Posible deducir los gastos del vehículo... en algunos casos

Anteriormente hemos comentado que uno de los cambios más controvertibles introducidos por la Reforma de 2011 y el Código de Rentas de Internas para un Nuevo Puerto Rico (Código de 2011) es el de los gastos relacionados con el uso y mantenimiento de automóviles permitidos como deducción.

Antes del Código de 2011, un contribuyente dedicado a una industria o negocio en Puerto Rico podía deducir en su planilla de contribución sobre ingresos todos los gastos relacionados al uso y mantenimiento de autos incurridos en el desempeño de su negocio sin límite alguno.

Bajo el Código de 2011, la deducción por los gastos incurridos en relación al uso y mantenimiento de automóviles, con excepción de la depreciación y renta, estacionamiento y peajes, está limitada a una cantidad o tarifa máxima por milla utilizado en el negocio. Esta tarifa máxima

deberá ser establecida por el secretario de Hacienda mediante reglamentación. Es decir, en lugar de deducir los gastos reales incurridos, el contribuyente solamente podrá deducir la tarifa por milla de uso en el negocio.

Repasando, para estos propósitos, un automóvil incluye cualquier vehículo de motor diseñado para transitar en las vías públicas y que sea utilizado en la trasportación de personas. Esto no incluye un sinnúmero de vehículos como limusinas, taxis, carros públicos, ómnibus, ambulancias, camiones, “vans” o cualquier vehículo que sea utilizado en la transportación de pasajeros o carga. Tampoco incluye automóviles que se utilizan en el negocio de arrendamiento de autos.

Los gastos relacionados al uso y mantenimiento de automóviles incluyen: gasolina, seguros, reparaciones, cambios de aceite y filtro, limpieza, gomas, marbetes y otros gastos rutinarios.

Aún cuando esta regla de millas fue efectiva el 1 de enero de 2011, no fue hasta finales de diciembre de 2011 que el secretario de Hacienda publicó el reglamento propuesto para establecer las guías a seguir para la determinación del gasto deducible en relación al uso y mantenimiento de autos. El reglamento fue emitido en forma final el 18 de diciembre de 2012 con efectividad del 1 de enero de 2013 para los gastos relacionados al uso y mantenimiento de automóviles.

Este reglamento causó mucha controversia por lo riguroso que resultaba cumplir con los distintos requisitos que el mismo exigía para poder reclamar la deducción y que el reembolso no causara un impacto contributivo para el empleado. Debido a esto, el Departamento de Hacienda, mediante varias Determinaciones Administrativas proveyó la alternativa de tomar la deducción por estos gastos mediante el uso de la tasa fija de millaje o los gastos actuales incurridos por el contribuyente para varios años. El reglamento fue pospuesto indefinidamente en el año 2015. Subsiguientemente, el 28 de diciembre de 2016, el secretario emitió un nuevo reglamento propuesto en el cual provee dos mecanismos para reclamar la mencionada deducción de gastos de automóviles. Estos dos métodos son:

• Calcular el gasto basado en el millaje incurrido a la tasa de $0.60

por cada milla incurrida en la producción de ingresos; o

• Calcular el gasto actual incurrido en el vehículo utilizado para la producción de ingresos.

Es importante tomar en cuenta que una vez se seleccione uno de estos dos métodos, se debe continuar utilizando el mismo de manera consistente, año tras año.

Uno de los requisitos básicos que el reglamento propuesto establece para poder deducir la tarifa por milla, es el mantenimiento de récords adecuados y detallados del uso del auto. Para estos propósitos, un diario del millaje, donde el contribuyente o sus empleados mantengan los siguientes datos, se entenderá que cumple con este requisito de documentación: 1. Fecha de uso 2. Lugar o destino al que se dirigió 3. Propósito del viaje 4. La lectura del odómetro al comenzar y al terminar el viaje 5. Cantidad de millas para fines del negocio, uso personal 6. Total de millas que corrió el auto durante el año

No se aceptará como deducción una cantidad computada a base de un millaje estimado. Si el diario del millaje no se mantiene por algún período en el año (por ejemplo, por un mes) el gasto relacionado a ese mes no será deducible.

Es importante recordar, que estas reglas están contenidas en un reglamento propuesto por el Departamento de Hacienda, por lo que todavía no tienen efecto. Sin embargo, sirve de guía al momento de analizar las opciones y determinar la manera de tomar la deducción por estos gastos.

Por último, el gasto de depreciación bajo el Código para autos en general está limitado a un costo total de $30,000 a ser depreciado a cinco años, o $6,000 por año. En el caso de los vendedores, el auto será depreciado a tres años. La cantidad de la depreciación a deducir estará sujeta también a las millas reportadas como de uso del auto en el negocio en el diario de millaje.

Como podrán constatar, los requisitos en relación a los gastos relacionados al uso y mantenimiento de autos pueden llegar a ser bastante complicados. Es importante que obtenga la asesoría y consejo de su asesor contributivo de confianza para estar seguro que protege esta deducción.