Ekspert mener rådmann brøt loven i millionkjøp
En av landets fremste eksperter på offentlige anskaffelser, advokat Robert Myhre, mener Grimstad-rådmannen brøt loven da hun utvidet oppdraget og kjøpte råd fra konsulentfirmaet Agenda Kaupang AS for over én million kroner.
Lov om offentlige anskaffelser har ridd Grimstad kommune som en mare de siste årene:
* Helse- og omsorgssektoren kjøpte tjenester uten forutgående konkurranser for over 100 millioner kroner.
* Teknisk sektor sprengte en rammeavtale på 7 millioner, og bestilte tjenester fra PS Anlegg AS for rundt 40 millioner, angivelig på telefonen.
Nå kan rådmann Tone Marie Nybø Solheim selv ha brutt det samme lovverket.
Det konstaterer i hvert fall tidligere sekretariatsleder for Klagenemnda for offentlige anskaffelser (KOFA), Robert Myhre, som har jobbet lenge med det samme temaet gjennom praktisk innkjøp, klagebehandling og som advokat i ulike firmaer.
Han var også seniorrådgiver i Naerings- og handelsdepartementet under utarbeidelse av forskrift om offentlige anskaffelser i 2001.
Pristilbud på 804.100 kroner
Saken omhandler spare- og effektiviseringsråd Grimstad kommune har kjøpt fra Agenda Kaupang gjennom 2019. Det nye kommunestyret skal i desember behandle rådmannens budsjettforlag for 2020, som bygger på rådene fra dette firmaet.
Kommunen inngikk to kontrakter, for henholdsvis sektor for helse og omsorg i september i fjor og kultur og oppvekst i januar i år. I begge tilfeller ble det, helt i tråd med regelverket, inngått avtaler med Agenda Kaupang etter såkalte minikonkurranser.
Men rådmannen utvidet tidlig på året engasjementet av det samme rådgivningsselskapet til også å omhandle kommunens øvrige sektorer. Dette førte til at prosjekt «Økonomisk handlingsrom 2019-2023» ble etablert.
Det nye oppdraget ble ikke konkurranseutsatt, men gitt direkte til Agenda Kaupang. Pristilbudet som ble akseptert var på 804.100 kroner, inkludert opsjon.
Rådmannen orienterte formannskapet muntlig 14. februar, og ifølge protokollen ble det enstemmighet om dette:
«Vurdering av utvidelse av konsulentavtale med Agenda Kaupang om overordnet analyse og økonomisk handlingsrom – presentasjon av pristilbud og innhold. Formannskapet gir sin enstemmige tilslutning til gjennomføring inklusiv opsjon samt at kostnadene dekkes av disposisjonsfond».
Rådmannen opplyste under møtet, ifølge hennes egen presentasjon, følgende til politikerne: «Fakta:
Etter forutgående konkurranse ble det inngått kontrakter for:
Budsjettrådgivning i helseog omsorgssektoren – kontrakt inngått 06.09.2018.
Budsjettrådgivning i kulturog oppvekstsektoren – kontrakt inngått 08.01.2019.
Begge kontraktene har åpnet opp for å kunne gjøre endringer forutsatt at endringen er i samsvar med de spesifikasjonene kontrakten opprinnelig er basert på. Vurdering:
Rådmannen har funnet det hensiktsmessig å utvide tjenesten til også å gjelde miljø- og samfunnssektoren og støttetjenestene. Det anses fordelaktig å se organisasjonen under ett. Utvidelsen av kontrakten er en direkte videreføring av de reelle tjenestene som leveres i forbindelse med gjennomgang i kulturog oppvekstsektoren. Rådmannen har vurdert at dette arbeidet kan gjøres ved å benytte seg av den endringsadgang som ligger i kontrakten».
Hemmelige dokumenter
Advokat Robert Myhre mener dette er et alvorlig lovbrudd:
– Lov om offentlige anskaffelser krever konkurranse om alle anskaffelser over 100.000 kroner. I dette tilfellet gjør kommunen gjeldende at de tidligere inngåtte kontraktene ble utvidet. Dette er en uriktig rettslig karakteristikk. Det ble reelt sett inngått ny avtale om kjøp av tjenester som omfattet også resten av kommunen. Dette er et klart brudd på kravet til konkurranse i loven, idet man pliktet å innhente tilbud fra flere leverandører. At dette ikke er gjort, er alvorlig. Den begrunnelsen som er gitt av rådmannen er for øvrig lite konkret, og kan ikke begrunne at man hopper over kravet til konkurranse, fastslår han.
Agderposten har i tillegg til faktura- og utbetalingsoversikter blant annet bedt kommunen om innsyn i kontraktenes saksmapper.
Av en bestilling på 20 helt nye dokumenter som omhandler prosessene fikk avisen avslag på så mange som 10 av dem, selv om prosjektet avsluttet.
