Svekker offentlighetsloven den enkeltes rettigheter?
Arkivloven skal sikre at viktige beslutninger og rettigheter til enkeltpersoner blir dokumentert og at forvaltningen har kontroll på egne dokumenter.
Offentlighetsloven sier at alt som er i arkivet skal vurderes for offentlighet. Det gjør at forvaltningen ikke tør å legge ting i arkivet. Da bryter de heller arkivloven for å unngå offentlighetsloven. Det er problematisk.
Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning som ble offentliggjort 30. mai viser en systemsvikt hvor virksomhetene bryter arkivloven for å hindre dokumenter i å bli tilgjengelige for innsyn etter offentlighetsloven.
I Norge har vi to lover som skal legge til rette for vi alle skal kunne kikke forvaltningen i kortene: Arkivloven skal sikre at viktige beslutninger og korrespondanse blir dokumentert. Offentlighetsloven sikrer innsyn i disse arkiverte beslutningene og prosessene. Funnene til Riksrevisjonen krever en debatt om det tette samspillet mellom de to lovene. Vi må ikke bare se på bruddene på offentlighetsloven isolert, men også se på hvordan de to lovene fungerer sammen.
Arkivverkets tilsyn med forvaltningen har vist at det syndes stort mot arkiverings-og journalføringsplikten. Store mengder dokumentasjon blir ikke korrekt registrert, arkivert eller tilgjengeliggjort. Nye digitale verktøy er effektive for å løse forvaltningens oppgaver. Men vi ser at offentlige organer i økende grad lar dokumentproduksjon og saksbehandling foregå andre steder enn i systemer med tilfredsstillende registrering og journalføring. Konsekvensen er at viktig dokumentasjon ikke havner i arkivet.
Årsakene til den sviktende arkiveringen er delvis at oppgaveløsingen, lovkravene og de digitale systemene ikke er godt nok samordnet. Forvaltningen har heller ikke forstått de praktiske mulighetene som finnes i standarder og regelverk. Det er også sannsynlig at regelverket er uklart, skjønnsbasert og ikke godt nok tilpasset dagens digitale forvaltning. Sviktende rutiner og medarbeidere med for dårlig arkivkompetanse er også en del av forklaringen.
Arkivverket mener imidlertid at koblingen mellom offentlighetsloven og arkivloven er en vel så viktig grunn til den mangelfulle arkiveringen i offentlig sektor. Riksrevisjonens, og våre egne funn etter tilsyn, viser at kombinasjonen av to lo- ver som henger tett sammen gir både dårlige arkiver og manglende etterlevelse av offentlighetsprinsippene.
Koblingen mellom arkivlov og offentlighetslov gjør at arkivering ( journalføring) i de aller fleste tilfeller fører til at opplysninger fra saksbehandlingen blir synlige i offentlig journal. Vi ser at forvaltningen derfor vegrer seg for å arkivere dokumentasjon som etter loven nettopp skulle vært lagt i arkivet. Koblingen mellom lovene har en del av skylden for at det står dårlig til med arkivdanningen i offentlig sektor. Når det er hull i arkivene kan vi heller ikke garantere at den enkeltes rettigheter dokumenteres. Vi ser også at forvaltningens vilje til å gjøre noe med problemet ikke er så stor som den burde vært.
Arkivverket ønsker en debatt om gode løsninger for et bedre samspill mellom dokumentasjon, arkiv og offentlighet i en digital hverdag. Det betyr ikke at Arkivverket mener at innsynsretten skal innskrenkes. Men det er på tide å vurdere om regelverket henger sammen på en god måte, eller om vi må å se etter andre virkemidler for å gi publikum en nøkkel inn til forvaltningens saksdokumentasjon. Vi står overfor store utfordringer av grunnleggende betydning for demokrati, en åpen offentlig sektor, og i det lange løp: vår felles nasjonale hukommelse.
❞ Men vi ser at offentlige organer i økende grad lar dokumentproduksjon og saksbehandling foregå andre steder enn i systemer med tilfredsstillende registrering og journalføring.