Flota i telematyka – jeden człowiek zajmuje się setkami pojazdów
Telemetria, internet, technologie mobilne i aplikacje – tak obecnie wygląda codzienność menedżerów zarządzających flotami samochodowymi. – Za trzy lata w 36 proc. polskich firm może funkcjonować wewnętrzny car sharing – mówi jeden z ekspertów.
Floty firmowe to nie tylko pojazdy, ale również, a może przede wszystkim, kierowcy, którzy z nich korzystają na co dzień.
Czym zajmuje się taki menedżer floty? Na początku musi zapewnić swojej firmie odpowiednie pojazdy, biorąc pod uwagę jej działalność, oraz bezpieczeństwo kierowcom, a także, coraz częściej, zająć się kwestiami ekologii.
Następnie dba o wszystkie sprawy eksploatacyjne zarówno od strony technicznej (serwisowanie i tankowanie), jak i formalnej (przeglądy, ubezpieczenia czy obsługa finansowania). Cały czas musi troszczyć się o to, czy kierowcy właściwie posługują się powierzonymi im autami. Zajmuje się też sytuacjami niestandardowymi, takimi jak awarie czy wypadki, i związaną z tym likwidacją szkód. W końcu musi również myśleć o tym, jak najkorzystniej… pozbyć się posiadanej floty i zapewnić firmie nowe auta.
– Taką samą uwagę musimy poświęcić kilku obszarom: planowaniu, dokonywaniu wyboru nowych pojazdów, zarządzaniu istniejącą flotą i bieżącą obsługą, na którą składają się takie obowiązki, jak serwisowanie, przeglądy, szkody – ocenia Radosław Kitala, ekspert Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów, a także consultant & AMO manager w Arval Polska.
Dla menedżera logistyki jednym z podstawowych pojęć jest TCO, czyli total cost of ownership. Są to wszystkie wydatki związane z posiadanymi pojazdami, a więc nie tylko koszt ich pozyskania czy finansowania, ale i serwisowania, ubezpieczenia, a także np. utraty wartości podczas odsprzedaży.
Technologia idzie im w sukurs
– Kilkanaście lat temu, kiedy rozpoczynaliśmy naszą przygodę z samochodami i flotami „firmowymi” obsługą floty firmowej liczącej 10 pojazdów, użytkowanych tylko lokalnie, zajmowały się trzy osoby. Dzisiaj jedna osoba odpowiada za zarządzanie flotą liczącą 600-800 samochodów, intensywnie pracujących w skali ogólnopolskiej – mówi Krzysztof Kołodziejski, wiceprezes zarządu Lincor Software, firmy specjalizującej się w dostarczaniu rozwiązań i systemów informatycznych służących do zarządzania flotami pojazdów.
Rewolucja rozpoczęła się w 1996 r. od kart paliwowych i elektronicznego rozliczania zakupów na stacjach paliw. Następnie pojawiły się urządzenia telemetryczne wyposażone w moduły lokalizacji (GPS), dane zaczęły być przesyłane w czasie rzeczywistym z – co ważne! – informacjami dotyczącymi techniki oraz bezpieczeństwa jazdy kierowców.
Ta rewolucja nie byłaby możliwa, gdyby nie rozwój technologii informatycznych:
– Digitalizacja narzędzi wspierających fleet managera zyskuje dodatkowy napęd w czasie pandemii koronawirusa, kiedy wszystkie możliwe działania są przenoszone do internetu. Dzięki digitalizacji osoby zarządzające parkami pojazdów mogą online i w dowolnym czasie (przez udostępnione aplikacje) rozwiązać swoje bieżące problemy bez konieczności pisania maila bądź kontaktu telefonicznego. Przykładem takiego narzędzia jest portal klienta, który pozwala np. pobrać lub sprawdzić e-faktury, administrować swoimi umowami czy zgłaszać inne sprawy, np. wniosek o rekalkulację umowy – mówi Bartłomiej Siuchniński, kierownik sprzedaży flotowej w Volkswagen Financial Services.