Kommunens mange nei er nå klaget inn for Fylkesmannen i Agder.
Men usladdede fakturaer og utbetalingsoversikter er oversendt. De viser at Grimstad kommune har brukt 1.976.052 kroner på rådgivningstjenester fra Agenda Kaupang siden oktober i fjor. Alle beløp er eksklusiv moms.
1.009.060 kroner kan ifølge fakturaer knyttes til prosjektutvidelsen «Økonomisk handlingsrom». Mer enn 200.000 over det opprinnelige pristilbudet på 804.100, som kom på epost fra Agenda Kaupang til rådmannen 12. februar i år.
Utvidelsen alene kostet altså mer enn de to opprinnelige kontraktene til de to sektorene til sammen.
Myhre mener rådmannen skulle ha vist formannskapet hvilke vurderinger – om noen – som var gjort av anskaffelsesregelverket.
– Det er mangelfullt og i realiteten å føre politikerne bak lyset å bare snakke om at kontraktene tillater en utvidelse, uten å ha tatt opp det opplagte spørsmålet om dette vil vaere et brudd på lov om offentlige anskaffelser, konstaterer Myhre, og utdyper:
– Det har vaert konkurranse om de to første kontraktene. Men de såkalte utvidelsene er ikke en videreføring av disse kontraktene, men en helt ny anskaffelse. Det hjelper ikke om det sto i kontraktene at det var adgang til å utvide kontrakten. Det er ganske opplagt at når avtalen det ble konkurrert om gjaldt en sektor i kommunen, så er ikke det tilstrekkelig. Poenget er at ingen har fått konkurrere om den utvidelsen som ble foretatt – som rettslig sett må regnes som en ny anskaffelse, påpeker advokaten.
Rådmannen har fått oversendt alle advokat Myhres uttalelser til Agderposten, og hun svarer slik på kritikken:
– Vår vurdering den gang var at det var anledning til å utvide oppdraget da dette var en fortsettelse på igangsatt arbeid. Formannskapet ble orientert om våre innkjøpsfaglige vurderinger, skriver hun i en e-post.
Terskelverdi på 1,3 millioner
Mens kommunens innkjøpsansvarlig tok seg av konkurransene og de to kontraktene, er det ifølge e-poster rådmannen
selv som håndterer utvidelsen, har kontakten med og mottar tilbudet fra Agenda Kaupang.
Kultur- og oppvekstkontrakten hadde en ramme i konkurransegrunnlaget på på 531.000 kroner, mens pristilbudet på prosjektutvidelsen i kontrakten altså var på 804.100 kroner, inkludert opsjon.
Kommunen var med andre ord allerede over den magiske terskelverdien på 1,3 millioner, som ifølge lovverk og kommunens eget innkjøpsregelverk skal utløse kunngjøring i den nasjonale kunngjøringsbasen Doffin, før prosjektet kom skikkelig i gang.
Myhre mener imidlertid at kunngjøringsplikten i anskaffelsesregelverket i dette tilfellet ikke er en relevant lovhjemmel.
Hans konklusjon er at at dette ikke er en kontraktsutvidelse som krever utlysning, men i virkeligheten en ny anskaffelse som det skulle vaert konkurranse om - fordi den har en verdi på over 100.000 kroner.
Rådgivningsselskapet bringer i e-post til rådmannen selv konkurranseelementet på banen, men det skal vise seg at firmaet ikke behøver å kjempe for oppdraget.
«Vi er selvfølgelig innstilt på å delta i en formell tilbudskonkurranse dersom dere ser behov for dette», skriver rådgiveren i Agenda Kaupang blant annet i en e-post til rådmannen søndag 6. januar i år.
I den samme e-posten får rådmannen også presentert et grovt økonomisk anslag på bistanden som firmaet kan tilby i det utvidede prosjektet.
Konkurransetemaet nevnes ikke mer i dialogen Agderposten har fått innsyn i, og i en epost datert 26. februar til den samme rådgiveren aksepterer rådmannen tilbudet på 804.100 kroner.
«Hei, vi har behandlet dette tilbudet i formannskapet og vil gå for utvidelse inkludert opsjon. Hvordan og når tar vi dette videre? Gleder oss til fortsettelsen», skriver rådmann Tone Marie Nybø Solheim.
Rådmannen vil ikke kommentere hvorvidt hun kontaktet innkjøpsansvarlig, slik kommunens eget innkjøpsregelverk krever, da det ble klart at kontrakt og utvidelse ville komme til å overstige terskelverdien på 1,3 millioner kroner, og om hun fikk den innkjøpsansvarliges faglige aksept til å gjennomføre en kontraktsutvidelse over dette beløpsnivået.
Hun vil heller ikke si noe om hvordan hun i dag vurderer lovligheten av kontraktsutvidelsen.
– Hei, relevant informasjon om saken er oversendt og rådmannen har ikke ytterligere kommentarer, svarer hun i en ny e-post mandag.