijven of SharePoint Online). In plaats van een Google-account heb je een (betaald dan wel gratis) Microsoft-account nodig. Het voordeel van de Microsoft-oplossing is dat je behalve de web-apps daarnaast ook de volledige versie van de software kunt gebruiken die op je pc is geïnstalleerd. Bovendien is de compatibiliteit met Office-bestanden beter.
Het feit dat het te bewerken bestand zich noodzakelijkerwijs bij een van de hierboven genoemde clouddiensten moet bevinden, heeft vooral technische redenen: alleen de Microsoft-servers ondersteunen het onderliggende protocol ( MSFSHTTP).
Dat werkt met lokaal opgeslagen en sterk gefragmenteerde cacheexemplaren van de eigenlijke Office-bestanden. De gewijzigde fragmenten worden gesynchroniseerd met de cloudserver, die ze van alle deelnemers verzamelt en weer in elkaar zet. Dat protocol wordt momenteel alleen ondersteund door Microsoftservers. Daarom kunnen lokale en netwerkbestandssystemen en cloudoplossingen van andere leveranciers (zoals Dropbox, Google Drive en Nextcloud) niet worden gebruikt.
DOCUMENTEN DELEN
Om andere gebruikers uit te nodigen om mee te werken aan een document, moet je het eerst delen. Dat kan op verschillende manieren: op de OneDrive-website, vanuit de browserversie van een Office-programma, via Windows Verkenner of vanuit een lokaal geïnstalleerd Office-programma.
Op de OneDrive-website selecteer je het bestand en klik je op Delen op de menubalk of in het snelmenu. Voer in het volgende dialoogvenster het e-mailadres in van de collega of relatie die je wilt uitnodigen. Het maakt daarbij wel uit of de uitgenodigde persoon al dan niet een Microsoft-account of Office365-abonnement heeft op dat e-mailadres. Als dat het geval is, wordt hij of zij in de toekomst als een geïdentificeerd individu beschouwd en kun je hem ook specifieke rechten verlenen of die weer intrekken. Alle andere geadresseerden worden als anoniem beschouwd, maar kunnen toch deelnemen. Als je op Verzenden klikt, ontvangt de geadresseerde een bericht via de eigen mailservice van Microsoft. Dat kan een paar minuten duren. Je kunt ook op ‘Kopieer link’ klikken. Je krijgt dan een uitnodigings-koppeling om naar het klembord te kopiëren. Die kun je zelf naar de ontvanger sturen op welke manier dan ook, bijvoorbeeld via een chatprogramma.
Als je het te delen bestand al in de browserversie van een Office-programma hebt geopend, klik je op Delen in de rechterbovenhoek om het betreffende dialoogvenster te openen.
Je kunt het ook zonder browser doen. In Windows Verkenner navigeer je daarvoor naar de lokale synchronisatiemap van OneDrive en klik je met de rechtermuisknop op het bestand. Kies in het contextmenu de opdracht Delen, die je ook herkent aan de blauwe OneDrive-wolk. Er wordt een dialoogvenster geopend met dezelfde opties als in de webbrowser.
Als het bestand in een lokaal geïnstalleerde Word, PowerPoint of Excel is geopend, klik je rechtsboven in het lint op Delen. Als het bestand nog niet op OneDrive staat, verschijnt er eerst een venster voor het delen waarin je het kunt uploaden naar de online cloudopslag die is verbonden met het Office-programma. Heeft het bestand nog niet de nieuwste bestandsindeling, dan wordt die automatisch bijgewerkt. Je krijgt echter geen optie om de doelmap te selecteren. Als je niet wilt dat het bestand in de cloud-map Documents terechtkomt, moet je het bestand handmatig in de juiste map zetten (bijvoorbeeld met ‘Opslaan als’) en daarna pas delen.
In de betreffende dialoogvensters voor het delen kun je ook aangeven voor welke (groep) personen de koppeling werkt en eventueel de optie ‘Bewerken toestaan’ deactiveren, zodat ze alleen-lezen toegang krijgen. Als je het bestand deelt via de OneDrive-webinterface of Windows Verkenner, kun je ook een verloopdatum voor de koppeling opgeven en een wachtwoord instellen voor de toegang. Wil je voor bepaalde personen opties kunnen aanpassen, kies dan in plaats van ‘Iedereen met de koppeling’ de optie ‘Specifieke personen’.
De ontvanger hoeft alleen maar op de ontvangen koppeling te klikken of die te kopiëren naar de adresregel van de browser om het document te openen in de online versie van Word (of Excel of PowerPoint). Het kan zijn dat hij daarna nog op ‘Bewerken in browser’ in de werkbalk boven moet klikken om wijzigingen aan te kunnen brengen.
