Wees meer georganiseerd en produktief

Deur jou werkspasie te organiseer en jou tyd effektief te bestuur, sal jy nie net optimaal funksioneer nie, maar minder stres ervaar. Kenners vertel jou hoe.

Deur Maretha Botes

Jou werkstasie is nie van die netjies-ste in die kantoor nie, maar jy“weet waar alles is”. Of só glo jy. Maar kenners in die kuns om te organiseer, meen jy lieg vir jouself.

As jy dikwels goed sê soos“daai dokument was vyf minute terug nog hier”, of “jammer ek’s laat!”of“ek weet presies op watter hoop die papiere lê”, is jy beslis ongeorganiseerd, meen Lizette Engelbrecht, eienaar van Lizmar professionele organiseerders.

Lizette draai nie doekies om nie:“In vandag se gejaagde lewe móét jy georganiseerd wees. Dit is slegte tydsbestuur om na dokumente of selfs jou karsleutel te soek. Om produktiwiteit en doeltreffendheid in jou werkplek te verhoog, moet jy georganiseerd wees.”

Boonop sal jou stresvlakke daal as jy weet alles is in plek. Die Neurowetenskappe Instituut van Princeton-universiteit in Amerika, het onlangs navorsing gedoen om te kyk wat die effek van clutter op mense se produktiwiteit en stresvlakke is.

Hulle het gevind wanneer jou werkplek vol clutter is, beperk dit jou vermoë om te fokus.

Die clutter beperk ook jou brein se vermoë om inligting te prosesseer, want dit kompeteer vir jou aandag op dieselfde manier waarop ’n kleuter langs jou sou staan en aanhou kerm vir iets lekker – dit raak ’n irritasie. Navorsers meen dié irritasie dreineer jou geestelik en veroorsaak frustrasie.

Lizette sê die meeste van hul kliënte wat hulp soek om hul werkplek te organiseer, is reeds uiters gefrustreerd met hul situasie.

“Dit is gewoonlik op dié punt waar hulle enige verskoning uitdink om nie op kantoor te wees nie om nie die probleem te tackle nie,” sê sy.

kry ’n stelsel in plek

Cindie Willemse, ’n vryskut- grafiese ontwerper van Johannesburg, het byna ’n groot kliënt verloor omdat sy nie georganiseerd was nie. Sy het nog altyd gesukkel om haar lessenaar netjies en vry van clutter te hou, maar soos wat haar werklading verhoog en haar kliëntebasis begin uitbrei het, het sy heeltemal kop verloor tussen al die gemors in haar kantoor.

Vir haar het die probleem verder gestrek as net die chaos om haar.“Dinge het begin handuit ruk toe ek nie meer kon bybly met deadlines nie,” vertel sy.

“Dit was nie omdat ek te veel werk gehad het nie, maar omdat ek bloot net nie die manier waarop gewerk het, georganiseer het nie.

“Ek het byvoorbeeld nie my deadlines voor my teen my muur gehad nie, maar slegs in my kop. En om tien kliënte se verskillende deadlines in jou kop te organiseer, is nie juis ’n goeie idee nie. Ek het begin vergeet wat wanneer moes gebeur.

“’n Dag voor ek moes klaar wees met ’n baie groot projek vir ’n korporatiewe maatskappy, wat die ontwerp van dagboeke, kalenders en ’n blog sou insluit, het ek besef ek het nog nie eens ’n vinger gelig vir die projek nie. Ek moes my kliënt skakel en verduidelik dat ek het inderdaad vergeet het.”

Hierna het Cindie haar les geleer en haarself én haar werkspasie reggeruk.

“Nou het ek ’n groot kaart teen my muur wat met kleefplastiek oorgetrek is. Ek skryf deadlines daarop en kan dit uitvee soos ek klaarmaak. Ek is visueel ingestel en daarom moet ek dit voor my sien. Ek het ook ’n kaart met boksies wat ek kan aftick soos ek met ’n projek vorder, asook een waarop ek notas maak soos wanneer ek ’n afspraak met iemand het.

“Dokumente en rekenings scan ek in en hou dit op my rekenaar in afsonderlike lêers sodat ek nie hope papiere om my het nie. Vir maandelikse betalings het ek nou aftrekorders (soos water en ligte, selfoon en internet).

