Økt personvern og tapt hukommelse i Norge?
Ny personvernforordning skaper bekymring for store bøter i norske virksomheter, og Arkivverket mottar flere henvendelser i uken fra offentlige og private instanser som vurderer å slette hele eller deler av sine arkiver.
Nå er det nødvendig med en fot i bakken for å hindre at viktige deler av nasjonens hukommelse går tapt.
Bekymrer Arkivverket
Hele Europa innfører nytt personvernregelverk (GDPR) som nå ser ut til å tre i kraft i løpet av sommeren. Frykten for høye gebyrer fra Datatilsynet er noe av bakgrunnen for virksomhetenes hastverk med å slette personopplysninger. Med i badevannet følger fort hele arkiver som viser sider av norsk samfunnsutvikling.
Dette bekymrer Arkivverket. Vi oppfordrer nå oljeselskaper, fagforeninger, kulturinstitusjoner, offentlige etater og andre med arkiver som kan inneholde viktig samfunnsdokumentasjon, om å kontakte Arkivverket eller en annen arkivinstitusjon for å sikre at bevaringsverdige arkiver blir bevart.
Det nye regelverket inneholder egne viktige bestemmelser om bevaring for arkivformål i allmenhetens interesse.
Sikre bevaringsverdige arkiver
Private aktører, inkludert offentlig eide aksjeselskaper og stiftelser, har ingen plikt til å ta vare på arkivene sine i henhold til arkivloven. De har da heller ikke den samme rettslig forankrede adgangen til bevaring av dokumentasjon til arkivformål som offentlige organer har.
Arkivverkets adgang til å pålegge slike aktører å avlevere arkiv til Arkivverket eller andre bevaringsinstitusjon er kraftig begrenset.
Men dersom det dreier seg om arkiver som etter en faglig vurdering fra Arkivverkets side anbefales avlevert, kan det inngås en formell avtale mellom Arkivverket og arkiveier om dette. På den måten kan disse bevaringsverdige arkivene sikres, også i henhold til bestemmelser i GDPR.
Arkivering for ettertiden
Formålet med å ta vare på arkiver er å sikre at dokumentasjon som har betydelig kulturell eller forskningsmessig verdi eller som inneholder rettslig eller viktig forvaltningsmessig informasjon, blir tilgjengelig for samfunnet.
Når vi her sier «tilgjengelig», betyr det ikke at alt skal vaere fritt tilgjengelig. Regelverk for personvern, taushetsplikt og annet lovverk begrenser tilgangen til personopplysninger i inntil 100 år.
Arkivverkets oppgave er å sikre samfunnets behov for å bevare, gjøre tilgjengelig og formidle arkiv. Et viktig mål er å fremme helhetlig samfunnsdokumentasjon. Sletting av arkiver gir risiko for at dokumentasjon som kan hjelpe ettertiden til å forstå og laere av fortiden, går tapt.
Arkiver som dokumenterer arbeidsforholdene for de ansatte i oljevirksomheten er bare ett av mange eksempler på private arkiver som bør ha verdi for ettertiden. Heldigvis har en rekke private aktører allerede stor forståelse for verdien av å bevare arkiver både for seg selv og for ettertiden.
Det krever kompetanse, og det er en kostnad knyttet til å bevare og bruke arkiver på riktig måte.
Stortinget har gitt Arkivverket oppgaven med å etablere Norsk helsearkiv. Dette blir et unikt arkiv for medisinsk forskning med streng kontroll på hvem som får bruke de ulike opplysningene. Arkivet vil inneholde informasjon som stammer fra både private og offentlige aktører innenfor helsesektoren.
Dette er et godt eksempel på at det er mulig å regulere behandling til arkivformål i allmennhetens interesse for materiale fra privat og offentlig sektor basert på hvilke oppgaver de utfører, ikke hvorvidt de er en offentlig eller en privat aktør.
Arkivverket håper at oppmerksomheten rundt GDPR også vil føre til økt interesse for hvordan vi kan sikre gode føringer for hvilke arkiver fra private aktører som vil ha verdi for ettertiden og hvordan slike arkiv bør bevares og gjøres tilgjengelige.
Arkivene gjenspeiler vårt levde liv – både på godt og vondt – og er nødvendige for vårt demokrati, for den enkeltes rettigheter, for kunnskap om fortiden og for en god, helhetlig samfunnsdokumentasjon.