OOK VOOR HET ECHTE OFFICE
Als je een lokaal geïnstalleerd Office-pakket hebt, hoef je geen genoegen te nemen met de functioneel beperkte browserversies, maar kun je werken met een volwaardig Office-programma. Dat kan niet alleen met een Office 365-abonnement, maar ook (met wat kleine beperkingen) met een gekochte licentie voor Office 2016 of 2019. Als je die bezit, moet je een omweg maken wanneer je een document opent dat door iemand anders gedeeld wordt. Eerst moet je het document openen in de browserversie van het bijbehorende Office-programma door gebruik te maken van de URL die je gekregen hebt. Als je bent ingelogd met je Microsoft-account – dat is een belangrijk punt – kun je het bestand vervolgens openen in het lokale Office-programma. Klik daarvoor op de knop ‘Openen in Desktop App’.
Alleen Office 365-abonnees blijft dat omslachtige proces bespaard, maar enkel als het delen gebeurt via hun Microsoft-account en niet met een anonieme URL. De ontvangen URL in het e-mailbericht kan dan volledig genegeerd worden. In plaats daarvan is het gedeelde bestand direct beschikbaar in het lokale Office-programma via ‘Bestand / Openen’ in de sectie ‘Gedeeld met mij’. Mocht dat niet het geval zijn, dan blijft de omweg via URL en webbrowser beschikbaar. Het maakt overigens niet uit welke methode en welke Office-versie de individuele gebruikers gebruiken om aan het bestand te werken. Gemengde bewerking met Web Apps, Office 2016, 2019 en Office 365 is in principe mogelijk, al bieden ze natuurlijk niet allemaal dezelfde mogelijkheden. Het kan bijvoorbeeld gebeuren dat een gebruiker met een tablet en een lokale versie van PowerPoint een handschrifttekening invoegt op een dia van een presentatie. Een andere gebruiker kan die in PowerPoint Online wel zien, maar niet bewerken. In de web-app ontbreken nu eenmaal de tekenfuncties.
CONTROLE, COMMUNICATIE, COMMENTAAR
Als er op dit moment meerdere gebruikers aan een bestand werken, zijn hun namen of afkortingen in de rechterbovenhoek van alle Office-programma's te zien. Nieuwkomers worden ook gemeld met een pop-upbericht. Werknemers die niet zijn ingelogd bij hun lokale Office of Office Online met een Microsoft-account worden vermeld als ‘Gastbijdrager’.
Elke deelnemer kan vrij navigeren binnen het werkblad, de presentatie of het tekstbestand en overal inhoud invoeren of wijzigen. Iedereen kan bijna in realtime volgen waar en wat anderen aan het doen zijn. In Excel worden de cellen die momenteel worden bewerkt bijvoorbeeld in verschillende kleuren gekaderd en de browserversie voegt daar de initialen aan toe van de betreffende editor. Anonieme gasten worden gemarkeerd met een G. In Word kun je de positie waar iemand anders op dat moment werkt, herkennen aan een extra gekleurde cursor in de vorm van een vlag. De volledige naam van de betreffende editor wordt daar getoond als je de muisaanwijzer erop laat rusten. Iets vergelijkbaar zie je in PowerPoint, dat objecten die momenteel worden bewerkt markeert met een gekleurd kader. De naam van de editor zit verborgen achter een persoonspictogram bij de rechterbovenhoek van het kader.
Het is niet erg praktisch om iedereen voortdurend in de gaten te houden om te weten wat de individuele medewerkers precies veranderen of gedaan hebben in het bestand. In alle Office-programma’s kun je gebruikmaken van de commentaarfunctie. Daarmee kan iedereen veranderingen zelf documenteren of die van anderen bekijken. Aangezien je ook kunt reageren op opmerkingen, kunnen er hele gesprekken ontstaan. Dat is overigens geen speciale functie voor samenwerken via de cloud. Je kunt dat ook gebruiken als je bestanden met verschillende mensen achtereenvolgens
bewerkt op de gebruikelijke manier en ze lokaal of in het netwerk opslaat. Vooral in Word kan de functie ‘Wijzigingen bijhouden’ erg handig zijn. Die vind je op het tabblad Controleren van het lint. Die functie is ook beschikbaar in de browserversie van Word.
Als je op een gegeven moment niet meer weet wie wat en wanneer heeft veranderd, en terug wilt naar een vorige versie, kan de versiebeheerfunctie helpen. Die is helaas alleen beschikbaar voor abonnees van Office 365. Klik op de bestandsnaam in de titel van het venster om een dialoogvenster te openen. Klik daarin op de link voor de versiegeschiedenis. Die opent een lijst met de laatste versies aan de rechterkant en biedt de mogelijkheid die in een apart venster te openen.