Telematyka – najważniejsze narzędzie zarządzania flotą
Z tą digitalizacją w parze idzie telematyka (telemetria), bez której coraz trudniej wyobrazić sobie zarządzanie flotami samochodowymi. Chodzi tu o możliwość pozyskania w czasie rzeczywistym i możliwość analizy wszelkich danych eksploatacyjnych dotyczących pojazdów będących aktualnie w ruchu. Jak to możliwe?
Podczas jazdy wszystkie informacje dotyczące tego, co dzieje się z samochodem, przechodzą przez jeden z kluczowych podzespołów współczesnych samochodów – magistralę (szynę, sieć) CAN. To za jej pomocą komunikują się wszystkie sterowniki w podzespołach samochodu.
Podpięcie do niej modułu GPS oraz wyposażenie samochodu w dodatkowe czujniki i kamerki daje możliwość zdalnego monitorowania tego, co się z nim dzieje w czasie rzeczywistym, ale także ich zapis i późniejszą analizę. W każdej chwili można sprawdzić, gdzie taki samochód się znajduje, oraz mieć wgląd we wszystkie parametry samochodu. Zarówno te podstawowe, do których ma dostęp na desce rozdzielczej kierowca znajdujący się fizycznie w samochodzie: prędkość, ilość paliwa, spalanie, przejechane odcinki i postoje itd., jak i bardziej specjalistyczne.
– Obecnie dzięki telematyce możemy monitorować niemal każdy parametr w aucie. Jednak wiele rozwiązań dostosowanych jest do bardzo konkretnego rodzaju działalności. Takie systemy mogą np. wspomagać wyznaczanie tras, zapisywać czas postoju auta przy włączonym silniku, a nawet kontrolować temperaturę w samochodzie chłodni. Stopień skomplikowania będzie oczywiście decydował o cenie takiego rozwiązania – ocenia Radosław Kitala.
Dane można następnie analizować i przechowywać.
– Dzięki telematyce można efektywnie reagować na informacje, które wysyła do nas samochód wyposażony w urządzenia telemetryczne. Dzięki temu można podjąć wiele działań, w tym sprawnie planować wizyty w serwisie i tym samym ograniczać ponadnormatywne zużycie naszej floty – mówi Bartłomiej Siuchniński z Volkswagen Financial Services.
Według szacunków tej firmy zainstalowanie urządzeń telemetrycznych może obniżyć nakłady na zakup paliwa w parku pojazdów nawet o 30 proc. Ale choć paliwo jest na drugim miejscu, jeśli chodzi o koszty utrzymania auta, to – jak zaznacza Siuchniński – telematyka pozwala uzyskać oszczędności również na innych polach eksploatacyjnych oraz serwisowych.
Telematyka pilnuje kierowcy
Efektem ubocznym, ale niezwykle istotnym, możliwości stałego monitorowania głównych parametrów samochodu jest to, że jednocześnie… pilnuje się kierowcy. A tak naprawdę to właśnie on, oprócz pojazdu, jest najważniejszym elementem tej układanki, jaką jest zarządzanie flotą pojazdów.
– Dane z tych urządzeń poddawane są szczegółowej analizie i mogą wskazać nawet drobne nieprawidłowości, np. w technice jazdy kierowcy, zużyciu paliwa czy wyznaczaniu tras. W skali dużej floty wyłapanie takich niewielkich błędów i naprawienie ich potrafi wygenerować znaczące oszczędności – mówi Radosław Kitala.
Zachowania kierowców można profilować, ze szczególnym uwzględnieniem tych dotyczących bezpieczeństwa, ale i np. ekologii. Oczywiście w tym ostatnim przypadku chodzi nie tylko o zanieczyszczenie środowiska, lecz także o zużycie paliwa, co wprost przekłada się na pieniądze. Między innymi z tego wnika fakt, że obecnie jednym z najważniejszych wyzwań w tym zakresie jest właśnie przewidywanie zachowania kierowcy.
