Jeg er ikke veldig sjokkert over at det finnes folk som bevisst forsøker å unndra dokumenter, saker og opplysninger.

Jeg vet ikke om det er mulig å vaere glad i lover. De er jo der, og vi må forholde oss til dem. Enten vi vil eller ei. Det kan jo bli litt ugreit hvis vi ikke gjør det. For mange. Noe det finnes en del eksempler på. Jeg skal ikke dra dette for langt ut i følelsesregisteret, men hvis det er en lov jeg liker svaert godt, må det vaere Kongeriket Norges grunnlov – og i saerdeleshet § 100 i denne loven.

Det gir antagelig ikke mening å rangere viktigheten av de ulike paragrafene i en lov, men § 100 er utvilsomt viktig for oss. Det er her det står, klart og tydelig, at «ytringsfrihet bør finne sted». Noe som for øvrig ikke betyr at «det hadde vaert fint» om det var ytringsfrihet. Det er ikke lenge siden «trykkefrihed» ble endret til «ytringsfrihet», men «bør» henger igjen fra dansk – og betyr «skal». For oss i mediebransjen er det ikke helt uvesentlig om det er ytringsfrihet. Noe som selvsagt ikke bare gjelder oss bladfyker, men alle.

Litt lenger ned i samme paragraf, kan vi også lese at «enhver har rett til innsyn i statens og kommunenes dokumenter og til å følge forhandlingene i rettsmøter og folkevalgte organer». Denne delen av grunnloven er helt avgjørende for at vi skal kunne gjøre jobben vår. Som – blant annet – er å be om nettopp innsyn i «statens og kommunenes dokumenter», slik kan vi bringe til torgs saker som vi mener er av offentlig interesse. Hva som er av offentlig interesse er en høyst subjektiv affaere, men det er ikke retten til innsyn.

For at denne innsynsretten skal vaere reell, er det en forutsetning at staten, kommuner og fylkeskommuner – blant annet – journalfører og arkiverer dokumenter. Såkalte postjournaler viser hva som er mottatt og sendt av en kommune. Dersom et dokument ikke journalføres, og kanskje ikke legges inn i saks- og arkivsystemet, men bare eksisterer i «Mine dokumenter» på datamaskinen til saksbehandleren, kommunalsjefen eller ordføreren, er det umulig å vite at det finnes. Det er opplagt vrient å gjette seg til hva andre holder på med. At postjournalene reflekterer virkeligheten, er derfor avgjørende for at du, jeg og alle andre skal kunne benytte oss av vår grunnlovsfestede rett til innsyn.

Fungerer dette systemet? Ja, men også nei. Dessverre. Telemark kommunerevisjon har de siste månedene undersøkt praksisen for dette i Skien og Porsgrunn kommuner, samt Telemark fylkeskommune. Alt er ikke bare sorgen, men ikke langt unna. Stikkprøver basert på dokumenter som har vaert sendt eller mottatt av eller til staten, viser at Porsgrunn kommune unnlot å journalføre hvert tredje dokument. I Telemark fylkeskommune ble hvert fjerde dokument ikke journalført. I Skien er det helt krise: Naer halvparten av dokumentene ble ikke journalført. Kommunerevisjonen konkluderer med at «kommunens journalføring av dokumenter er mangelfull» og at «det er sannsynlig at mange dokumenter som skal journalføres og arkiveres ikke blir registrert i systemet og arkivert», noe som «innebaerer at offentlighetens rett til innsyn kan bli svekket, og at viktig dokumentasjon for framtida kan gå tapt».

At offentlighetens rett til innsyn «kan bli svekket», er en grov underdrivelse. Det er helt åpenbart at den blir svekket. Så vil jeg understreke at det er svaert bra at Skien-rådmann Ole Magnus Stensrud har vaert tydelig på at dette skal bedres.

Kommunerevisjonen avdekker, ved hjelp av en spørreundersøkelse, at systemet for å journalføre dokumenter (som er det samme i Skien, Porsgrunn og fylkeskommunen) er tungvint og tidkrevende, at de ikke har god nok tid og enkelte føler de ikke har god nok kompetanse. Ikke påfallende gode forklaringer på å ikke journalføre dokumenter, men kanskje ikke så overraskende. Ansatte i fylkeskommunen har imidlertid blitt spurt konkret om de bevisst har ventet med å registrere dokumenter for å hindre innsyn. Fem prosent av dem som svarer, sier at de gjør dette

i noen grad og én prosent sier at dette gjøres i stor grad. Totalt er det tale om tolv personer. Halvparten av dem som bevisst har unnlatt å registrere dokumenter for hindre innsyn svarer også at de i noen eller stor grad har latt vaere å registrere dokumenter.

Det jobber altså folk i Telemark fylkeskommune som bevisst bryter grunnloven. De er ikke mange, men én er åpenbart én for mye. Samtidig får det meg til å lure på om det er flere som har samme holdning (og praksis), men som svarer noe annet når de får spørsmål om det. Det er åpenbart en viss kultur for dette, og da kan man spørre seg om hvor utbredt dette er.

Jeg forstår at det kan vaere styr med å registrere dokumentere, svare på innsynsbegjaeringer og måtte forholde seg til at vi og alle andre kan se forvaltningen i kortene, men det er helt nødvendig. For å si det på en annen måte: En fersk undersøkelse fra amerikanske University of Notre Dame indikerer at det offentliges utgifter har økt uforklarlig mye i kommunene som har mistet lokalavisen sin. Hvilket er ganske mange i USA. Hvorfor? Etter alt å dømme fordi vaktbikkja er avgått med døden: «Når en avis opphører å eksistere, opphører også overvåkingen, noe som fører til større risiko for at pengestrømmene blir håndtert på gal måte,» heter det i undersøkelsen.

Vi er ikke ute etter å gjøre livet surt for dem som jobber i kommunen. Vår jobb er å fortelle, forklare, følge med og avdekke. Det gjør vi sikkert både bra og mindre bra. Jeg er ikke veldig sjokkert over at det finnes folk som bevisst forsøker å unndra dokumenter, saker og opplysninger. Dette ser vi ofte og på mange måter, og derfor er det interessant at kommunerevisjonen har dokumentert dette på grundig vis.

Jeg vet ikke om jeg er mest oppgitt eller trist. Sannsynligvis begge deler. Det er forskjell på en travel byråkrat med pulten full av saker, som ikke rekker eller glemmer å registrere et dokument og en saksbehandler som, med viten, vilje og fullt overlegg, bryter loven. Som altså har til hensikt at dette landets innbyggere skal kunne følge med på hvordan skattepengene deres forvaltes. For det er nettopp dette som er det sentrale; kommunene og fylkeskommunen forvalter milliarder og milliardverdier på vegne av oss alle. Her tas avgjørelser som påvirker oss. Direkte og indirekte. Det skulle bare mangle at vi fikk vite om det. At noen gjør seg til lovbrytere for slikt, og faktisk går på jobb for å bryte loven, er ikke til å tro. Det eneste som kan komme ut av noe slikt, er at tilliten til det offentlige – og dermed ens egen arbeidsplass – undergraves.

Det er kanskje ikke så pirrende og spennende å snakke om og sette i verk tiltak for å bedre journalføring i den offentlige forvaltningen, men du verden så viktig det er. Det jeg i alle fall kan love, er at en bedring av dette vil føre til at jeg blir svaert glad .Og vel så det.

God helg, Telemark!