■ Preguntas & Respuestas / Cartas al lector

Son muchas las preguntas sobre cuestiones técnicas que nos hacéis llegar. En esta sección os damos repuesta a todas vuestras dudas.

Cómo organizar mis archivos

Trabajo en una oficina y por mi equipo pasan documentos de todo tipo y de todo el mundo. Por esta razón, necesito organizar montones de ficheros en diferentes carpetas. Se trata de fotos, documentos de Word, hojas de cálculo, ficheros PDF, etc. Aunque ya tengo cierta rutina y costumbre, ya que se trata de una tarea que tengo que hacer regularmente, la verdad es que me lleva bastante tiempo cada día. Además, a veces resulta un poco pesado, ya que en el trabajo empleamos un sistema de nombrado y numeración de archivos que no hace nada fácil identificar a simple vista de qué fichero se trata y quién lo ha creado. Me pregunto si existe algún sistema capaz de lograr que los archivos se muevan solos a sus respectivas carpetas, y que luego yo solo tenga que revisarlos. ¿Podéis aconsejarme algún programa que me ayude? Ingrid Verdú

CompuTer Hoy

Este tipo de tareas de gestionar ficheros basándose en determinadas reglas, pueden llegar a ser bastante aburridas y monótonas. No obstante, aprovechando que empleáis un sistema de nombrado específico de archivos, puedes recurrir a aplicaciones que funcionan así. La que hemos escogido es, además, open source, con lo que resulta gratis y podrás ver el código fuente, si es que eso te interesara. Este programa se llama Belvedere y puedes encontrarlo disponible para su descarga en la página web bit.ly/2tUzkpP. Fue desarrollado justo para lo que necesitas: organizar ficheros según ciertos patrones y reglas que puedes definir tú misma previamente.

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En primer lugar, descarga este programa desde la página web anterior, pulsando en la entrada Download@MajorGeeks (elige cualquiera de los enlaces disponibles). Se trata de un programa muy pequeño, así que el proceso de descarga no debería llevarte más que unos segundos. 2

Luego, instálalo en el ordenador. Simplemente ejecuta el instalador y avanza con clics en Next y Finish. Esto hará que el programa se inicie directamente por primera vez, nada más terminar la instalación. 3

En principio, parece que no ha ocurrido nada, ya que Belvedere se inicia en la bandeja del sistema, junto al reloj. De modo que pulsa en esa flecha para desplegar los iconos (si fuera necesario porque el panel se oculta automáticamente) y haz un doble clic sobre el icono de Belvedere.

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Eso abrirá la ventana principal del programa que, de momento, está vacía. Así que ahora vas a cambiar eso, creando unas primeras reglas que se encargarán de mover archivos al lugar correcto.

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Para empezar, vas a crear una regla que mueva, por ejemplo, todos los ficheros PDF del Escritorio que comiencen por Factura a una carpeta llamada Facturas PDF 2021. En primer lugar, tienes que definir a qué carpeta se aplicará esta la regla. Pulsa

sobre el signo + que hay abajo a la izquierda y selecciona Escritorio. Aparecerá en Belvedere como Desktop. Haz clic sobre esa entrada, para de este modo poder definir las reglas que se aplicarán a esa carpeta. 6

Ahora haz clic en el signo + que hay debajo de la ventana de la derecha. Para crear la primera regla, añade una descripción que te permita identificarla más adelante. Luego, activa la casilla Enabled. Ya puedes crear las reglas que necesites. En este caso, la primera tiene que confirmar que se trata de un archivo PDF. De modo que, en las listas disponibles selecciona Extension, luego is y escribe también pdf en la casilla de la derecha. Con eso limitas la regla a ficheros de tipo PDF. 7

Pero como no quieres que se muevan todos los PDF, sino solo las facturas, tienes que limitar la regla un poco más. Para ello, pulsa sobre el signo + que hay a la derecha de la primera fila y crearás una nueva. Elige esta vez Name, contains y escribe factura, para asegurarte de que solo los PDF que contienen la palabra factura son los afectados por esta regla. 8

Para terminar, has de indicar la acción a realizar. Para mover los ficheros elige Move file en la primera lista desplegable de la parte de abajo, y luego selecciona la carpeta en cuestión, con el botón de tres puntos. Una vez elegida, ya puedes pulsar en