– Z ostatnich nieformalnych rozmów z fleet managerami można wywnioskować, że potrzebują oni np. lepszych i dokładniejszych narzędzi pozwalających szybko i w miarę bezbłędnie profilować kierowców i oceniać technikę jazdy oraz zachowania kierowców pod kątem bezpieczeństwa jazdy wraz z ich klasyfikacją. Tu pojawiają się już pierwsze jaskółki wykorzystania tzw. uczenia maszynowego (ML) i sztucznej inteligencji (AI) – wyjaśnia Krzysztof Kołodziejski z Lincor Software.
A z tego płyną kolejne konsekwencje i możliwości. – Telematyka jest już w Polsce obecna na przykład w ubezpieczeniach komunikacyjnych w formie tzw. UBI – usage based insurance. We wprowadzonym na nasz rynek przez Volkswagen Financial Services ubezpieczeniu InMobi dane telemetryczne zbierane są przez aplikację zainstalowaną w smartfonach. InMobi pozwala na ocenę stylu jazdy kierowcy, który na tej podstawie otrzymuje ofertę polisy ubezpieczeniowej z dodatkową zniżką – mówi ekspert VWFS.
Takie polisy, oparte na modelu UBI, cały czas są nowością, ale oferuje je lub testuje kilka firm ubezpieczeniowych, takich jak np. Link4 czy Ergo Hestia wspólnie z Yanosikiem.
Już dziś dane zbierane przez aplikację zainstalowaną w smartfonach pozwalają na ocenę stylu jazdy kierowcy, który na tej podstawie otrzymuje ofertę polisy ubezpieczeniowej z dodatkową zniżką
Nowe narzędzia też są potrzebne
Gwałtowny rozwój narzędzi do zarządzania flotami w ostatnich latach nie oznacza, że wszystko już zostało wymyślone. Są przynajmniej dwa nowe obszary, które wymagają zagospodarowania, wynikające ze zmian zachodzących we współczesnym świecie.
Jeden związany jest z konwersją flot na pojazdy elektryczne, a drugi – ze zmianą postrzegania znaczenia samych flot samochodowych.
Samochody elektryczne są i będą przede wszystkim użytkowane, a znacznie rzadziej kupowane. Rola firm leasingowych będzie więc rosła. Volkswagen Financial Services planuje wdrożenie aplikacji, która po wprowadzeniu danych na temat tras i dystansów pokonywanych przez użytkowników jest w stanie zidentyfikować tę część firmowej floty, której „zelektryfikowanie” będzie opłacalne.
Coraz częściej myśli się tu nie tyle o posiadaniu własnych samochodów, co o możliwości zaspokajania potrzeb transportowych pracowników również za pomocą innych środków. Bardziej zaczyna tu chodzić o zarządzanie przejazdami niż pojazdami.
– Dziś mobilność w firmie to już znacznie więcej niż tylko tradycyjny samochód służbowy. Jak pokazują wyniki „Barometru Flotowego”, za trzy lata już w 36 proc. polskich firm może funkcjonować wewnętrzny car sharing, a w 21 proc. planowany jest system współdzielenia rowerów – wylicza ekspert Polskiego Związku Wynajmu i Leasingu Pojazdów. A to tylko niektóre alternatywne środki transportu. – Dodajmy do tego klasyczną flotę i takie rozwiązania jak finansowane przez firmę przejazdy komunikacją miejską czy karty płatnicze ze środkami do wykorzystania na przejazdy, a okazuje się, że mobilność pracowników staje się bardzo skomplikowanym tematem dla menedżerów firm – wyjaśnia.
Dzięki telematyce można sprawnie planować wizyty w serwisie i ograniczać ponadnormatywne zużycie naszej floty
BARTŁOMIEJ SIUCHNIŃSKI Volkswagen Financial Services
l