Controle su tiempo

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Nos encontramos a menudo con ejecutivos que se quejan de la falta de tiempo y derivado de este problema, surgen muchos otros, como es el hecho de no poder llevar a cabo todo lo que se habían planteado hacer.

Es cierto que no se puede negar que, hoy en día, el directivo se encuentra con un gran límite de tiempo y esto es algo que no podemos evitar por mucho que queramos. No podemos pedirlo prestado, ni ganarlo, ni podemos aumentarlo a nuestro gusto, ni podemos sustituirlo por otro material, y mucho menos lo podemos almacenar para cuando nos haga falta.

Por mucho que se esfuerce un directivo en una empresa, normalmente va a disponer de tan sólo una cuarta parte de su tiempo si quiere trabajar con eficacia. El resto está en manos de la organización, de las continuas e inevitables interrupciones, de los clientes que es necesario atender, de los proveedores con los que hay que hablar, de los colaboradores y demás situaciones imprevistas. Un directivo no puede permitirse el lujo de dejar de atender personalmente a todo un grupo de personas dentro de su empresa y todo ello le conduce a no disponer apenas de tiempo propio.

Por mucho que se organice, esta cuarta parte de tiempo del que dispone,

no aumenta, digamos que es una característica que se da en todas las empresas, en todos los puestos y en todos los países.

Ahora bien, aquel que no es consciente de esta realidad no será capaz de rentabilizar su tiempo y llegará un momento en que no dominaremos ni siquiera esa cuarta parte. El principio del control del tiempo empieza por la conciencia de su escasez.

Se equivoca el que piensa que le va a dar tiempo a todo si se organiza bien, la verdad es que muchas veces la organización es perfecta y sin embargo, no existe la posibilidad de realizarlo todo y esto no implica necesariamente que el directivo sea un pésimo organizador, sino que parece que, por algún motivo el tiempo no se ha alargado tal y cómo queremos.

Para una correcta administración del tiempo es conveniente distinguir entre las tareas que necesariamente ha de realizar uno mismo y aquellas que puede delegar en otros.

La fuerza de la costumbre nos impulsa a realizar actividades que no son tan vitales como parecen. Cualquier asunto realmente importante precisa del tiempo necesario, no menos de 2 o 3 horas e incluso más; y es preferible dedicarle ese tiempo para finalizarlo que dejarlo inacabado.

De nada sirve dedicar 5 minutos a cada cosa, puede que nos quede la sensación de que, habiendo tocado todos los temas hemos conseguido estar al tanto de todo y por tanto que dominamos la situación. Nada más lejos de la realidad, picando de tema en tema lo único que logramos es stress, cansancio y no acabar de resolver, porque no nos sirve de nada saber por qué parte del camino discurre un tema, lo importante es acabarlo y listo.

Incluso si somos conscientes de que no vamos a tener siquiera unas horas de tranquilidad, es mejor desaparecer por un día o una tarde y dedicarlo a pensar y a organizarnos. Elimine lo superfluo, todo aquello que sabemos que si no se hace no pasa nada. Y es que de tanto decir que si hemos ido asumiendo una serie de funciones que no son implícitas a nuestro cargo y que muy bien podría realizar otro, incluso mejor que nosotros mismos. Delegue, todo lo que crea necesario, no tanto para quitarse trabajo como para dejarlo en manos de otros que lo pueden hacer igual, o incluso mejor que usted. Seguramente esa persona podrá dedicarle más tiempo. Deje trabajar a la gente en paz. Si de verdad pretende que la delegación sea un éxito, no interfiera en la labor de los demás si no les va a aportar nada. Si se dedica a vigilar constantemente lo que hacen los demás perderá el tiempo que quería recuperar, se lo hará perder a los demás y también conseguirá que sus subordinados se sientan menos capacitados de lo que realmente son para

realizar la tarea encomendada.

Desburocratice. Porque no hay nada que haga perder el tiempo más que los innumerables papeleos que nos rodean y de los que seguramente podemos prescindir. Es inútil pasear un papel de arriba a abajo por todas las jerarquías si no van a añadir algo nuevo.

Rodéese del equipo

adecuado de colaboradores. Porque le van a ser muy útiles a la hora de repartir las tareas y de descargarse Usted de esos temas que no tiene por qué llevar. Ahora bien, el llenar la oficina de Personal no va a implicar una mejora sustancial del desarrollo del trabajo y por tanto de la distribución del tiempo. Es más, se pueden llegar a estorbar mutuamente. Comunique e informe. Porque de esta manera se evitará los rumores innecesarios que es una de las cosas que más tiempo hacer perder al cabo del día. Eso, y los errores.

Si Usted tiene stress, cansancio y prisa constantemente, no se preocupe, es normal. Son los gajes de su oficio, pero puede aumentar su efectividad y disminuir su tensión si se para un momento y se organiza mejor.