Excel y el formato condicional
en el trabajo manejo muchas hojas de cálculo, con resultados de ventas e información de este tipo. La cuestión es que al final son hojas bastante complejas y resulta difícil ver quién ha llegado a los objetivos y quién no, de un simple vistazo. Por ello, tengo que utilizar filtros, reorganizar los datos, etc. Buscando en la ayuda del programa, he encontrado la función ‘Formato condicional’ de Excel, pero no acabo de ver claro cómo funciona. ¿Me podéis dar alguna pista?
Mario Luis Rodríguez
Computer Hoy
El formato condicional de Excel es una útil herramienta que permite mejorar la visualización de los datos. Por ejemplo, es capaz de colorear las celdas que cumplen determinados criterios o de añadir pequeños gráficos o iconos, para comparar los valores de un rango de celdas al mismo tiempo. Además de las opciones más básicas del formato condicional, existen otras más avanzadas que puedes personalizar a tu gusto. Por ejemplo, podrás decidir qué celdas son las que influyen en el formato condicional, emplear operadores lógicos e, incluso, utilizar funciones y fórmulas con las que evaluar los criterios condicionales.
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Comienza abriendo la hoja de cálculo en la que quieres utilizar el formato condicional. En nuestro caso, se trata de un simple cuadrante de ventas, que incluye las previsiones y las ventas reales, así como el total. Sobre esta columna final (la F), es en la que vamos a trabajar. Selecciona los datos que, en tu caso, quieres que tengan formato condicional (nosotros marcamos el rango en verde, F14:F18).
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Despliega entonces el menú Formato condicional que hay en la pestaña Inicio
y verás múltiples opciones. Vamos a comenzar por una de las más sencillas como la denominada Barras de datos. Si eliges una de sus variaciones, verás que dentro de las celdas seleccionadas se dibujan barras (en color naranja), cuyo tamaño corresponde (proporcionalmente) con el valor que contiene la celda, como si fuese un gráfico de barras 4.
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Si pasas a la entrada Escalas de color, las celdas recibirán una gama de tonalidades que variarán según el valor que contengan. Por ejemplo, aquellas celdas con un valor mayor aparecerán en verde oscuro, y esta tonalidad ser irá aclarando y convirtiendo en amarillo para los valores medios, y en rojo para los más bajos.
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Justo debajo, tienes la posibilidad de agregar iconos a las celdas (Conjunto de iconos 5). El mecanismo es similar a lo que has visto hasta ahora, pero con iconos. En nuestro caso, tenemos el valor más alto en verde, los intermedios en amarillo y los bajos en rojo, lo que te permite determinar rápidamente qué se está vendiendo bien y qué no 6. Como alternativa tienes otros iconos como las estrellas, círculos 7 o, la última opción Valoraciones 8, que ofrece una idea de cómo está situado el valor de esa celda con respecto al conjunto 9.
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Finalmente, si necesitas algo más específico, como por ejemplo marcar en rojo todos los productos que hayan vendido menos de 2.000 € ese mes, selecciona las celdas y utiliza Formato condicional, Resaltar reglas de celdas y Es mejor que. En el cuadro de diálogo que se abre, escribe 2000 y selecciona el formato a la derecha como Relleno rojo claro. Ahora, todas las celdas que contengan un valor inferior a 2000 aparecerán en rojo 10. Naturalmente, puede agregar más reglas, mucho más complejas y específicas para tus datos.