“Ek het ’n rekenaarprogram gekry wat my help met fakture en betalings, en ek kry e-posse wanneer kliënte betaal. Ek voel nou beslis meer in beheer.”

“Daar is ’n groot verskil tussen netjies en georganiseerd wees,”sê Lizette.“Jy kan papiere in netjiese stapels op jou lessenaar hê, maar dit is geensins‘georganiseerd’ nie. Alles kan weggepak wees agter toe deure of in laaie, maar dit beteken nie dit is georganiseerd nie. In daardie geval is ’n vertrek of kantoor geneig om gou weer deurmekaar te raak, maar wanneer dit georganiseerd is, bly dit vir langer tye netjies. Onthou, ’n plek vir elke ding en elke ding op sy plek.”

dIT KOS GELD

Isabelle de Grandpre, eienaar van Neatfreak, sê om ongeorganiseerd te wees, vreet tyd en dit is gelyk aan geld.

“As jy elke keer deur jou werk sif sodat jy aan die gang kan kom, verloor jy ongeveer 30 minute per dag. As jou jaarlikse salaris dus byvoorbeeld R300 000 is, kos dié verlore tyd jou maatskappy ongeveer R18 980 in verlore produktiwiteit (vir 365 dae per jaar). Dít kom neer op R52 vir elke verlore 30 minute.”

Sy sê ook ’n werkspasie wat choaties lyk, maak ’n slegte indruk op kliënte. Isabelle gee hierdie tips vir beter organisasie:

Kry ’n goeie lessenaar. Een wat in jou daaglikse werkbehoeftes voorsien. Het jy twee spasies nodig vir jou rekenaar en papierwerk? Het jy ’n boekrak nodig wat aan jou lessenaar vas is?

Bestuur jou tyd beter. Wees realisties oor hoe lank sekere take jou neem om te voltooi. Visualiseer hoe lank dit jou neem om ’n taak van begin tot einde klaar te maak en wat jy alles moet doen om dit te voltooi. Tot jy later meer akkuraat is met jou tydsberekening, kan jy maar 25% tyd bytel by die tyd wat jy dink dit sal neem om klaar te maak.

Gooi ou papiere weg. Baie mense gaar papier op, want hulle is bekommerd hulle sal dit nodig kry. In realiteit is 80% van hierdie papier onnodig. Kry ’n shredder en raak ontslae daarvan.

Neem vinniger besluite. Clutter gebeur wanneer jy uitstel om sekere besluite te maak. Probeer om in die gewoonte te kom om vinnig te besluit of jy sekere papiere, pos en ander items moet hou of nie.

Sentraliseer jou daaglikse beplanning en hou ’n meester-doenlysie vir jou dag.

Pre-sorteer jou pos en papierwerk in kategorieë wat vir jou sin maak. Die generiese manier is om plek te hê vir“to file”,“to read”en“to contact”.

Organiseer jou lessenaar en papiere in funksionele houers. As jy kan, kry soveel as moontlik goed van jou lessenaar af.

Gebruik ook die muur langs jou lessenaar.

Jou liasseerstelsel moet vir jou sin maak, maar om baie lêers te hê, neem baie spasie op. Daarom is ’n laai-stelsel (liasseerkabinet) meer spasie-effektief en beheerbaar.

Organiseer papierwerk aan die einde van elke projek en bêre dit.

Maak jou lessenaar aan die einde van elke dag en week netjies sodat jy elke oggend vars kan begin. Lizette sê dis ’n goeie idee om sover moontlik papierloos te gaan. Hier is vyf wenke:

Share interne dokumentasie sonder om ’n printer te gebruik.

Doen elektroniese betalings van jou rekeninge en vra jou bank en selfoonmaatskappy om jou rekeninge te e-pos.

Om groot lêers en dokumente op jou rekenaar te stoor, neem baie plek op. Gebruik eerder die elektroniese cloud.

Skandeer en faks jou dokumente na pdf-formaat om vinniger per e-pos te kan stuur. Inkomende fakse kan jy weer op ’n lêer in jou e-posstelsel stoor.

Maak ’n digitale handtekening. Dit voorkom dat jy elke keer dokumente moet print en weer skandeer om te kan terugstuur per e-pos.