Et fremtidsrettet arkiv
HIFO hevder i Fædrelandsvennen 8. juni at Statsarkivet i Kristiansand er pilot i et omorganiseringsprosjekt ingen ser konsekvensen av. Jeg er glad for oppmerksomheten HIFO vier oss.
Vi historikere er opptatt av å studere fortiden, bruke kunnskapen i samtiden og peke på hva historien kan vise oss om fremtiden. Vi er opplært til å være etterrettelige og kildekritiske. Derfor vil jeg gi et bredere bilde av situasjonen, nyansere deler av HIFOS opplysninger og samtidig korrigere feil de fremsetter.
Arkiver lages i dag digitalt og hele nasjonen står foran formidable utfordringer når det gjelder bevaring av kulturarv, dokumentasjon av enkeltpersoners rettigheter og forvaltningens historie. Digitale arkiver stiller nye krav til oss alle. Arkivverkets samfunnsoppdrag er å sikre arkiver for samtid og ettertid slik at de kan brukes som kilder for enkeltpersoner, forvaltning og forskere. Vi må ta aktive grep for å redde materialet som skapes, slik at fremtidens historikere kan finne arkiver om det som skjer i dag.
For å gjøre dette og for å utnytte ansattes fagkompetanse best mulig, ble Arkivverket omorganisert fra 1. november 2016. Endringen ble til ved samarbeid mellom ledelse og organisasjonene, de er bifalt av departementet og Stortinget er orientert. Vi er orga- nisert i seksjoner med nasjonalt ansvar for ulike oppgaver. Ansatte i Kristiansand som skal betjene publikum, kan konsentrere seg om dette og legge sin kompetanse i å bistå brukere når de trenger opplysninger eller arkiver. De slipper å føre regnskap, føre tilsyn, drive veiledning i kassasjonsarbeid – det overlates til andre. rkivverket arbeider for å tilpasse tjenestene til brukernes behov og ønsker slik at ressursene utnyttes der de monner mest. Vi fortsetter arbeidet som startet med digitalisering av folketellinger og kirkebøker. Før var lesesalene fulle av folk som brukte dette materialet og ga oss mye arbeid. Nå ligger materialet på Digitalarkivet og de kan se det hjemmefra, slik 1,3 millioner unike brukere gjør hvert år. Til sammenligning har lesesalene i Arkivverket til sammen 18.000 gjester i året. I Kristiansand er det årlig i overkant av 1500 personer på lesesalen og besøket er halvert siden 1995. Fortsatt digitalisering og redusert lesesalsbesøk frigjør arbeidskraft til å bedre kunne bistå brukere med de største utfordringene. Det vil være uansvarlig å fortsette med samme ressursbruk når bruksmønster og antall besøkende er dramatisk redusert.
HIFO påstår det er forsvunnet to publikumsrettede stillinger ved statsarkivet. Dette er ikke korrekt.
AIKristiansand har vi forberedt det ventede generasjonsskiftet blant ansatte og fokusert på kompetanseoverføring. De fire siste årene har de yngste utført mer av arbeidet med gotisk skrift og innsyn, under veiledning av de mer erfarne. Våre to eldste ansatte pensjoneres og de har ved siden av ordinære oppgaver hatt spesielt fokus på opplæring av sine arvtakere. Det er riktig at det ikke er tatt stilling til om de to stillingene skal videreføres, men totalfordelingen av ledige midler i Arkivverket vurderes flere gan- ger i året for å se hvor behovet er størst for ledige ressurser.
HIFO påstår det er forsvunnet to publikumsrettede stillinger ved statsarkivet. Dette er ikke korrekt. En konserveringsstilling er borte fordi forrige Riksarkivar fjernet oppgavene fra Kristiansand, og en merkantil stilling er borte – begge før omorganiseringen. Den siste ble riktignok delvis brukt til enkle publikumsrettede oppgaver de siste årene, fordi behovet for merkantilt arbeid ble kraftig redusert etter samordning i Arkivverket. akta er at vi i Kristiansand har lyst ut to nyopprettede stillinger, en av hjemlene er sågar flyttet ut fra Oslo. Fire stillinger i Kristiansand er da øremerket de digitale utfordringene forvaltningen står overfor – vi bygger et miljø for fremtiden. Denne seksjonen ledes fra Kristiansand av undertegnede og vi har nasjonalt ansvar for tilsyn, veiledning og vedlikehold av nasjonale standarder for elektronisk dokumentasjonsforvaltning. Seksjonen har i tillegg ansatte i Hamar, Oslo og Tromsø.
Arkivverket må som all offentlig forvaltning løpende vurdere ressursbruken sin. Vi skal derfor se på hvordan vi kan spare, her-
Funder også vurdere husleiekostnader. Utgifter til bygningsdrift utgjør sammen med personalkostnader nærmere 95% av utgiftene våre. Det ville vært uansvarlig å ikke vurdere hvordan vi kan spare plass og redusere utgifter til lokalleie for å finne midler til mer personale og utvikling av bedre tjenester. Statsarkivet har en pilotrolle i prosjektet og fagfolk fra Kristiansand har dominerende plass i arbeidet. apirarkivene i Kristiansand er sikret godt for ettertiden slik de har vært i 80 år og vil være i fremtiden – nå må vi sørge for å sikre det som blir laget i dag – slik at historikere om 80 år kan han arkivmateriale fra vår egen tid å forske på. På 30-tallet var det fremsynt å etablere statsarkivet for å sikre regionalt materiale, nå er vi fremsynte i regionen for å redde dagens arkiver.
P