Feilen ligger ikke i prosjektene

OVERSKRIDELSER: Det er regelen heller enn unntaket at store prosjekter sprekker i forhold til både kost- og tidsestimater.

Det har vaert skrevet mye om budsjettoverskridelser og prosjektforsinkelser opp igjennom årene og nylig har vi lest om «stortingsskandalen» og om milliardsprekken i budsjettet for bussveien i Stavanger.

Regel heller enn unntaket

I 2015 viste Teknisk Ukeblad at oljevirksomheten i Norge totalt hadde budsjettoverskridelser på over 200 milliarder kroner i perioden 2000 til 2015. Prosjekter som Goliat, Yme og Martin Linge indikerer at situasjonen ikke har forbedret seg de siste 3-4 årene. Det er regelen heller enn unntaket at store prosjekter sprekker i forhold til både kost- og tidsestimater.

De relative overskridelsene har vaert ganske stabile igjennom flere tiår og historien indikerer at vi mangler vilje eller evne til å laere.

Skylden for overskridelsene legges stort sett på prosjektledelsen eller underleverandørene. Dersom prosjektet hadde vaert håndtert på en bedre måte, og underleverandørene hadde gjort en skikkelig jobb, ville det blitt levert på tid og kost. Konklusjonen er: Blir vi flinkere til å styre store prosjekter, så vil vi unngå disse overskridelsene i fremtiden.

Estimatene for kost og tid

Det er sikkert forbedringspotensial knyttet til prosjektstyring, men vi tror at med den erfaringen norsk oljeindustri har fra femti år med store prosjekter, så er de ganske gode på dette. Det er imidlertid en annen viktig, kanskje viktigere, grunn til at så mange prosjekter bommer grovt på målene: Selve estimatene for kost og tid.

Kost- og tidsestimat er selvfølgelig alltid usikre. Det er velkjent innen kognitiv psykologi, og i økende grad i investeringssammenheng, at eksperter ofte ikke evner å se hele bredden av mulige resultater når vi estimerer. I tillegg er vi stort sett optimistiske, slik at faktiske kostnader og tidsbruk i gjennomsnitt er betydelig høyere enn vi trodde ved prosjektstart.

Velkjent villfarelse

Daniel Kahneman, vinner av Nobels minnepris i økonomi i 2002, og Amos Tversky kalte dette «The Planning Fallacy» (planleggingens villfarelse) definert som: «Tendensen til å holde en sterk tro på at ens eget prosjekt vil fortsette som planlagt, selv om man vet at de aller fleste liknende prosjekter har blitt forsinket.» Denne villfarelsen, og dens betydelige økonomiske og sosiale konsekvenser, er velkjent. Basert på mangeårig forskning har Professor Bent Flyvbjerg ved Universitetet i Oxford foreslått følgende allmenngyldige regel for store prosjekter: «Over budget, over time, over and over again.»

Disse overskridelsene er i seg selv ikke spesielt nyhetsverdige lenger. Det som er mer interessant, er hvorfor ingen (eller svaert få) gjør noe for å korrigere for denne villfarelsen, og dermed redusere, eller kanskje fjerne overskridelsene. Og hvorfor tillater politikere, bedriftsledere og folk flest at dette skjer om og om igjen på tross av de enorme verditapene det medfører?

Evnen til å vaere åpen

Det finnes mye god forskning både på hvordan man kan korrigere for feilestimater som skyldes planleggingsvillfarelse, og hvilke egenskaper gode estimatorer har. Blant de viktigste er: Evnen til å akseptere og omfavne usikkerhetene i prosjektet og bruke sannsynlighetsbaserte estimater. Vilje til å sjekke hvor gode estimatene er ved å sammenligne dem med faktiske resultater over tid, med den hensikt å identifisere feil og finne forbedringsmuligheter. Evnen til å vaere åpen for å motta og bruke ny informasjon til å korrigere estimatene.

Prosjektinvesteringer involverer alltid fremtidige utfall og fremtiden er, som alltid, usikker. På tross av den pågående og mye omskrevne datarevolusjonen, vil det fortsatt vaere behov for individer, grupper og firmaer som er gode til å estimere mulige fremtidige resultater med tilhørende sannsynligheter.

Store verditap

Konsekvensene av elendige estimater er store verditap. En forbedring av estimeringsdyktighet vil resultere i mer effektiv bruk av kapital og tid, og vil spare samfunnet for milliarder. Denne typen kunnskap bør derfor vaere sentral, ikke bare for de som er involvert i prosjekter, men også i universitetsutdannelser og i firmaers forbedringsprogram.

Med en liten omskrivning av Shakespeare kan vi konkludere med at: Feilen, kjaere Brutus, ligger ikke i våre prosjekter. Den ligger i oss selv.