11 TRUCOS Y CONSEJOS PARA TUS VIDEOCONFERENCIAS DE TRABAJO

Hacer una videoconferencia puede parecer trivial, pero nada más lejos si se trata de un evento laboral. Si tienes en cuenta las siguientes recomendaciones, nunca te encontrarás en problemas.

1

Ten en cuenta las zonas horarias. En cualquier momento, es posible convocar una reunión, así que también es fácil olvidarse de que en otras partes del mundo puede ser otra hora. Establece el horario de tu conferencia para que no empiece demasiado temprano (países hacia el oeste) o demasiado tarde (hacia el este).

2

El aspecto es importante. No hay que olvidar que una buena presencia es importante donde quiera que vayas, aunque realmente no vayas... Dar una buena impresión a un cliente, a un jefe o a un compañero de otra sucursal es tan importante por videoconferencia como lo es en una reunión tradicional.

3

Cuidado con lo que hay detrás

de ti. Puede ocurrir que, tras preparar tu imagen a la perfección, te olvides de que las cámaras de videoconferencia pueden captar algo más que a ti mismo. Si estás en la oficina, procura que no salgan paredes con cuadrantes de previsiones, o datos reveladores en, por ejemplo, la pizarra de la sala de conferencias.

4

Usa un buen micrófono y una buena orientación. No hay nada peor que no entender al contrario porque está usando un micrófono horrible. Si hay varios participantes en una sala, procura que haya varios micrófonos. Y ten en cuenta la realimentación con los altavoces, para que así no se escuchen ecos durante la conversación debido al sonido de los altavoces que se cuela por el micro.

5

Usa el mute. Si no vas a hablar en un rato, si tienes una tos repentina o si hay ruidos transitorios.

6

Graba la conversación. Así la tendrás disponible para consultarla posteriores o compartir la grabación con todos los participantes. Recuerda avisar a todos de que estás grabando, por si la aplicación de videoconferencia no lo indica (algunas sí lo hacen).

7

Emplea una iluminación correc

ta. Para que tus contertulios te puedan ver bien, ten en cuenta la iluminación de la sala en la que te estás. Procura no situarte de espaldas a una ventana, porque la cámara intentará compensar el contraluz y te oscurecerá mucho.

8

Conoce bien el programa a usar. Resulta muy molesto que, durante una presentación o conferencia de trabajo, no sepas bien cómo utilizar algunas de las funciones o controles del programa de videconferencia. Por ejemplo, si vas a compartir la pantalla o un documento, o enviar un enlace, familiarízate primero con todas esas funciones del programa. Si fuera necesario, puedes practicar antes con algún compañero de trabajo.

9

Pon el móvil en silencio. En una reunión convencional es de buena educación poner el móvil en silencio o en vibración para, de este modo, no interrumpir a quien esté hablando en ese momento. Lo mismo se aplica cuando estás en una videoconferencia.

10

Cuidado con el ruido de fondo. Intenta conectarte desde una estancia en la que no haya ruido, para que así se te entienda todo bien. Si se producen ruidos ocasionales, como un camión pasando justo delante de la ventana de la oficina, emplea la función Mute del micrófono hasta que haya pasado.

11

Recuerda invitar a todos los im

plicados. E sta e s u na r egla q ue también se aplica a las reuniones normales. Es más eficiente que todos los implicados puedan participar en una reunión, para evitar retrasos al tener que ponerlos al día posteriormente. Para ello, puedes usar las funciones que ofrece el calendario de Google, por ejemplo (ver el apartado sobre Hangouts), para convocar a todas las personas necesarias.