Godkjent tross ulovlig sletting
Arkivhåndteringen i Søgne kommune får godkjentstempel i en rapport fra Agder kommunerevisjon.
Revisjonen konkluderer med at «arkivtjenesten i Søgne kommune i det alt vesentlige er organisert i samsvar med arkivloven.»
Rapporten ble lagt fram for kontrollutvalget i torsdagens møte.
– Vi har gått grundig til verks, og forsøkt å lage en laerende rapport. Fokus har vaert på den daglige driften, og vi har ikke brukt tid på saker som har vaert behandlet av politikerne og omtalt i media allerede. Hovedinntrykket er at det gjøres mye bra. Så påpeker vi noen feil, men i all hovedsak følges arkivloven med forskrifter i Søgne kommune, sa revisjonssjef Tor Ole Holbek.
ULOVLIG å SLETTE EPOST
Forvaltningsrevisor Terje Osnes roste samarbeidet med administrasjonen.
– Både arkivtjeneste, rådmann og andre har gitt oss uhindret tilgang til alle deler av arkivet. Jeg har lest og sett mye som jeg aldri kan nevne, og som jeg håper jeg vil glemme, sa Osnes.
Rapporten har blant annet tatt for seg et forhold kommunen har fått mye oppmerksomhet for, nemlig sletting av dokumenter.
– Bortsett fra eposten fra ordføreren, som både kontrollutvalget og revisjonen konkluderer med at det var feil å slette, har vi ikke funnet mange dokumenter som er slettet uten at det finnes en riktig grunn til det. I all hovedsak er det gode og riktige grunner til sletting, sa Osnes.
REAGERTE På RÅDMANNEN
Utvalgsmedlem Per Samuelsen (SV) reagerte på at rådmannen skriver at «Rapporten viser videre at saksdokumenter ikke blir slettet i strid med arkivloven i Søgne kommune.»
– Både revisjonen og andre instanser sier at dokumenter er blitt slettet, og jeg reagerer på et så bombastisk uttrykk fra rådmannen. Her får man inntrykk av at noen prøver å etablere noen nye sannheter, og det blir ikke riktig, sa Samuelsen.
Rådmannen presiserte da at han formulerte seg slik fordi han var så glad for at dokumenter ikke var slettet urettmessig, bortsett fra det ene (eposten til ordfører, red.anm.).
– Jeg kunne sikkert formulert meg annerledes, men vil bare si at jeg synes arkivgjengen gjør en god jobb, sa Kim Høyer Holum.
– ALVORLIGE FEIL
– Det som ble slettet, ble gjort bevisst, og er sånn sett en alvorlig sak, påpekte Audun Øvrebø (Ap).
Øvrebø stilte spørsmål ved tonen i rapporten.
– I oppsummeringen tegnes det et bilde av at alt er greit, men det endrer seg når jeg går grundigere inn i rapporten. Når man ser hvor mye som ikke er NOARKgodkjent (norsk standard for dokumentasjonsforvaltning, red. anm.), restanselistene er høye, det er usikkerhet om utlevering av personalmapper, folk nektes innsyn på feil grunnlag, og det tar lang tid å få svar på innsynsforespørsler, får jeg et annet inntrykk, sa Øvrebø.
– MYE BRA, MEN IKKE ALT
Tor Ole Holbek svarte slik:
– Ut fra den daglige driften, og de store mengder dokumenter som går gjennom systemet, er det mye bra. Men ikke alt. Her er også noen viktige punkter som ikke er bra, og vi har noen anbefalinger vi mener er viktige, sa Holbek.