Svek­ker of­fent­lig­hets­lo­ven den en­kel­tes ret­tig­he­ter?

Faedrelandsvennen - - MENING - ESPEN SJØVOLL, di­rek­tør av­de­ling For­valt­ning Ar­kiv­ver­ket

Ar­kiv­lo­ven skal sik­re at vik­ti­ge be­slut­nin­ger og ret­tig­he­ter til en­kelt­per­soner blir do­ku­men­tert og at for­valt­nin­gen har kon­troll på egne do­ku­men­ter.

Of­fent­lig­hets­lo­ven sier at alt som er i ar­ki­vet skal vur­de­res for of­fent­lig­het. Det gjør at for­valt­nin­gen ikke tør å leg­ge ting i ar­ki­vet. Da bry­ter de hel­ler ar­kiv­lo­ven for å unn­gå of­fent­lig­hets­lo­ven. Det er pro­ble­ma­tisk.

Riks­re­vi­sjo­nens un­der­sø­kel­se av ar­ki­ve­ring og åpen­het i stat­lig for­valt­ning som ble of­fent­lig­gjort 30. mai vi­ser en sys­tem­svikt hvor virk­som­he­te­ne bry­ter ar­kiv­lo­ven for å hind­re do­ku­men­ter i å bli til­gjen­ge­li­ge for inn­syn etter of­fent­lig­hets­lo­ven.

I Nor­ge har vi to lo­ver som skal leg­ge til ret­te for vi alle skal kun­ne kik­ke for­valt­nin­gen i kor­te­ne: Ar­kiv­lo­ven skal sik­re at vik­ti­ge be­slut­nin­ger og kor­re­spon­dan­se blir do­ku­men­tert. Of­fent­lig­hets­lo­ven sik­rer inn­syn i dis­se ar­ki­ver­te be­slut­nin­ge­ne og pro­ses­se­ne. Fun­ne­ne til Riks­re­vi­sjo­nen kre­ver en de­batt om det tet­te sam­spil­let mel­lom de to lo­ve­ne. Vi må ikke bare se på brud­de­ne på of­fent­lig­hets­lo­ven iso­lert, men også se på hvor­dan de to lo­ve­ne fun­ge­rer sam­men.

Ar­kiv­ver­kets til­syn med for­valt­nin­gen har vist at det syn­des stort mot ar­ki­ve­rings-og jour­nal­fø­rings­plik­ten. Sto­re meng­der do­ku­men­ta­sjon blir ikke kor­rekt re­gist­rert, ar­ki­vert el­ler til­gjenge­lig­gjort. Nye di­gi­ta­le verk­tøy er ef­fek­ti­ve for å løse for­valt­nin­gens opp­ga­ver. Men vi ser at of­fent­li­ge or­ga­ner i øken­de grad lar do­ku­ment­pro­duk­sjon og saks­be­hand­ling fore­gå and­re ste­der enn i sys­te­mer med til­freds­stil­len­de re­gist­re­ring og jour­nal­fø­ring. Kon­se­kven­sen er at vik­tig do­ku­men­ta­sjon ikke hav­ner i ar­ki­vet.

År­sa­ke­ne til den svik­ten­de ar­ki­ve­rin­gen er del­vis at opp­gave­lø­sin­gen, lov­kra­ve­ne og de di­gi­ta­le sys­te­me­ne ikke er godt nok sam­ord­net. For­valt­nin­gen har hel­ler ikke for­stått de prak­tis­ke mu­lig­he­te­ne som fin­nes i stan­dar­der og re­gel­verk. Det er også sann­syn­lig at re­gel­ver­ket er uklart, skjønns­ba­sert og ikke godt nok til­pas­set da­gens di­gi­ta­le for­valt­ning. Svik­ten­de ru­ti­ner og med­ar­bei­de­re med for dår­lig ar­kiv­kom­pe­tan­se er også en del av for­kla­rin­gen.

Ar­kiv­ver­ket me­ner imid­ler­tid at kob­lin­gen mel­lom of­fent­lig­hets­lo­ven og ar­kiv­lo­ven er en vel så vik­tig grunn til den man­gel­ful­le ar­ki­ve­rin­gen i of­fent­lig sek­tor. Riks­re­vi­sjo­nens, og våre egne funn etter til­syn, vi­ser at kom­bi­na­sjo­nen av to lo- ver som hen­ger tett sam­men gir både dår­li­ge ar­ki­ver og mang­len­de etter­le­vel­se av of­fent­lig­hets­prin­sip­pe­ne.

Kob­lin­gen mel­lom ar­kiv­lov og of­fent­lig­hets­lov gjør at ar­ki­ve­ring ( jour­nal­fø­ring) i de al­ler fles­te til­fel­ler fø­rer til at opp­lys­nin­ger fra saks­be­hand­lin­gen blir syn­li­ge i of­fent­lig jour­nal. Vi ser at for­valt­nin­gen der­for ve­grer seg for å ar­ki­ve­re do­ku­men­ta­sjon som etter lo­ven nett­opp skul­le vært lagt i ar­ki­vet. Kob­lin­gen mel­lom lo­ve­ne har en del av skyl­den for at det står dår­lig til med ar­kiv­dan­nin­gen i of­fent­lig sek­tor. Når det er hull i ar­ki­ve­ne kan vi hel­ler ikke ga­ran­te­re at den en­kel­tes ret­tig­he­ter do­ku­men­te­res. Vi ser også at for­valt­nin­gens vil­je til å gjø­re noe med pro­ble­met ikke er så stor som den bur­de vært.

Ar­kiv­ver­ket øns­ker en de­batt om gode løs­nin­ger for et bed­re sam­spill mel­lom do­ku­men­ta­sjon, ar­kiv og of­fent­lig­het i en di­gi­tal hver­dag. Det be­tyr ikke at Ar­kiv­ver­ket me­ner at inn­syns­ret­ten skal inn­skren­kes. Men det er på tide å vur­de­re om re­gel­ver­ket hen­ger sam­men på en god måte, el­ler om vi må å se etter and­re virke­mid­ler for å gi pub­li­kum en nøk­kel inn til for­valt­nin­gens saks­do­ku­men­ta­sjon. Vi står over­for sto­re ut­ford­rin­ger av grunn­leg­gen­de be­tyd­ning for de­mo­kra­ti, en åpen of­fent­lig sek­tor, og i det lange løp: vår fel­les na­sjo­na­le hu­kom­mel­se.

❞ Men vi ser at of­fent­li­ge or­ga­ner i øken­de grad lar do­ku­ment­pro­duk­sjon og saks­be­hand­ling fore­gå and­re ste­der enn i sys­te­mer med til­freds­stil­len­de re­gist­re­ring og jour­nal­fø­ring.

FOTO: NTB SCAN­PIX

Ar­kiv­lo­ven skal sik­re at vik­ti­ge be­slut­nin­ger og kor­re­spon­dan­se blir do­ku­men­tert, skri­ver ar­tik­kel­inn­sen­de­ren.

Newspapers in Norwegian

Newspapers from Norway

© PressReader. All rights reserved.