¿Qué es todo ese alboroto sobre la Gestión de Operaciones?

Escrito por Michalle Adkins, Director, Life Sciences Consulting, Emerson

¿Qué es la gestión de operaciones?

¿Qué provocan las palabras "gestión de operaciones" en su pensamiento? ¿Visualiza el nivel 3 de la Arquitectura de referencia empresarial Purdue (PERA)? ¿Piensa en lo que realmente significa: planificar, fabricar, liberar y enviar productos, ¿y piensa en todos los modelos de integración de ISA95? Uno podrá argumentar que se trata de ambos. Para cualquiera con una sólida trayectoria en la industria farmacéutica y con amplia experiencia en áreas como la instrumentación, automatización, fabricación, planificación, y tecnologías de la información, estas palabras especiales, "gestión de operaciones", significan el dominio en el que los procesos empresariales relacionados con la fabricación se fusionan con la automatización del área de producción. Esto significa gestionar procesos asociados con la planificación de pedidos, suministros, materiales, equipos, mantenimiento de registros, procedimientos, registros de lotes, personal, desviaciones, pruebas, liberación de productos, calidad, cumplimiento y seguridad.

El día en la vida de un director de producción nunca es aburrido; hay tantos procesos que gestionar. Y hay tantas oportunidades de error: ya sea en el uso de materiales, trabajo con equipos y procesos, registro de información de lotes, o en el envío y recepción de materiales. ¿Cómo podemos sacar el producto de manera eficiente y segura, cuando hay tantas oportunidades de error? Los reformadores están buscando constantemente maneras de mejorar estos procesos, para ayudar a prevenir problemas y lograr una situación de mayor excelencia operativa. El ámbito de la gestión de operaciones es un componente esencial para impulsar la excelencia operacional de la producción, pero, ¿qué puede significar esto para una organización y cómo se puede comenzar?

Impulsar la excelencia operacional en el ámbito de la gestión de operaciones de producción en mi organización

Las organizaciones se enfrentan a muchos desafíos que a menudo incluyen hacer más con menos, reducir los costes de fabricación para ayudar a cubrir los costes de inflación y depreciación y proporcionar un suministro fiable de productos de calidad, al tiempo que se mantiene un entorno de trabajo

seguro. ¿Quién puede esperar algo diferente o mejor, intentando la misma cosa una y otra vez sin hacer ningún cambio significativo? Obviamente, esto sería una locura. El cambio es el único camino para impulsar la excelencia. Adoptar los cambios que incorpora la automatización de las capacidades de gestión de las operaciones como parte de la búsqueda de la excelencia en las operaciones es un buen punto de partida.

Hay muchos beneficios tangibles en las soluciones de este ámbito llamado con frecuencia Sistemas de ejecución de la producción (MES por sus siglas en inglés) o Sistemas de gestión de las operaciones de producción. Un ejemplo es el flujo de procesos electrónico para el registro de la utilización de equipos y registros de lotes. El flujo de proceso puede utilizarse para hacer cumplir las reglas, asegurar que la documentación se completa correctamente y en tiempo real y hacer cumplir la secuencia de actividades, previniendo así las desviaciones más habituales. Puesto que se evitan las desviaciones y la documentación se completa correctamente en formato electrónico, hay menos revisión adelante y atrás del registro completado sin capturas posteriores de desviaciones. La revisión por excepción de los registros electrónicos también es posible, lo que reduce los esfuerzos tanto de operaciones como de calidad. El proceso de liberación es más rápido y más fiable con menos inventario en cuarentena y menos materiales perdidos. Cuando los datos, que antes no estaban disponibles, están ahora disponibles electrónicamente, existe la oportunidad de extraer esos datos para obtener información valiosa sobre el proceso, producto,

y equipos. Al extraer estos datos, será más fácil determinar la causa raíz de las desviaciones restantes, variación del tiempo de ciclo, variación de los equipos y más. En última instancia, cuando se consiguen estas capacidades la planta puede ser una parte más fiable de la cadena de suministro, disminuyendo los costes de producción e incrementando la rentabilidad.

Beneficios intangibles en la organización pueden obtenerse también con una solución automatizada de gestión de operaciones. Cuando el enfoque de una organización puede ser otro que el trato de los problemas asociados con la gestión de los registros en papel, se mejoran por primera vez las métricas correctas. Con solamente mejores métricas en los registros de lote, el enfoque general de la organización cambiará. La organización puede estar más enfocada hacia temas de calidad de producto cuando está menos enfocada en la documentación, más enfocada en la utilización e información de datos cuando lo está menos en localizar esos datos, y finalmente en completar las tareas correctamente, dedicando a ello la mayor parte de la atención. Esto puede propagarse a toda la organización para hacer que todos estén más atentos a las tareas más importantes, como centrarse en el rendimiento del producto, desarrollo de nuevos productos, mejoras de calidad real y otras actividades de valor añadido.

Parte de un viaje de éxito, incluye una planificación adecuada con la participación de los interesados. Una probada metodología para planificar un programa de gestión de operaciones incluye la participación de los interesados en talleres para definir el estado futuro, articular los beneficios, desarrollar el alcance y establecer la ruta de los estados intermedios. Reconocer que este primer intento también puede tener iteraciones a medida que aprende más sobre lo que realmente desea hacer cuando se muda a un mundo electrónico y cómo aprende acerca de qué funcionalidades están disponibles rápidamente. Esto a menudo incluye la incorporación de proveedores al equipo para elaborar sus mensajes y venderlos a su organización interna.

Organizaciones diferentes tienen similitudes, pero cada una tiene un carácter único. Cada organización debe adoptar un enfoque que funcione con su cultura organizativa existente, mientras se mueve para transformar la cultura hacia el estado futuro deseado. Además, a menudo, las organizaciones tienen diferentes enfoques dentro de sus negocios. En el mundo farmacéutico, esto podría significar un enfoque en el suministro y distribución de grandes cantidades de productos en todo el mundo o fabricar a menor escala. Cada uno de estos podría significar un enfoque de viaje diferente. Por ejemplo, una organización puede optar por comenzar con la gestión de equipos, mientras que otra puede ocuparse de la gestión de los materiales y abordar en un nuevo proyecto los registros de lote electrónicos. Con independencia de donde uno comience, es importante reconocer que esto es sólo el primer paso y que puede elegir dejar algunas cosas para abordarlas en la siguiente fase de su viaje.

Uno de los factores críticos del éxito de un proyecto de esta naturaleza es asegurarse de que el plan de gestión del cambio aborda los procesos nuevos o revisados, los planes de formación y la comunicación. La comunicación de la visión del estado futuro, cuáles son los factores que impulsan los cambios, y el calendario previsto para desarrollarlos. Crear entusiasmo para abrazar el cambio, seguir de cerca la ejecución, y gestionar las correcciones del proceso son parte de la gestión del cambio organizativo.