Rådmannen i kommunen har det virkelige ansvaret for at dette blir gjort riktig.
En forutsetning for innsyn er at kommunens saksdokumenter blir registrert og gjort tilgjengelig på offentlig journal. Hvis eposter, brev og dokumenter ikke blir registrert riktig kan vi heller ikke finne dem, eller be om å få se dem.
Hvordan er reglene for registrering i kommunene? Litt forenklet kan vi si at alt skriftlig som kommunen får eller sender om en sak, skal registreres hvis det dokumenterer noe i saken og det blir brukt i forbindelse med saken. Det skal også registreres med en gang – før det det går til behandling hos en saksbehandler. Dette gjelder også hastesaker og journalføringen skal vanligvis skje i løpet av to til tre dager.
En ting er at dårlig journalføring og registrering gjør det vanskelig for journalister og oss andre å få se dokumenter. Men minst like alvorlig er det at kommunen selv ikke kan ha kontroll på dokumenter for sin egen del, hvis registreringen ikke blir gjort skikkelig. Da kan kommunen ikke vite hva de har fått av dokumenter, eller hva de har gjort med dem og om de for eksempel har svart, og hva de har svart. et er også viktig å vite at rådmannen i kommunen har det virkelige ansvaret for at dette blir gjort riktig, selv om alle de ansatte som får og sender for eksempel brev og e-poster i kommunen skal passe på at dette blir registrert. Kommunepolitikerne har også en rolle i dette. De bør i det minste være interessert i at kommunen holder orden i eget hus og at den kan dokumentere hva som er gjort og at for eksempel politiske vedtak blir fulgt opp.
Vi i Arkivverket har mange eksempler på at det finnes gode rutiner og planer for registrering og journalføring, men at kommunens ledelse ikke har gitt tydelige signaler eller gått foran som gode eksempler på hvordan ting skal gjøres. Det er også veldig vanlig at dette blir sett på som lite spennende og ikke spesielt viktig og dermed blir det gjerne brukt for lite ressurser på dette området. Da sitter innbyggere, kommuner og journalister igjen med dårlig dokumentasjon – og en av bærebjelkene i lokaldemokratiet blir borte.