Omstridt milliardsystem ble ikke testet før det ble kjøpt
Da Helse Midt-norge valgte leverandør av nytt pasientjournalsystem til nærmere fire milliarder kroner, ble et forslag om å teste aktuelle løsninger på forhånd lagt bort. Det ville hatt liten verdi, mener Helse Midt-norge i dag.
Mange har trolig opplevd det: At man bruker et datasystem der det er vanskelig å finne frem i menyer og ulike valg. At det av og til kommer opp feilmeldinger som virker umulige å forstå.
Dette har vært en del av hverdagen for mange leger og sykepleiere på landets fjerde største sykehus de siste fem månedene. Årsaken er den nye journalløsningen Helseplattformen. Den ble tatt i bruk på St. Olavs i november.
Systemet koster nærmere fire milliarder kroner. Det skal gi kommuner og sykehus i MidtNorge felles utveksling av pasientopplysninger.
Innføringen har vært preget av kaos, misnøye, store mengder feil, bekymringsmeldinger og enorme ekstrakostnader. Helsetilsynet har slått fast at systemet er en fare for pasientenes sikkerhet.
Klikk, klikk, klikk, klikk. En gjennomgående del av kritikken er at løsningen er tungvint og vanskelig å bruke. Det gjør at helsepersonell får mindre tid til pasientene.
Helseplattformen beskriver det selv slik i et styredokument:
Å skrive ut smertestillende krever for eksempel 36 museklikk, ifølge lege Nils Ivar Leerand. Helsetilsynet beskriver at det tar fire ganger så lang tid som før å sende ut brev. Brukermanualen for å skrive ut en prøveetikett er på ni sider.
Da 16.000 elektroniske brev ble borte i systemet, skyldte ledelsen i Helseplattformen først på brukerfeil. Så ble det lagt frem bilder av skjermbildet der man gjør valg for brev og meldinger.
Da Helse Midt-norge skulle innføre nytt journalsystem, valgte de en strategi der de skulle kjøpe inn ett stort system fremfor å bygge noe ut stegvis. Dette ble vurdert å ha «svært høy risiko».
❝ Danskene gjorde det, og deres konklusjon var at dette var meget nyttig input til vurderingen av tilbudene i anbudsprosessen Dag Svanæs, professor ved Institutt for datateknologi og informatikk på NTNU
Valget falt på en løsning fra den amerikanske teknologigiganten Epic. De fikk kontrakten i 2019.
Da var det godt dokumentert at innføring av Epics løsninger hadde vært preget av store problemer i Danmark og Finland.
På dette tidspunktet brukte de fleste norske sykehus det norske journalsystemet Dips. Men selskapet fikk ikke bli med i konkurransen om å levere Helseplattformen. Det oppfylte ikke Helse Midt-norges krav til økonomi.
Epics løsninger har i mange år vært beryktet for å være lite brukervennlige. Problemstillingen ble blant annet belyst i en musikkvideo fra 2015. Den er sett over én million ganger.
– Kokte bort i kålen. Likevel ble Epic aldri testet før det ble valgt, ifølge Dag Svanæs. Han er professor ved Institutt for datateknologi og informatikk på NTNU.
– Jeg var involvert i arbeidet med utgangspunkt i arbeidet som professor i brukervennlighet allerede i 2014, og foreslo at man burde gjøre brukertesting av aktuelle systemer. Men det kokte bort i kålen.
Svanæs’ forslag i 2014 var at helsepersonell skulle teste brukervennlighet og pasientsikkerhet for ulike aktuelle løsninger. Det var anslått å koste 620.000 kroner.
Han sier at han ikke fikk noe klart svar på hvorfor det ikke ble gjort.
– Ville gitt liten verdi. Aftenposten har i over én uke forsøkt å få svar fra Helseplattformen om hvorfor forslaget ble lagt bort, og om aktuelle løsninger ble testet på andre måter før Epic fikk kontrakten.
