Varsling av kommunale avvik
Kåre Leonhardsen kommenterer i dette innlegget rabalderet som «en enkelt avviksmelding (varsling)» har forårsaket i kommunen.
Lesernes mening: Den såkalte varslingssaken i Grimstad kommune har tatt mye spalteplass i lokale aviser de siste par årene. Det er med stor undring jeg har registrert at en enkelt avviksmelding (varsling) i det kommunale administrative system har forårsaket så mye rabalder. Jeg har absolutt ikke til hensikt å gå inn i denne polemikken, men ønsker heller å henlede oppmerksomheten på hva som alternativt kan vaere verdt å tenke på for å unngå å sløse med så mye tid, ressurser og skattepenger i slike forbindelser i fremtiden.
Jeg har derfor lyst til å dele noen tanker om hvordan en virksomhet kan øke sjansene for å lykkes med å imøtekomme kunders (og skattebetaleres) forventninger enten man produserer og leverer et konkret produkt eller en (kommunal) tjeneste.
Store deler av norsk industri er i dag sertifisert mot den internasjonale kvalitetssikringsstandarden ISO9001 som er verdens mest anerkjente standard for kvalitetsledelse. Saerlig har dette vaert viktig for offshoreindustrien og deres landbaserte underleverandører nasjonalt og internasjonalt.
Et viktig element i sikring av kvalitet og administrativt forbedringsarbeid er avviksbehandling og bruken av korrektive tiltak, og standarden har et eget kapittel som omhandler og stiller krav til hvordan dette skal håndteres. Konsekvensene av avvik kan ofte ha et stort negativt potensial, både økonomisk og i forhold til liv og helse.
Det er et krav i standarden at det etableres en skriftlig prosedyre som skal fortelle hvordan avvik skal behandles i virksomheten, samt at det skal iverksettes korrektive tiltak.
Målet med korrektive tiltak er å fjerne årsaken til at avviket har oppstått, og på denne måten hindre at slike avvik oppstår på nytt. Det er et viktig poeng her at avviksmeldingen inneholder en god nok beskrivelse av avviket, hvilken prosedyre som er avveket fra, og hvem som er ansvarlig for, eller er eier av denne prosedyren.
All informasjon som kan bidra til å finne frem til den egentlige årsaken (root cause) til avviket er avgjørende viktig for å lykkes med dette. Om dette gjøres på en riktig og forsvarlig måte, vil man få frem tilstrekkelige fakta for å kunne beslutte et relevant tiltak. Ansvar for de forskjellige oppgaver i en slik prosess plasseres, og alt som gjøres underveis dokumenteres.
Det er av
avgjørende betydning at hele KS-systemet er godt forankret i toppledelsen og at all styrende dokumentasjon er adekvat implementert i organisasjonen. Avvik kan også leveres fra kunder, og de ansatte kan pålegges rett og plikt til å levere avvik når dette oppdages.
Avvik er altså
hendelser som er i strid med etablert og godkjent intern styrende dokumentasjon, dvs. prosedyrer, instrukser, beskrivelser etc. Avviksmeldinger kan også omfatte brudd på krav eller pålegg fra offentlige myndigheter.
Jeg har aldri noen gang i de årene jeg har jobbet med dette fagområdet opplevd at en avviksmelding har skapt så mye støy som det vi har vaert vitne til i Grimstad kommune den siste tiden. Min erfaring fra industrien er at dette normalt håndteres på en objektiv og faglig forsvarlig måte, uten å legge nevneverdige emosjoner i det. Avvik koster penger, tid og ressurser, og disse kostnadene blir som oftest belastet kundene, eller som i dette tilfelle, skattebetalerne.
Har man gode rutiner for avvikshåndtering som etterleves, kan mye av dette unngås. En avviksmelding med påfølgende korrektive tiltak skal vaere et verktøy for å skape forutsigbarhet og dermed bidra til å få kontroll med utgiftssiden i budsjettet.
Det finnes et stort antall dataverktøy i markedet for å administrere avviksbehandling. Fra en slik database kan man etter hvert hente ut informasjon om utvikling og trender på kvaliteten på administrative prestasjoner, som i sin tur kan brukes som underlag for strategiske beslutninger av ledelsen i virksomheten.
Mange kommuner i dette landet er sertifisert under ISO9001. Kvalitetsledelse generelt, inkludert behandling av avvik, er i prinsippet samme sak enten man er en vareproduserende virksomhet, eller en kommune som leverer tjenester til sin borgere.
Til slutt vil jeg bare si noen ord om den etiske siden ved varsling av avvik, siden dette har vaert gjenstand for stor oppmerksomhet i varslingssaken i Grimstad kommune.
I en rapport fra oktober 2016 fra en forskningsstudie foretatt i helsetjenesten, står følgende: «Varsling av avvik kan utløse formelle og/eller uformelle sanksjoner som for eksempel gjengjeldelse, utestengelse fra kollegiet, fortielse, tap av avansementsmuligheter eller endret ansettelsesforhold. Det rapporteres at både formelle og uformelle sanksjoner har ført til fysisk, psykisk og/eller sosialt stress med påfølgende redusert helse- og arbeidsevne.»
Det kan se ut som det er flere likhetstrekk her med det som er blitt hevdet kjennetegner varslingssaken i Grimstad kommune.
Jeg har stor respekt for den daglige innsats som gjøres av mange kompetente medarbeidere på rådhuset til beste for kommunens borgere. Jeg synes fortsatt Grimstad er en god kommune å bo i, men til tross for dette er det mye som tyder på at kommuneadministrasjonen for tiden har betydelige utfordringer på enkelte områder.