Har svart politikerne
Rådmann Tone Marie Nybø Solheim avslutter nå første kapittel av innkjøpssaken og leverer fra seg sluttrapport om saken. Men ennå gjenstår viktig arbeid.
Rådmann Tone Marie Nybø Solheim er nå ferdig med sluttrapport.
Dette går fram av rådmannens eget saksfremlegg til politikerne
er går det fram at i disse dager for nesten nøyaktig ett år siden fikk rådmannen et oppdrag i ni punkter av politikerne. I det omfattende vedtaket skulle hun utarbeide en skriftlig plan for gjennomføring av anbefalingene i BDO-rapporten. Etter å ha brukt ett år på dette arbeidet har rådmannen nå lagt fram «Sluttrapport for Handlingsplan for oppfølging av innkjøpssaken».
Til tross for denne rapporten gjenstår det likevel tiltak som vil gjennomføres over tid, eller som vil være del av et kontinuerlig forbedringsarbeid.
– Innkjøpssaken som sådan avsluttes ikke med dette, bare denne rapporten. Flere tiltak og prosjekter videreføres i Omstilling 2018, mens noen tiltak går videre som ordinær drift, skriver hun i en SMS til Adressa.
– Har vært krevende
I sakspapirene er hun også ærlig på at dette har vært et omfattende prosjekt for rådmannen og for organisasjonen.
– Innkjøpssaken har vært krevende og krevd stor oppmerksomhet over lang tid. Kommunen vil i større grad ivareta slike tjenester i egen regi, men det vil fremdeles oppstå situasjoner hvor det vil være mer egnet å kjøpe tjenester eksternt, skriver hun.
Hun skriver også at innkjøpssaken har bidratt til avklaringer i roller og ansvar, og at mange viktige prosesser er satt i gang som følge av den.
– Rådmannen vil følge dette opp i ny plan som både tar opp i seg «Omstilling 2018», gjennomføring av organiseringsprosjektet og et program for konflikthåndtering og arbeidsmiljøutvikling, skriver hun.
Hun viser også til at hun gjennom hele året har orientert politikerne underveis om hvordan arbeidet har gått fremover, og at hensikten med planen fra rådmannens side har vært å videreutvikle og sikre følgende mål:
Grimstad kommune er godt fungerende og effektivt organisert.
Lover og regler etterfølges og organisasjonen preges av orden i eget hus.
Grimstad kommune skaper trygghet og tillit overfor innbyggere, brukere, medarbeidere og politikere.
Planen skal oppfylle kommunestyrets vedtak PS 17/13.
Har gjennomført tiltak
I det første punktet i vedtaket fra 30. januar i fjor, står det at rådmannen skal følge opp anbefalingene i BDO-rapporten om kjøp av helsetjenester.
Hun skriver at dette har blitt gjort ved følgende gjennomførte tiltak:
Innkjøpsreglement og rutiner er oppdatert i tråd med nytt lovverk og læringspunkter fra konsulentrapporter
Det er gjennomført kompetansetiltak for innkjøpere
Det har vært utviklet ny opplæringsplan for nyansatte
Det er gjennomført kompetansetiltak i arkivering
Det er vedtatt sentralisering av innkjøp, dette er ikke gjennomført ennå
Det er inngått nye rammeavtaler
Kjøp av ressurskrevende helsetjenester er i enten rammeavtaler eller lovlige direkte- anskaffelser
Det er utviklet rutiner for kvalitetskontroll og oppfølging av kjøp av helsetjenester Det er laget ny arkivplan Det tilrettelegges for flere tjenester i kommunal egenregi
Når det gjelder det andre punktet i vedtaket, om at rådmannen skal sørge for at kommunen får på plass nye avtaler i tråd med lov og forskrift om offentlige anskaffelser, skriver hun at nye rammeavtaler ble signert i september 2017.
For det tredje ble kontrollutvalget bedt om å iverksette en forvaltningsrevisjon vedrørende varsling og ytringsklima blant ledere og ansatte i kommunen. Revisjonen kom med flere anbefalinger, og rådmannen skriver at flere av tiltakene allerede er iverksatt, men at hun også tar forslagene til tiltak med inn i tillitsprosjektet.
I det fjerde punktet skulle rådmannen gjennomføre en leverandørkontroll hos Farm in Action. Rådmannen skriver at også denne rapporten er foretatt og at økonomi-, helsefag-, og arbeidsrettslige forhold ble kontrollert hos FIA. Det er også gjennomført en workshop med læringspunkter til Grim- stad kommune på kommunens håndtering og innhentet forslag til arbeidsfordeling og organisering av sentralisert innkjøpsfunksjon. Leverandørkontrollen ble presentert i kommunestyret 2. mai i fjor.
Hun viser også til e-postundersøkelsene og at denne ikke er ferdig ennå.
– Utfordringen blir etterlevelse
Trond Erik Bognø (H) har vært kritisk til mye av det rådmannen har gjort i innkjøpssaken, og han har full forståelse for at fjoråret ble krevende med både vanlig drifting av kommunen og oppfølgingen av det svært omfattende oppdraget hun fikk av politikerne i januar i fjor. Han synes likevel hun har gjort en god jobb med rapporten.
– Slik jeg ser det har hun etter beste evne prøvd å etterkomme det vi politikere ba om i fjor. Utfordringen fremover blir likevel å etterleve alle de tingene man har igangsatt nå. Det trenger både rådmannen, administrasjonen og enhetsledere tid til å vise at man er i stand til å etterleve. Så må det også ligge kontrollrutiner i etterkant for å sikre at det vi har vedtatt blir gjennomført, sier han.