– Bare gjør det
I stedet for å vente på planer og penger, har Bjørn Conrad Berg tatt i bruk lean på sin måte.
Han har allerede leanet flere nyinnføringer på rådhuset, og det er en selvfølge at arbeidsgruppene har bestått av de som er involvert i jobben. Mye er blitt langt mer effektivt enn før. Elektronisk post og arkiv, papirløse møter er noe.
– Jeg tenker at dette er en fin arbeidsmetodikk og tegne arbeidsprosessene, og gjøre det ilag med flere, og de som er involvert i arbeidsprosessene. Da ser man veldig greit hva som skjer og om det er tidstyv man kan fjerne, sier Bjørn Conrad Berg.
– Når vi skal innføre noe nytt, eller prøve å gjøre ting på en ny måte, tenker vi; dette kan vi leane, sier han.
Unøvdvendig papir
– Mye av papirbehandlinga vi driver med kan vaere unødvendig. Det har vi sett når vi har tegnet opp skisser. Mye av det vi tidligere skrev ut på papir, trenger vi ikke å gjøre det. Vi trenger kanskje ikke en ekstra kopi for å sikre oss. Det er mye vi har kunnet sløyfe av arbeid når leanet prosessen, sier han.
Assisterende rådmann Målfrid Kristoffersen litt stolt av Bjørn Conrad Berg som uredd har tatt i bruk den moderne arbeidsmetoden.
– Han bare gjør det. Bjørn Conrad Berg er en foregangsmann. Han tok tidlig i bruk lean i planlegging og innføring av nye arbeidsmetoder på rådhuset, forteller Målfrid Kristoffersen.
Som leder på servicesenteret ser Berg raskt hva som berører innbyggerne. Det er derfor enklere for han å se hvordan han kan tilrettelegge tjenestene til beste for innbyggerne.
Dette leaner de
Elektronisk manntallføring på valgdagen er en av oppgavene de har «leanet». Papirløse møter for politikerne en annen.
– Vi tok bort kopier, slapp å pakke i konvolutter og kjøre papirene ut med drosje. Vi slapp unna en masse arbeid, forteller Kristoffersen.
– Da vi tegnet opp i flytdiagram hvordan dette foregikk, så vi hvordan kopiering og utkjøring tok tid. Og selv om det også har kostet å kjøpe inn Ipad-er og drifte disse, så har vi nok spart mye tid, forteller Berg. – Nå får de folkevalgte sakspapirene kjemperaskt, forteller Kristoffersen. det.
De er forsiktige med å ta i på hvor mye kommunen har spart, men at det er snakk om flere hundre tusen kroner er det ingen tvil om.
– Vi har også brukt lean da vi innførte elektronisk post. Det handler om måten man tenker på, og å gjøre ting på en ny måte, forklarer Berg.
Nå holder han på å leane innføringen av borgerlig vielse som skal innføres fra 1. januar. Det er om å gjøre å få det til å fungere mest mulig effektivt.