Daglige møter truer effektiviteten til norske bedrifter
Det er ikke nok at sjefen går fornøyd fra møtet dersom alle andre føler de har kastet bort tiden sin.
Stadig flere norske bedrifter innfører daglige møter for å jobbe smartere. Slike møter kalles ofte for morgenmøter, statusmøter, tavlemøter eller «stand-up»-møter. De skal vaere kjappe, helst under et kvarter, derfor står man som regel oppreist hele møtet.
Etter åtte års forskning og observasjon av mange hundre slike møter advarer jeg mot å kaste seg på trenden. Møtet kan bli et tidssluk og det kan også virke demotiverende på de ansatte dersom det i praksis blir et rapporteringsmøte til lederen. Før var prosjekter ofte plandrevet og delt opp i lange faser. Det var tungt å endre krav og retning underveis i prosjektet. Med digitaliseringens inntog har bedrifter nå mulighet for kontinuerlig utvikling, laering og endring av planer, ofte innført under begrepet smidig utvikling. Smidig utvikling har gitt oss nye måter å jobbe på der det er mulig å omprioritere slik at bedriften kan levere det som gir høyest verdi for kunden. Det mest populaere ved smidige prosjekter er daglige møter. I disse møtene skal alle til stede svare på hva de gjorde dagen før, hva de skal gjøre samme dag, og hva som er hindringer for fremgang.
Tydelige ulemper
Hensikten med å ha daglige møter er god. Møtene skal sikre at ansatte, som ofte jobber i team, kommuniserer nok og koordinerer arbeid og avhengigheter på en effektiv måte. Det er viktig at teammedlemmer vet hva de andre i teamet jobber på og at de kan hjelpe hverandre med å overvinne hindringer. Etter å ha forsket på daglige møter gjennom spørreundersøkelser, hundre intervjuer og enda flere observasjoner ser jeg tydelige ulemper norske bedrifter må vaere klar over før de velger å innføre daglige møter. Mange avholder daglige møter om morgenen. Ulempen er at arbeidsdagen da ofte vil brytes opp. Ansatte som har arbeidsoppgaver der man må konsentrere seg over en viss tid, slik for eksempel programmerere ofte må, vil vanligvis vente til etter at morgenmøtet er avholdt før de begynner på de krevende arbeidsoppgavene. Dette fordi det tar omkring 15 minutter å komme inn i arbeidet igjen etter å ha vaert i et møte. Og selv om norske bedrifter ofte har kjernetid, så kan det oppleves som stressende å måtte rekke et møte klokken 9 hver eneste dag. Om man velger å innføre daglige møter er det derfor lurt å legge møtet til rett før lunsj slik at dere kan gå til lunsj sammen når møtet er ferdig. Dette vil øke teamfølelsen og møtet vil ikke vaere en egen avbrytelse. En annen fallgruve er at møtet dreier seg for mye om rapportering og alle må greie ut om hva de har gjort siden sist. Slike rapporteringsmøter er elsket av lederne, da de på en rask og effektiv måte blir oppdatert på hva sine ansatte gjør. De andre synes ikke dette er saerlig givende eller motiverende. Slik rapportering skaper en negativ holdning til team-møter. Mye tid kastes bort fordi mange ikke følger med. Enten fordi de er opptatt med å planlegge hva de selv skal si når det blir deres tur eller fordi de ikke er interessert i informasjonen, fordi de føler at den ikke angår dem.
Alle burde snakke like mye
Noen er glade i å utbrodere aktivitetene sine, og det er ikke nødvendigvis slik at den som prater mest faktisk har gjort mest. En annen fallgruve er at lederen, som oftest ubevisst, kan gi mer oppmerksomhet til noen sentrale personer. Dette er demotiverende for de andre. Ifølge en ny studie fra Google, er det en suksessfaktor at alle i teamet over tid snakker cirka like mye. Team som innfører daglige møter antar ofte at det vil bli mindre av andre møter siden smidig faglitteratur påstår at dette vil skje. Foreløpig er det ingen forskning som støtter dette. For mange møter reduserer effektiviteten til de ansatte. Derfor må team aktivt avgjøre hvilke andre møter som kan kuttes når de innfører daglige møter. Å møtes så ofte som daglig kan også vaere litt for hyppig for noen team. Det er ingen tvil om at kommunikasjon og informasjonsdeling er viktig. Ansatte ønsker å føle seg involvert. Det er mye positivt med daglige møter. Det som oppleves som nyttig i møtene er å diskutere problemer og finne løsninger med teammedlemmene sine. Det å ha en økt forståelse for hva de andre jobber med, at man får koordinert arbeidsoppgaver og tatt raske beslutninger sammen skaper gode team. At man får avdekket avhengigheter og problemer tidlig sparer bedriften for høye kostnader. Men trenger møtene egentlig vaere stående? Ja, forskningen vår viser tydelig at sittende møter varer lenger enn de møtene der alle står oppreist uten å gi mer verdi. Diskusjonene eller beslutningene blir ikke bedre i daglige møter selv om man setter seg ned og bruker lang tid.
Noen er glade i å utbrodere aktivitetene sine, og det er ikke nødvendigvis slik at den som prater mest faktisk har gjort mest
Alle burde engasjeres
Så prøv gjerne ut korte, stående møter. Men fokuser på at alle skal vaere engasjerte i diskusjoner om hvordan hjelpe hverandre til å nå felles mål. Da kan man ikke vaere for mange, og i hvert fall ikke mer enn 12 deltagere. Dersom de til stede ikke er direkte avhengig av den informasjonen som deles, kan mye av informasjonsdelingen bli oppfattet som irrelevant. Dette kan lett skje dersom man er for mange i møtet. En av de jeg intervjuet sa: «Jeg tror ikke folk lytter til hva som blir sagt på stand-up møtet. Alle vil bare bli ferdig med runden så fort som mulig så de kan komme seg tilbake til arbeidet». I de daglige møtene gir det mest verdi om hver enkelt forteller hva de skal gjøre fremover og deler potensielle hindringer for fremdrift.
Deltagerne bør ikke bruke tid i møtet på å fortelle hva de har gjort siden sist. Mange bedrifter har begynt å bruke chatteverktøy for team (for eksempel Slack), som egner seg godt for å kommunisere raske statusoppdateringer om hva som er gjort. Å se hverandres status og hva som er ferdigstilt kan også gjøres ved hjelp av elektroniske tavler. De daglige møtene kan fort bli en vane, noe teamet bare gjør fordi de er smidige. Hvis teamet ditt ønsker å innføre daglige møter må dere hele tiden eksperimentere med utførelsen slik at møtene faktisk gjør bedriften mer effektiv. Det er viktig å finne det minst forstyrrende tidspunktet og den beste kommunikasjonsformen. Det må legges til rette for åpenhet, problemdiskusjon og mulighet for rask beslutningstaking. Selv om det kan virke opplagt: det er ikke nok at lederne og deres viktigste støttespillere er fornøyde med møtet dersom de andre føler de har kastet bort tiden sin. Møtet bør oppleves som verdifullt for alle som tar tid ut av arbeidsdagen sin for å møte opp.