Dårlige og lite brukervennlige og effektive helseinformasjonssystemer stresser helsepersonellet og «bruker opp» deres oppmerksomhet
Ole Andreas Alsos, førsteamanuensis ved NTNUS fakultet for arkitektur og design.
De har ikke svart på dette, men henvist videre til Helse MidtNorge.
– Å brukerteste en Epic-versjon som ikke var oversatt til norsk og hadde gjennomgått den konfigurasjonsprosessen som Helseplattformen og våre kliniske personer har gjort, ville gitt liten verdi, skriver medievakten i Helse MidtNorge i en e-post.
Dokumentasjon Aftenposten har fått tilgang til viser at nettopp dette ble gjort før lignende journalsystemer skulle kjøpes i Danmark og Finland.
– Danskene gjorde det, og deres konklusjon var at dette var meget nyttig input til vurderingen av tilbudene i anbudsprosessen. Dette dokumentet hadde Helse MidtNorge tilgang til, så her svarer de mot bedre vitende, sier Svanæs.
Kommunikasjonsavdelingen skriver imidlertid at leverandørene gjennomførte demonstrasjoner av løsningene for helsepersonell. Disse ble lagt til grunn for valget, heter det.
Den siste utfordreren til Epic trakk seg i slutten av prosessen, og Epic ble da stående igjen som eneste aktuelle leverandør.
Kari Ulseth er avdelingsdirektør for plan, kvalitet og arkitektur i Helseplattformen. Hun skriver i en e-post at løsningen først ble testet i flere runder etter at Epic fikk kontrakten.
Dette ble gjort etter at Epic-ansatte og ansatte i Helseplattformen har samarbeidet om oppsettet av løsningen. I denne prosessen har fageksperter med erfaring som helsepersonell vært involvert.
Før valget av leverandør ble det laget en kravspesifikasjon. Dette er omfattende dokumenter som detaljert beskriver hvilke krav systemet må oppfylle for at det skal bli valgt.
De ulike delkravene ble rangert på fire nivåer av viktighet: Lav, middels, høy og obligatorisk.
Brukervennlighet var ikke obligatorisk.
I kravspefikasjonen er det et eget kapittel viet til brukervennlighet og brukskvalitet.
Helseplattformen skrev at det var «kritisk» at det ble levert en løsning som oppfylte deres krav til brukervennlighet.
Men ingen av de 15 delkravene ble definert som obligatoriske. Syv hadde viktighet «medium». En hadde viktighet «lav» og syv hadde «høy».
– Det er helt horribelt. I et såpass sikkerhetskritisk system som et journalsystem er brukervennlighet helt sentralt for å kunne gjøre oppgavene effektivt, feilfritt og stressfritt, sier Ole Andreas Alsos.
Han har blant annet forsket på brukervennlighet i digitale pasientjournalsystemer.
– Dårlige og lite brukervennlige og effektive helseinformasjonssystemer stresser helsepersonellet og «bruker opp» deres oppmerksomhet som de heller burde brukt på pasienten, sier han.
Aftenposten har spurt Helseplattformen om hvorfor ikke kravene til brukervennlighet var rangert høyere.
– Ingen krav i kontrakten er obligatoriske, vi hadde over 4000 krav og det er totalløsningen som er vektlagt ved evaluering, skriver fungerende kommunikasjonssjef Frode Nikolaisen i en epost.
Medium viktig.
Alsos forteller at han tidlig i prosessen oppfordret Helseplattformen til å vektlegge brukervennlighet. Og at det burde gjøres gjennom konkrete og målbare krav som kunne testes.
– Et tenkt eksempel kan være et krav om at 95 prosent av brukerne skal klare å legge inn et medikament feilfritt i systemet i løpet av 30 sekunder, sier han.
At mulige leverandører skulle dokumentere at de hadde testet brukervennlighet ble heller aldri løftet frem i kravspesifikasjonen.
Dette ble rangert som «medium» viktig – det nest laveste.
Epic har ikke besvart Aftenpostens spørsmål om hva de synes om kritikken av systemets brukervennlighet. Men de har tidligere erkjent at det må jobbes med å gjøre systemet bedre.