Elektronické účtovníctvo eliminuje ľudské chyby
Digitalizácia je v už mnohých odboroch štandardom. Účtovníci v niektorých firmách na Slovensku sa však neustále pasujú s tlačením faktúr.
Bratislava – Zhromažďovanie, ručné prepisovanie údajov a manuálne účtovanie faktúr či pokladničných bločkov. Zdá sa vám to povedomé? Mnoho podnikateľov bojuje každý deň s podobnými problémami. Spomínané procesy zaberajú enormne veľa času a stoja nemalé peniaze, ktoré sa dajú investovať do užitočnejších vecí v rámci podnikania. Papierovačky nepridávajú ani na psychickej pohode. Biznis rastie a s ním aj množstvo prijatých faktúr. Riešením môže byť digitalizácia účtovníctva. Aj o nej sa hovorilo na konferencií ADP Účtovníctvo 2023.
Všetko pod jednou strechou
Podľa výskumov až 86 percent malých a stredných firiem stále zadáva dáta do systémov ručne. Veľké organizácie, naopak, investujú do automatizácie a sú lepšie pripravené čeliť rôznym krízam, pretože môžu prejsť zo dňa na deň na home office. Prechod na elektronické účtovníctvo šetrí nové pracovné miesta či eliminuje zlyhanie ľudského faktora. Všetky faktúry máte pod palcom na jednom mieste – v elektronickom archíve. „Jednoduché cloudové riešenia nemusia byť vôbec finančne náročné. Môžu si ich dovoliť aj malé a stredné podniky, ich implementácia je nenáročná a za tieto služby platíte formou pravidelných mesačných poplatkov,“vysvetľuje daňová poradkyňa a audítorka Mária Sameková.
Užitočný nástroj dostane dáta z emailovej faktúry a automaticky ich spracuje. Potom ich rozošle povereným osobám, ktoré ich dokážu schváliť priamo v programe. Účtovníci tak nemusia behať po firme a zisťovať, u koho faktúra leží na stole. Faktúry sa importujú do účtovného systému a bezpečne sa uložia do elektronického archívu. To všetko v súlade s aktuálnou platnou legislatívou.
Bez ohľadu na to, či sa rozhodnete digitalizovať vlastnými silami alebo si nájdete svojho dodávateľa, podľa Samekovej je dobré si hneď od začiatku ujasniť, čo od tohto kroku očakávate. Aj podľa ďalších odborníkov je rozdiel,
86
percent malých a stredných firiem stále zadáva dáta do systémov ručne.
keď sa chystáte digitalizovať archív zmlúv na jednoduché vyhľadávanie, alebo chcete digitalizovať obeh prichádzajúcich faktúr so schvaľovacím procesom. „Opýtajte sa sami seba, či budete digitalizovať pravidelne alebo jednorazovo. Práve tento fakt taktiež výrazne ovplyvní parametre budúceho riešenia,“pokračuje Sameková. Pri jednorazovej digitalizácii dokumentov vás bude zaujímať predovšetkým cena. Pri opakovanej to bude jej pravidelná dostupnosť.
„Digitalizácia dokumentov do elektronickej podoby nemá zmysel, ak nevyťažíte z dokumentov relevantné dáta na ďalšie spracovanie,“tvrdí odborníčka.
Kľúčová bezpečnosť
Digitalizácia a automatizácia je už v mnohých odboroch štandardom. Účtovníci v niektorých firmách na Slovensku sa však neustále pasujú s tlačením prijatých faktúr, manuálnym prepisovaním údajov do účtovného programu či skladovaním papierových dokladov v šanónoch.
Pri digitalizácii je tiež kľúčová bezpečnosť, pretože sa pracuje s citlivými dátami spoločnosti alebo osobnými údajmi zamestnancov. Akýkoľvek únik môže byť pre mnohé spoločnosti veľmi nepríjemný, v hraničných prípadoch až likvidačný. Nezabúdajte ani na dodržiavanie platnej legislatívy.
Sameková upozorňuje, že napriek využívaniu rôznych účtovných systémov, papiere z kancelárie ešte úplne nevymiznú. Firma musí mať v papierovej podobe tie dokumenty, kde jej fyzické vyhotovenie ukladá zákon, upravuje to priamo zmluva alebo to vyžaduje aplikačná prax. Ide napríklad o faktúry, kde v zmysle zákona o dani z pridanej hodnoty platí, že elektronickú faktúru možno vyhotoviť len so súhlasom príjemcu tovaru alebo služby. Podobné príklady sú aj spotrebiteľské zmluvy uzatvárané na diaľku či konkrétne zmluvné vzťahy. Ani pracovnoprávne predpisy nedovoľujú elektronické doručovanie písomností. Dokumenty týkajúce sa pracovnej zmluvy je vždy potrebné doručiť do vlastných rúk.