Råd­man­nen i kom­mu­nen har det vir­ke­li­ge an­sva­ret for at det­te blir gjort rik­tig.

Faedrelandsvennen - - MENING - KJE­TIL REITHAUG, fag­di­rek­tør, Sek­sjon for Do­ku­men­ta­sjons­for­valt­ning, Ar­kiv­ver­ket

En for­ut­set­ning for inn­syn er at kom­mu­nens saks­do­ku­men­ter blir re­gist­rert og gjort til­gjen­ge­lig på of­fent­lig jour­nal. Hvis epos­ter, brev og do­ku­men­ter ikke blir re­gist­rert rik­tig kan vi hel­ler ikke fin­ne dem, el­ler be om å få se dem.

Hvor­dan er reg­le­ne for re­gist­re­ring i kom­mu­ne­ne? Litt for­enk­let kan vi si at alt skrift­lig som kom­mu­nen får el­ler sen­der om en sak, skal re­gist­re­res hvis det do­ku­men­te­rer noe i sa­ken og det blir brukt i for­bin­del­se med sa­ken. Det skal også re­gist­re­res med en gang – før det det går til be­hand­ling hos en saks­be­hand­ler. Det­te gjel­der også haste­sa­ker og jour­nal­fø­rin­gen skal van­lig­vis skje i lø­pet av to til tre da­ger.

En ting er at dår­lig jour­nal­fø­ring og re­gist­re­ring gjør det vans­ke­lig for jour­na­lis­ter og oss and­re å få se do­ku­men­ter. Men minst like al­vor­lig er det at kom­mu­nen selv ikke kan ha kon­troll på do­ku­men­ter for sin egen del, hvis re­gist­re­rin­gen ikke blir gjort skik­ke­lig. Da kan kom­mu­nen ikke vite hva de har fått av do­ku­men­ter, el­ler hva de har gjort med dem og om de for ek­sem­pel har svart, og hva de har svart. et er også vik­tig å vite at råd­man­nen i kom­mu­nen har det vir­ke­li­ge an­sva­ret for at det­te blir gjort rik­tig, selv om alle de an­sat­te som får og sen­der for ek­sem­pel brev og e-pos­ter i kom­mu­nen skal pas­se på at det­te blir re­gist­rert. Kom­mune­po­li­ti­ker­ne har også en rol­le i det­te. De bør i det mins­te være in­ter­es­sert i at kom­mu­nen hol­der or­den i eget hus og at den kan do­ku­men­te­re hva som er gjort og at for ek­sem­pel po­li­tis­ke ved­tak blir fulgt opp.

Vi i Ar­kiv­ver­ket har man­ge ek­semp­ler på at det fin­nes gode ru­ti­ner og pla­ner for re­gist­re­ring og jour­nal­fø­ring, men at kom­mu­nens le­del­se ikke har gitt ty­de­li­ge sig­na­ler el­ler gått foran som gode ek­semp­ler på hvor­dan ting skal gjø­res. Det er også vel­dig van­lig at det­te blir sett på som lite spen­nen­de og ikke spe­si­elt vik­tig og der­med blir det gjer­ne brukt for lite res­sur­ser på det­te om­rå­det. Da sit­ter inn­byg­ge­re, kom­mu­ner og jour­na­lis­ter igjen med dår­lig do­ku­men­ta­sjon – og en av bære­bjel­ke­ne i lo­kal­de­mo­kra­ti­et blir borte.

Newspapers in Norwegian

Newspapers from Norway

© PressReader. All rights reserved.