Skien fører ikke alt de skal inn i arkivet
En fersk rapport fastslår at viktige dokumenter kan gå tapt og offentlighetens rett til innsyn kan bli svekket dersom man ikke skjerper rutinene i Skien.
▶ Telemark kommunerevisjon leverte nylig en forvaltningsrapport på Skien kommunes arkiv og journalføring. I korte trekk handler det om byen tar vare på alt av inn- og utgående post som skal arkiveres. Rapporten konkluderer med at kommunens journalføring er mangelfull og skriver blant annet: «Det er sannsynlig at mange dokumenter som skal journalføres og arkiveres ikke blir registrert i systemet og arkivert. Det innebaerer at offentlighetens rett til innsyn kan bli svekket, og at viktig dokumentasjon for framtida kan gå tapt.»
Tiltak
Rådmann Ole Magnus Stensrud sier at rapporten viser at kommunen har forbedringsområdet. Etter at rapporten ble presentert er det iverksatt en rekke tiltak, arkivplanen og annen dokumentasjon er nå oppdatert, ytterligere opplaeringstiltak vil bli gjennomført.
– Er det «kulturen» i Skien det er noe galt med, eller er det kompetansen som mangler?
– Vi skal journalføre post som går inn og ut. Det er ingen unnskyldning at man ikke har tid, eller ikke kan systemet. Det er åpenbart at vi bør iverksette en del tiltak. Og det har vi nå også gjort. Konkret går det på opplaering, og det går på bevissthet på hva som er arkivverdig.
Stensrud er fornøyd med at rapporten er klar på at post som er innom kommunens eget postmottak blir registrert slik den skal og understreker at dette utgjør det alt vesentligste av kommunens dokumenter.
– Men så er det også slik at vi skal registrere alt som går ut fra saksbehandlere. Der har vi en for lav score, innrømmer Stensrud.
Stensrud sier det er stor og viktig jobb å sørge for at alt blir arkivert som det skal.
– Vi har et omfattende saksog arkivsystem. I tillegg til generell opplaering vil vi i større grad målrette opplaeringen mot hva den enkelte saksbehandler og leder har behov i det daglige.
Søkbart
Postarkivet til Skien er åpent for alle. Det ligger på nettet og man kan søke etter det meste. Når post blir registrert der har man egne såkalte skriveregler for hva som skal stå i tittelen, slik at det er enkelt for deg og meg å finne fram. Men også der slurves det.
«Våre undersøkelser indikerer at skrivereglene brytes i stor grad» heter det i rapporten.
▶ Fredrik Nordahl