OPSLAAN, OPSLAAN, OPSLAAN
Hoe snel de wijzigingen van anderen op je eigen scherm verschijnen, hangt af van een aantal factoren, zoals het platform, de netwerkverbinding en de huidige performance van de Microsoft-servers. Meestal duurt het niet meer dan een paar seconden voordat alle deelnemers de actuele versie zien, en vaak worden de wijzigingen bijna in realtime doorgevoerd. De wijzigingen van een gebruiker worden echter pas bijgewerkt als die gebruiker het document daarna opslaat, bijvoorbeeld met de toetsencombinatie Ctrl+S. Dat is niet nodig voor gebruikers van web-apps – de browser-apps slaan elke wijziging automatisch meteen op. In de lokaal geïnstalleerde Office-programma’s zie je een knop met het label ‘Automatisch opslaan’ in de linkerbovenhoek, als je tenminste een Office 365-abonnement hebt. Daarmee kun je dezelfde automatische functie activeren als in de web-apps. Je hoeft er dan niet meer zelf op te letten dat je het document moet opslaan. Meer over die functie voor het automatisch opslaan, die ook werkt met documenten die je niet met anderen deelt, lees je in [1].
Office-installaties die niet zijn gekoppeld aan een Office 365-abonnement bieden die mogelijkheid niet. Je vindt daarin wel een zeer vergelijkbare functie, althans voor bestanden die samen worden bewerkt. Als je een dergelijke versie gebruikt, klik je op het pictogram Delen in de rechterbovenhoek, waarna rechts het Delen-venster wordt geopend. Zorg ervoor dat de optie ‘Wijzigingen automatisch delen ‘ is ingesteld op Altijd. Die doet in wezen hetzelfde als de functie ‘Automatisch opslaan’: elke keer dat je een wijziging in het document aanbrengt, wordt het automatisch opgeslagen en daarmee gesynchroniseerd met de andere gebruikers.
DELEN AANPASSEN OF BEËINDIGEN
De eigenaar van een document kan op elk moment beslissen om het niet te delen of de rechten te wijzigen van ‘bewerken’ naar ‘alleen-lezen’. De procedure verschilt ietwat per Office-versie. Klik in de Web Apps op de knop Delen in de rechterbovenhoek. De bekende dialoog voor het delen van informatie wordt geopend. Klik naast ‘Koppeling verzenden’ op de drie puntjes en kies ‘Toegang beheren’ om bestaande deelkoppelingen te bewerken.
Klik onder ‘Koppelingen die toegang geven’ op de drie puntjes naast de koppeling die je wilt aanpassen. Je kunt dan in de lijst met personen die zijn opgegeven mensen verwijderen of toevoegen. Je kunt ook de instellingen voor de koppeling wijzigen, bijvoorbeeld van ‘Kan bewerken’ naar ‘Kan weergeven’. Bevestig de aanpassingen door op het pijltje voor terug te klikken (bovenin) en daarna op de knop Opslaan.
In de meer recente lokale Office Apps werkt het op dezelfde manier. Klik op Delen in de rechterbovenhoek en klik in het volgende dialoogvenster op de drie puntjes voor het menu met daarin ‘Toegang beheren’. Bij oudere versies kreeg je meteen een lijst van gebruikers met toegangsrechten. Daarin kon je met de rechtermuisknop op de gewenste naam klikken om de rechten te kiezen.
In alle gevallen wordt het intrekken van de toegang of een wijziging van het bewerkingsrecht pas actief nadat de betreffende persoon het bestand heeft afgesloten. Normaliter kun je niet voorkomen dat ze van tevoren nog even een kopie van het document maken met behulp van ‘Opslaan als’. Bij OneDrive Business kan dat eventueel wel, als het document is gedeeld en ‘Bewerken toestaan’ uitgeschakeld is. Klik op het type deelkoppeling, bijvoorbeeld ‘Iedereen met de koppeling kan bewerken’ en deactiveer de optie ‘Bewerken toestaan’. Kies vervolgens ‘Downloaden blokkeren’ en bevestig dit met Toepassen. Die wijziging geldt voor iedereen.
Alles bij elkaar genomen is Microsoft Office een meer dan gelijkwaardig alternatief voor Google Drive als meerdere gebruikers hetzelfde bestand tegelijkertijd willen bewerken. In beide gevallen moet je je wel bewust zijn van het feit dat de gegevens buitenshuis worden opgeslagen bij de clouddienst van de aanbieder. Voor vertrouwelijke (bedrijf)gegevens kan dat een probleem zijn. Helaas bestaat er nog geen gelijkwaardige oplossing voor een intranet of lokale opslagmedia.
Literatuur
[1] Stefan Wischner en Noud van Kruysbergen, Better save than sorry, Automatisch opslaan en back-upfuncties bij Microsoft Office, c’t 6/2019, p.104